Nochmals melden? Wie viel kannst du?

Hallo Habr!



Ich denke, dass fast alle Mitarbeiter großer Unternehmen Berichte erstellen und einreichen müssen. Die überwiegende Mehrheit dieser Art von Aktivität verursacht eine negative Reaktion. Werfen wir einen Blick darauf, was Berichte im Wesentlichen sind, warum sie benötigt werden und vor allem, wie viel ein solches Vergnügen kostet.

Warum brauchen Sie überhaupt Berichte?

Um sinnvolle Entscheidungen treffen zu können, benötigen Sie Informationen. Im einfachsten Fall, wenn Sie persönlich direkt in den Prozess involviert sind oder sich physisch im selben Raum befinden, erhalten Sie alle erforderlichen Informationen automatisch über audiovisuelle Kanäle, auch wenn Sie dies nicht wirklich möchten. Sie wissen, was der Junior tut, wie oft und zu welchen Themen der Enikey gezogen wird, wie oft am Tag und wie gut die Putzfrau den Boden wäscht. Sie können sehen, warum der Code im Profiler direkt auf Ihrem Computer langsamer wird und Sie wissen, wie viele Ersatzmäuse sich im Schrank befinden. In diesen Situationen ist eine formelle Berichterstattung praktisch nicht erforderlich. Sie werden das Problem sofort sehen und es beheben können. Dies funktioniert hervorragend in Unternehmen, in denen mehrere Mitarbeiter beschäftigt sind und sich alles physisch im selben Raum befindet. Alles ändert sich dramatisch in Gegenwart einer physischen Barriere oderwenn das Unternehmen wächst und Sie nicht persönlich an allen Prozessen teilnehmen können. Aber die Verantwortung verschwindet nirgendwo. Wenn Sie sich in einem anderen Raum befinden, sehen Sie nicht mehr direkt, was passiert, sondern müssen rechtzeitig die richtigen Entscheidungen treffen. Anhand der obigen Beispiele möchten Sie wahrscheinlich regelmäßig Informationen wie diese erhalten:

• Wie viele Aufgaben haben wir in der Warteschlange, was befindet sich in der Entwicklung, wie viele sind für den Zeitraum geschlossen?
• Wie viele Anrufe wurden beim Helpdesk getätigt, welcher Typ, wie viele wurden erfolgreich geschlossen?
• Reinigungsplan.
• Protokolle Ihrer Anwendung vom Benutzergerät.

Einige dieser Informationen werden manuell generiert (es ist sinnvoll, das Reinigungsbuchhaltungssystem nur für ein großes Reinigungsunternehmen einzuschränken). Einige liegen in Form von unstrukturierten Rohdaten (Geräteprotokollen) vor. Die grundlegenden Informationen werden jedoch in Form von Berichten in Form von Tabellen oder Grafiken benötigt, die bequem sind und die Realität am klarsten und zuverlässigsten widerspiegeln. (Beispiele für Grafiken, die die Realität nicht klar und ungenau widerspiegeln, finden Sie in diesem wunderbaren Artikel ). Nur rechtzeitig, um zu erfahren, dass der Helpdesk-Mitarbeiter den Narren spieltEs können stark überlastete, angemessene Maßnahmen ergriffen werden (Erweiterung des Personals, Zahlung eines Bonus für Schockarbeit, Versuch, die Ursache für Massenbeschwerden zu beseitigen). Ohne dies zu wissen, ist es unmöglich, den Prozess normal zu organisieren. Dies gilt nicht nur für Manager. Entwickler und Entwickler müssen auch wissen, was lokal für Benutzer geschieht, wie das Netzwerk geladen ist, Server, die Anzahl der Anforderungen an den Microservice pro Zeiteinheit usw. Tatsächlich handelt es sich um dieselben Berichte, und ohne sie ist es unmöglich, ihre Probleme zu lösen.

Grundvoraussetzungen für Berichte

Formulieren wir die grundlegenden Anforderungen für Berichte:

1. Sichtbarkeit und Wahrnehmungsfreundlichkeit.
   
   
   
   Direkt aus 5 GB Rohprotokollen ergibt wenig Sinn. Sie müssen mindestens verarbeitet und aggregiert werden, bevor wir etwas Nützliches wissen.
2. , .
   
   
   
   « 19/20 ». ! , 19 « », 20 . «» , .
3. .
   
   
   
   . IP , % , . .
4. Aktualität.
   
   
   
   Es wird unangenehm sein zu wissen, dass der Kanal vor einer Woche langsamer wurde und die Hälfte der Nutzer bereits abgeladen hat und verärgerte Bewertungen hinterlassen hat. Das Problem kann durch Einstecken des Patchkabels in 30 Sekunden behoben werden. Und wir haben keine Mäuse mehr im Lager, sie haben es nicht rechtzeitig gekauft. Eine Kleinigkeit, aber auch unangenehm.
5. Akzeptable Kosten für Erstellung und Nutzung.

Lassen Sie uns im Detail auf den letzten Punkt eingehen. Wenn ich für die vorherigen teilweise zu Recht "Captain Obvious" genannt werden kann, dann gibt es aus irgendeinem Grund, aus irgendeinem Grund, oft eine völlige Missachtung der Realität. Lassen Sie uns die Schleier abreißen!

Alles kostet Geld

Wieder ein bisschen Kapital. In unserer Welt ist praktisch nichts frei. Brötchen wachsen nicht auf Bäumen, der Weihnachtsmann existiert nicht . Jede Arbeit erfordert Geld, Zeit und einige andere Ressourcen. Wenn Sie einen Bericht über die Anzahl der Regenwürmer pro Quadratmeter benötigen. Meter, dann können wir seinen Wert schätzen. Lassen Sie uns die Kosten abschätzen:

1. Kreatur. Es kostet C Geld. Hier werden wir auch verschiedene Verbesserungen und Modernisierungen einschließen - wir werden C _{m bezeichnen.}
   
   
   
   Dies kann das Schreiben eines Codes sein, der einen Bericht aus der Datenbank generiert. Erstellen eines Formulars in Excel zum manuellen Ausfüllen. Einem dummen, alternativ begabten Mitarbeiter beibringen, wie man Zahlen richtig in eine Zelle treibt und eine Datei speichert.
2. Regelmäßige Vorbereitung. Es kostet P Geld / Tag (na ja, oder eine andere Periode, nicht der Punkt).
   
   
   
   Ein Mitarbeiter muss eine Schaufel nehmen und ein paar Quadratmeter Erde ausgraben. Zählen Sie die erkannten Würmer und treiben Sie die Daten in die Platte
3. Nutzungsdauer (Abschreibung). T Tage. Dies beinhaltet auch, wie viel Revision verwendet wird, Modernisierung - T _m .

Sie können einen Bericht mehrere Jahre lang ohne Änderungen verwenden oder neue Indikatoren erstellen und die Anzeigeform jeden Tag ändern.



Insgesamt kostet dieser Bericht pro Tag

$$

$$/T+ / T+$$

Nehmen wir ein Beispiel. Die Erstellung eines Berichts kostet 10.000 galaktische Credits. Es wird ungefähr anderthalb Jahre lang auf der Erde verwendet (nehmen wir der Einfachheit halber 500 Tage), dann werden sie sich etwas grundlegend Neues einfallen lassen. Während dieses Zeitraums ist außerdem eine kleine Überarbeitung von 1000 Credits erforderlich. Die tägliche manuelle Dateneingabe (nicht alles kann automatisch aus der Datenbank abgerufen werden) kostet 100 Credits. Insgesamt haben wir:

10000/500 + 1000/500 + 100 = 122. Wenn ein Jahr 243 Arbeitstage hat, kostet uns das ungefähr 30.000 pro Jahr. Die Formel ist im Allgemeinen einfach. Interessenten können Daten in eine Tabelle einfügen und mit den Parametern spielen. Wenn Sie neue Spalten erstellen, die Farbe des Diagramms wöchentlich ändern müssen oder der Bericht selbst einen halben Tag lang manuell erstellt wird, können Sie leicht Kosten in Höhe von Hunderttausenden erzielen. An dieser Stelle lohnt es sich ernsthaft darüber nachzudenken: Sind diese Informationen wirklich so wichtig und ist sie das Geld wert?

Ein Beispiel für einen sehr ineffektiven Bericht aus langjähriger persönlicher Erfahrung

Lage. Das Unternehmen hat zwei nicht überlappende Hauptrichtungen in einem Büro: den Großhandel mit Getreide (wir kaufen von Landwirten in der Region) und den Verkauf von dieselelektrischen Generatoren (die Hauptkunden sind Ölarbeiter in sehr weit entfernten Regionen). Zu dieser Zeit hatte niemand wirklich Handys. Alle riefen an normalen Kabeltelefonen an. Anrufe in die Region (Tarifzone <100 km) waren sehr günstig. Und für das Krasnojarsker Territorium, den Fernen Osten usw. ist es ziemlich teuer. Das Unternehmen arbeitete mit gutem Gewinn, aber auch die Kommunikationskosten waren sehr hoch. Während die Hauptkostenquelle allen klar war, forderte der CEO eine Aufschlüsselung nach Abteilungen. Wir hatten keine PBX-Protokolle. Elektrosvyaz (jetzt Rostelecom) wusste, wie man Informationen in Form einer Papierrolle sendet. Insgesamt hat mein Kollege mehr als eine Woche gearbeitet,all dies zu analysieren und den erforderlichen Bericht zu erstellen. Das Treffen, bei dem sie sich diesen Bericht ansehen und Schlussfolgerungen ziehen sollten, sah ungefähr so ​​aus:



General: "Yura (Leiter der Generatorverkäufer), was haben Sie so viel gesagt?"

Yura: Nun, also arbeiten wir!

General: "Na gut, gut gemacht!"



Das heißt, sie haben zu einem hohen Preis nichts Neues und Nützliches gelernt. Die Situation ähnelt





Für eine angemessene Anleitung benötigen Sie Informationen in Form von Berichten. Wenn der Bericht unpraktisch ist, müssen Sie überlegen, wie Sie ihn verbessern können, und möglicherweise fehlende Informationen hinzufügen. Gleichzeitig muss man klar verstehen, dass es Geld kosten wird. Vielleicht viel Geld. Die richtige Frage sollte lauten: "Ist das Erhalten von Informationen X die Summe von Y wert?"



Beispiele:



"Lohnt es sich, die Farbe der Mäuse im Lager (Spalte im Bericht) 5000 Rubel zu kennen?" (Die Antwort ist eher negativ, da diese Informationen so selten und von geringem Nutzen sind, dass ihre Kosten nahe Null liegen.)



„Ist das Wissen über die Komplexität der Aufgaben, die in der letzten Version ausgeführt und in den aktuellen 50.000 Rubel geplant wurden, wert? (Die Antwort ist eher positiv, da wir so früh wie möglich verstehen müssen, dass die Gefahr besteht, dass wir nicht pünktlich sind. In diesem Fall können wir eine Lösung finden, indem wir das Problem mit dem Teamleiter und dem Kunden besprechen oder einen Freiberufler für einige Aufgaben einstellen.)



Es gibt auch einen wichtigen Punkt: Informationen können an Relevanz verlieren. Das heißt, der Empfänger ist nicht mehr ganz oder teilweise daran interessiert, aber wir erstellen weiterhin Berichte. Der Empfänger hat jedoch keine besondere Motivation, sie zu stornieren.



Wenn der gesunde Menschenverstand nicht ausreicht, kann der Prozess auf Unternehmensebene wie folgt effektiv strukturiert werden. Der Empfänger jedes Berichts muss diese im Rahmen des Budgets der Einheit „finanzieren“. Wenn Sie also Berichte 1, 2, 3, 4, 5 mit einem Gesamtwert von X Rubel benötigen, werden die Kosten im Management Accounting entsprechend verteilt. In diesem Fall müssen Sie sich wohl oder übel innerhalb des Rahmens halten und wirklich nur wirklich relevante Informationen benötigen, ohne Zweifel unnötige Informationen wegzuwerfen.