Das metallurgische Werk Magnitogorsk ist einer der weltweit größten Stahlproduzenten und nimmt unter den russischen Eisenmetallurgieunternehmen eine führende Position ein.
Das Unternehmen verfügt über eine spezielle Einheit, deren Ziel es ist, mithilfe der RPA-Roboter-Prozessautomatisierungstechnologie Innovationen einzuführen und die Effizienz von Geschäftsprozessen zu verbessern. Heute werden bei MMK verschiedene Prozesse der Buchhaltung, Beschaffung, Logistik und Arbeit mit Personal robotisiert.
Einer der schwierigsten vom Unternehmen umgesetzten Fälle ist die Robotisierung der Zahlung für Altmetalllieferungen. Dieser mehrstufige komplexe Prozess, an dem mehrere Abteilungen der MMK-Gruppe beteiligt sind, wird jetzt von 25 Softwarerobotern erfolgreich durchgeführt.
Der Schrottmarkt wird durch eine große Anzahl von Lieferanten und Herstellern repräsentiert, die aufgrund der Besonderheiten des Geschäfts und der geringen Liquidität auf Prepaid-Basis arbeiten. Der Anteil skrupelloser Marktteilnehmer und Unternehmen mit geringer finanzieller Zuverlässigkeit bleibt leider sehr hoch, was die finanziellen Risiken bei der Zusammenarbeit mit Altmetalllieferanten im Voraus erheblich erhöht.
Das Hauptziel der Robotisierung der Arbeit mit Schrottlieferanten bestand darin, die Liste der Lieferanten und das Volumen der eingekauften Rohstoffe mit minimalen finanziellen Risiken für MMK zu erweitern.
Hauptziele
Um dieses Ziel zu erreichen, war es wichtig, die Kontrolle in allen Phasen der Lieferung zu organisieren:
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Die manuelle Durchführung solcher Kontrollen würde eine Erhöhung der Anzahl der am Prozess beteiligten Arbeitnehmer erfordern und das Risiko manueller Fehler nicht beseitigen. In diesem Zusammenhang wurde beschlossen, diese Prozesse zu digitalisieren. Aus diesem Grund haben wir uns für die Robotisierung entschieden, da sie bestehende Geschäftsprozesse nicht verändert und keine wesentlichen Kosten für die Änderung der IT-Infrastruktur erfordert.
Mit Hilfe der Entwicklung des Roboters konnten alle Geschäftsprozesse für die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern für die Lieferung von Altmetall geschlossen werden: Zahlung, Abrechnung von Lieferungen, Abrechnung, Datenbankpflege. Die Gesamtdauer dieser RPA-Projektdurchführung betrug fast sechs Monate. Der Fall wurde von den Kräften des RPA-Kompetenz- und Innovationszentrums der LLC MMK-Informservice umgesetzt.
Implementierungsdetails
Bei der Implementierung einer RPA-Lösung waren wir mit vielen verschiedenen Hindernissen konfrontiert. Eines der kritischsten Probleme war die Informationssicherheit. Der Roboter erledigte den Großteil seiner Arbeit in unseren internen Buchhaltungssystemen, ERP basierend auf Oracle, BI, Bankkunden usw. Es war notwendig, über die Details der Integration von Robotern in das ERP-System des Unternehmens und die Methoden zur Verwaltung seiner Rechte nachzudenken. Die Komplexität lag in den vielen verschiedenen Rollen und Entitäten in ERP - für jeden mussten Skripte für die Interaktion mit dem Roboter geschrieben werden.
Als wir begannen, dem System einen Roboter in Form einer technologischen Aufzeichnung hinzuzufügen, sahen wir uns der Tatsache gegenüber, dass nur eine reale Person, die in unserem Personalmanagementsystem registriert ist, über die Schnittstelle arbeiten kann. Als das Formular mit der Verarbeitung von Schaltflächenklicks oder Dateneingaben begann, gab das HR-System ein Signal, dass kein Mitarbeiter an den Prozess gebunden war und keine weiteren Maßnahmen zuließ.
Wir haben jeden Roboter an einen für den Betrieb verantwortlichen Mitarbeiter gebunden.
Bei den vom Roboter in der Kundenbank ausgeführten Operationen wurde dem Roboter nach Vereinbarung mit der Bank untersagt, Aktionen auszuführen, für deren Zahlung eine Genehmigung erforderlich ist. Er kann nur eine Zahlungsvorlage erstellen, sich jedoch nicht auf Aktionen einigen.
Wir haben ein ERP-System als Grundlage für die Robotisierung des Prozesses gewählt, da der hohe Automatisierungsgrad es ermöglichte, die RPA-Lösung erfolgreich zu integrieren und organisch in die Interaktionsprozesse mit einer großen Anzahl von Lieferanten zu integrieren. Unsere Spezialisten konnten schnell eine Verbindung zu allen Gegenparteien, einschließlich Banken, herstellen. Übrigens haben einige Kollegen von Seiten der Bank nicht einmal verstanden, dass wir den Roboter angeschlossen hatten, und sich gefragt, wie wir es schaffen, so viel Arbeit fehlerfrei auszuführen.
Der Roboter erledigt in einem einzigen Prozess:
- Erhalt einer Rechnung von Lieferanten
- Überprüfung des Waggonversands
Der Roboter betritt das Transportsystem der Russischen Eisenbahnen, bestätigt, dass das Auto "auf Rädern" ist, und verfolgt den gesamten Geschäftsprozess bis zur Ausstellung einer Vorauszahlung an die Gegenpartei.
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Der Roboter durchläuft den gesamten Geschäftsprozess der Vorauszahlung an Schrottlieferanten. Tatsächlich handelt es sich um eine funktionsübergreifende Lösung, mit der Lieferungen vollständig erfasst und Altmetall bezahlt werden. Dies ist nicht nur ein Skript, das Anweisungen verteilt, sondern alle unsere Geschäftsprozesse durchlaufen kann und eine große Anzahl von Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen ersetzt.
Der gesamte Prozess für den Kauf von Altmetall umfasst mehr als 20 wichtige Teilprozesse, von denen jeder zu seiner eigenen Zeit gestartet wird und ein vollwertiger Geschäftsprozess ist. Wir haben die Schnittstelle in zwei isolierte Umgebungen unterteilt - für die RPA-Verwaltung und separat für Geschäftsbenutzer.
Wir sammeln alle Informationen aus dem RPA-System auf einem speziellen interaktiven Webportal auf Basis von Oracle Apex, auf dem die Daten in einer praktischen Form dargestellt werden. Von hier aus werden alle Roboter zentral gesteuert. Mitarbeiter, die Zugriff haben, können ihnen Befehle erteilen und die entsprechenden Berichte herunterladen.
Ergebnisse
Die Implementierung von RPA trug dazu bei, die Verarbeitungsgeschwindigkeit von 32.000 Geschäftstransaktionen und 20.000 Dateien unter Berücksichtigung der Kontrolle über die Lieferung zu automatisieren und zu erhöhen, wodurch die Arbeitskosten des Schrottbeschaffungsprozesses gesenkt wurden (jetzt sind nur noch 4 Mitarbeiter beschäftigt).
Die Lösung erhöhte die Transparenz des Betriebs und ermöglichte die Überwachung des Status der Ladung in Echtzeit. Informationen über Transaktionen mit Schrottlieferanten sind systematisch und zentralisiert, sie werden gesammelt und an einem Ort angezeigt.
Infolgedessen hat der Roboter dazu beigetragen, die Möglichkeiten für den Einkauf von Rohstoffen zu erweitern. Vor der Implementierung des Roboters hatte der Prozess viele Teilnehmer, seine Skalierung würde dazu führen, dass neue Mitarbeiter eingestellt werden müssen. Mit RPA können wir jetzt um Größenordnungen mehr Vorauszahlungen ohne Personalerweiterung abwickeln und gleichzeitig das Risiko einer Nichtrückgabe steuern.
Perspektiven
Wir haben den Roboter auf Lieferanten skaliert - Einwohner der Russischen Föderation. Die RPA-Plattform ermöglichte es, dies trotz der unterschiedlichen Geschäftsprozesse schnell genug zu tun. Das Volumen der Dokumente, mit denen die Bewohner arbeiten, ist größer und die Belastung des Roboters hat sich verfünffacht. Gleichzeitig haben wir keine nennenswerten Ressourcen für die Skalierung selbst aufgewendet.
In den langfristigen Plänen, der Visualisierung von Analysen basierend auf den vom Roboter gesammelten Daten, möchten wir verstehen, welche Qualitätsabfälle von jedem Lieferanten stammen. Identifizieren Sie Auftragnehmer, die Müll liefern, und fügen Sie sie den schwarzen Listen der Lieferanten hinzu.
Es ist auch geplant, bei MMK mehrere Roboter zum Factoring, zum Parsen und Ausstellen von Zahlungen für Unternehmens- und VIP-Karten sowie zum Robotisieren von Routineprozessen für die Arbeit mit einem ERP-System und vielen anderen Robotern einzuführen.