Der eiserne Anwalt von Redmadrobot Marina Buturlina berichtete über die Situation, in der der Kunde bereit ist, Arbeiten zu bestellen, und mit der Unterzeichnung des Vertrags ist alles kompliziert und wird ständig verschoben. Wenn Sie verstehen möchten, wie Sie vorgehen müssen, um nichts zu verpassen, aber kein Anwalt sind, sind diese Tipps genau das Richtige für Sie.
Sie und Kirill kennen sich seit einem ganzen Jahr. Er folgt dir sogar auf Instagram und mag Fotos. "Er wird Sie mit dem Vertrag nicht im Stich lassen", haben Sie zugestimmt, dass er die Zahlung für Ihr Unternehmen für die erbrachten Dienstleistungen weiterleitet. Was ist, wenn es keinen Vertrag gibt? Cyril versprach es.
Auf der anderen Seite sitzt Kirill, der Ihnen einen Brief schreibt, in dem er erklärt, dass sein Management leider ein Budget vereinbart hat, das nicht den Namen Ihres Unternehmens enthält, und Sie mit der Zahlung warten müssen. Übrigens haben wir keinen Vertrag unterschrieben, also ziehen Sie die Anwälte zurück. Ende der Kommunikation.
Klingt bekannt? Wenn nicht, haben Sie alles im Voraus vorausgesehen ( lesen Sie wie, unterschreiben Sie die Papiere ). Und wenn es relevant ist, lassen Sie es uns herausfinden.
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Übrigens arbeiten viele Menschen remote, und es scheint, dass dieses Thema relevanter ist als je zuvor, da es in der gegenwärtigen Realität schwierig ist, Papiere „live“ zu unterschreiben.
Ein Geschäft mit einem Kunden beginnt selten sofort mit der Unterzeichnung eines Vertrags. Die Geschichte beginnt lange "vorher" - wenn wir Verhandlungen und Korrespondenz führen. Gesetzgebung und Rechtspraxis halten mit der Digitalisierung von allem und jedem Schritt, und dies ist nicht das erste Mal, dass Korrespondenz als rechtlich bedeutsame Maßnahme anerkannt wird.
Dies bedeutet, dass alle Bedingungen der Transaktion, Bedingungen, Gespräche über Zahlungen und verschiedene "Ich schwöre bei meiner Mutter", die in der E-Mail-Korrespondenz erwähnt werden, längst als Vereinbarungen anerkannt werden können, die auch ohne Unterzeichnung der Papiere Rechtskraft haben.
Arbeiten Sie ohne Vertrag - und Sie wollen und stechen
In jedem Unternehmen gibt es in der Regel zwei Lager: diejenigen, die Geld verkaufen und für das Unternehmen gewinnen, und diejenigen, die das Unternehmen vor falschen Schritten schützen. Der Manager (Projektmanager, Verkaufsmanager, vielleicht sogar der Produktbesitzer selbst, hängt von der Struktur des Unternehmens ab) und der Anwalt sind prominente Vertreter dieser Lager.
Manchmal sieht sich der Manager mit einer Situation konfrontiert, in der der Kunde so schnell wie möglich mit der Arbeit beginnen möchte und bereit zu sein scheint, unverzüglich zu zahlen. Hier ist jedoch das Pech: Die Genehmigung von Dokumenten auf seiner Seite dauert ein oder sogar zwei Monate.
Wenn wir nach der Zeit- und Materialformel arbeiten (in diesem Fall ermitteln Sie nicht die Gesamtkosten der Arbeit, sondern legen die Tarife der Spezialisten fest und Sie werden für die Arbeit basierend auf der Anzahl der im Berichtszeitraum aufgewendeten Stunden bezahlt), wird das Problem der Zahlung sehr akut, da die Arbeit in monatliche Bestellungen unterteilt ist (oder andere Sprints in der Dauer) und bis der Kunde die Arbeit an der aktuellen Bestellung akzeptiert und bezahlt, ist es für uns als Ausführende nicht rentabel, mit der nächsten fortzufahren. Und jede Bestellung muss koordiniert werden.
Sie haben die Wahl, auf die Genehmigung zu warten und möglicherweise den Kunden zu verpassen oder ohne Vertrag mit der Arbeit zu beginnen. Wenn Sie die zweite Option wählen und alles nach einem schlechten Szenario verläuft, stellt sich heraus, dass die Arbeit erledigt ist, Sie bereit sind, sie dem Kunden zu übergeben, und er ist nicht mehr an ihnen interessiert oder hat keine Möglichkeit, sie zu bezahlen. Wie in der Geschichte mit Kirill, wo "das Budget nicht vereinbart wurde".
Zu diesem Zeitpunkt weiß der Anwalt noch nichts über die Situation, er wird später verbunden, wenn sie mit großen Augen sagen, dass das Wetter draußen nicht schlecht ist, wäre es Zeit, einen Spaziergang vor Gericht zu machen.
Um dies zu verhindern, sollten ein Manager und ein Anwalt drei einfache Regeln befolgen.
Informationen teilen und Verständnis erlangen
Was der Manager weiß, wird dem Anwalt nicht immer mitgeteilt. Es scheint "unnötig". Aber wir (Anwälte) bei Redmadrobot bitten immer darum, uns zu sagen:
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All dies kann für die rechtliche Prüfung der Verträge und des zukünftigen Vertrags von großer Bedeutung sein.
Im Gegenzug kann nicht jeder ohne besondere Kenntnisse die Rechtsauffassung eines Anwalts verstehen. Bitten Sie Ihre Spezialisten, vom Juristischen ins Russische zu übersetzen. Dies wird beiden Parteien in Zukunft helfen.
Wir versuchen immer, in einer universellen Sprache miteinander zu kommunizieren, die für Verkäufer, Analysten, Anwälte und Produktionsteams verständlich ist. Wir üben auch, aus Gründen der Klarheit untereinander zu zeichnen. Die Reflexion eines Projekts in Form eines Diagramms auf einem regulären A4 entfernt manchmal Fragen schneller als langwierige Verhandlungen.
Daher sollten Sie nicht darauf verzichten, die andere Seite zu Beginn des Projekts zu informieren und die Position des Unternehmens untereinander in verständlichen Kategorien auszusprechen.
Denken Sie daran, dass Sie für "eine Mannschaft" spielen.
Jeder versucht, seine Interessen auf die eine oder andere Weise zu verteidigen. Und es gibt Unternehmen, in denen interne Prozesse transparent sind, jedes Problem mit dem CEO oder CFO besprochen werden kann und Sie jederzeit ein Treffen mit Vertretern der Abteilungen vereinbaren können, die an dem Projekt arbeiten.
Wenn die Struktur Ihres Unternehmens starrer ist und die Prozesse formalisiert sind, versuchen Sie zumindest, Ihre Position offen in Briefen auszudrücken und Lösungen anzubieten, da diese für andere nicht immer an der Oberfläche liegen.
Gemeinsam verhandeln
Ein Anwalt kann vorschlagen, wie Briefe an einen Mandanten aus rechtlicher Sicht "dekoriert" werden sollen (mehr dazu weiter unten). Unserer Meinung nach ist die Meinung, dass Anwälte nur Dokumente vereinbaren, bereits ziemlich veraltet.
In IT-Unternehmen ist die Einstellung eines Anwalts in der frühesten Phase des Verhandlungsprozesses ein Zeichen für die Flexibilität und Professionalität des Teams. Viele kontroverse Themen können lange vor der Unterzeichnung der Dokumente beseitigt werden. Vergessen Sie also nicht, sich für Ihren Anwalt an den Verhandlungstisch zu setzen.
Wenn wir die Prioritäten auf unserer Seite herausgefunden haben, fahren wir mit der ersten Übung fort.
Wir finden heraus, mit welchem Kunden wir es zu tun haben
Das folgende Diagramm hilft Ihnen zu verstehen, welche Prozesse im Unternehmen des Kunden auftreten können.
Das durchschnittliche IT-Unternehmen wird wahrscheinlich auf alle drei Typen stoßen. Was sollte für jeden von ihnen vorgesehen sein.
Anlaufen
Kleines Startup oder Single Service Company. Es besteht die Gefahr, dass das Geld irgendwann ausgeht. Dies ist natürlich nicht notwendig, aber es lohnt sich, darüber nachzudenken.
Daher müssen trotz der einfachen Kommunikation alle Vereinbarungen aufgezeichnet werden. Zumindest in der Korrespondenz.
Es ist nicht überflüssig, die Gegenpartei zu überprüfen: Einchecken in Open Source ( nalog.ru , nur Google ) und spezielle bezahlte Dienste ( Spark , glavbukh.ru usw.), Finanzlage, Steuerschulden, Beteiligung an Gerichten, Eigentümerkette usw.
Hauptkunden
Kirill aus unserer Geschichte ist höchstwahrscheinlich ein Vertreter eines solchen Unternehmens. Seine Anwesenheit scheint dem Manager zu helfen, Ergebnisse zu erzielen, aber es kann seine Wachsamkeit schwächen, sagen sie, alles wird gut, Dokumente - dann.
Ein Kontakt in dieser Firma kann plötzlich zu einem neuen wechseln. Anstelle von Kirill wird es Oksana geben, der Ihre vorherigen Vereinbarungen nicht kennt. Der KPI wird von anderen Auftragnehmern erstellt. Möglicherweise sind Sie nicht dort. Auch hier müssen Sie die gesamte Korrespondenz speichern, damit Sie bei der Kommunikation mit einem neuen Manager nicht in Verhandlungen "zurückrollen", sondern von der Phase aus fortfahren, in der Sie aufgehört haben.
Staatskunde
Jeder, der jemals eine Ausschreibung unter 223-FZ oder 44-FZ gespielt hat, weiß, wie unflexibel dieses Verfahren ist. Dies ist die riskanteste Option, um ohne Vertrag mit der Arbeit zu beginnen, weil Ihr Kunde schließt Verträge nur für das vom Staat zugewiesene Budget.
Und wenn Sie mit der Arbeit begonnen haben (weil Sie so viel verlangt haben) und das Budget nicht zugewiesen haben, wird es keine Ausschreibung geben und niemand wird einen Vertrag unterschreiben. Das Risiko, für Arbeiten ohne Vertrag nicht bezahlt zu werden, ist groß.
Erwähnenswert ist auch die Tatsache, dass die Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches über die sogenannte "Retro-Klausel", über die wir etwas später sprechen werden ( Schreiben des Finanzministeriums vom 01.07.2019 Nr. 24-) 03-07 / 48249, Artikel 425 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs der Russischen Föderation).
Daher verengt sich vor unseren Augen der Beweiskreis, dass Sie vor Vertragsschluss mit der Arbeit begonnen haben.
Wir schreiben Briefe
Das Management gab die Erlaubnis, ohne Vertrag mit der Arbeit zu beginnen, aber der Anwalt bespricht aus irgendeinem Grund fröhlich etwas mit seinen Kollegen, und der Manager kümmert sich um eine neue Kaffeemaschine.
Warum sind alle so ruhig? Weil die Jungs sich bereit erklärten, kompetente Briefe an Kunden zu schreiben.
Lassen Sie uns die Checkliste durchgehen, was überprüft und getan werden muss:
- Wählen Sie den richtigen Adressaten.
- beschreiben die wesentlichen Bestimmungen des zukünftigen Vertrags,
- günstige Bedingungen für Sie angeben,
- die notwendigen Unterlagen beifügen,
- eine NDA unterschreiben,
- kompetent "übergeben" die Arbeit.
Und jetzt ein bisschen mehr Details.
Auswahl einer autorisierten Person
Der Empfänger des Briefes, der "ok" sagt, muss befugt sein, solche Entscheidungen zu treffen.
Wer wir als Adressaten angeben, hängt von der Struktur des Unternehmens des Kunden ab: Projektmanager, Produktbesitzer, Praxismanager, manchmal sogar Finanz- oder Generaldirektor . Wir führen immer Analysen in Bezug auf den Kunden durch und haben im Voraus eine Idee, wer zu welchen Themen schreiben soll.
Wir schreiben die Arbeitsbedingungen und / oder Dienstleistungen, mit denen wir beginnen, klar vor
Es ist Zeit, einen Anwalt um Hilfe zu bitten und in einem Brief (wie einem Vertrag) die folgenden Bedingungen anzugeben.
Vorlage in Google Text & Tabellen
Wenn der Zeitpunkt für die Unterzeichnung des Vertrags gekommen ist, muss die "Retro-Klausel" -Klausel berücksichtigt werden.
Von legal zu russisch - dies ist der Zeitpunkt, an dem die Vertragsbedingungen "zurück" verlängert werden, dh bis zum Abschluss gültig sind.
Der Vertrag hat beispielsweise ein Datum vom 1. Juni 2020, und Sie haben am 1. April 2020 mit der Arbeit an dem Projekt begonnen. Indem Sie im Vertrag angeben, dass „die Bestimmungen des Vertrags für das Verhältnis der Parteien gelten, die am 1. April 2020 entstanden sind“, registrieren Sie, dass der Vertrag ab dem 1. April 2020 gültig ist, als die Arbeiten tatsächlich begonnen haben, und dementsprechend müssen sie bezahlt werden.
Wir bezeichnen günstige Bedingungen
Zögern Sie nicht, die Bedingungen eines zukünftigen Geschäfts, die für Sie günstig sind, genau zu beschreiben. E-Mails werden alles aushalten. Wenn Sie plötzlich vor Gericht gehen müssen, hat diese Korrespondenz Rechtskraft. Aber denken Sie daran: Um es später einfacher zu machen, Ihre Vereinbarungen zu begründen, geben Sie zunächst die wesentlichen Bedingungen in den Briefen an (Betreff, Bedingungen, Preis).
Ignorieren Sie nicht die Bedingungen, die Vertretern der IT-Sphäre schmerzlich vertraut sind:
- die Garantiezeit für einzelne Funktionen, Softwaremodifikationen, vorgefertigte Software (so dass sie genau ab dem tatsächlichen Datum der Lieferung des Werks beginnt, ohne auf die Unterzeichnung des Vertrags zu warten);
- eine Beschreibung der Abstufung von Fehlern und des Zeitpunkts ihrer Behebung (wenn Sie eine vorgefertigte SLA haben, ist es Zeit, diese an den Client zu senden);
- das Verfahren zum Bereitstellen von Software beim Kunden usw.
Wenn Sie sich bereit erklären, monatlich in kurzen Sprints zu arbeiten und Jobs zu schließen, sind solche Bedingungen unerlässlich.
Warten Sie auf eine klare Antwort von der anderen Seite, damit die Zustimmung zu den aufgeführten Bedingungen klar zum Ausdruck kommt. "Beginnen Sie, wir werden uns vorerst auf alles mit dem Management einigen" - wird nicht funktionieren. Nein, nein, wir werden warten.
Wir fügen die notwendigen Unterlagen bei
Wenn Sie Vorlagen für Dokumente haben, die für diese Werke geeignet sind, ist es nicht überflüssig, diese auszufüllen und an den Kunden zu senden.
Dies zeigt, dass Sie genau wissen, wie der Workflow aussehen wird. Darüber hinaus wird dies die weitere Genehmigung von Dokumenten zur Unterzeichnung durch den Kunden erheblich reduzieren.
Wir unterschreiben die NDA
Dieses Dokument wird in der frühesten Phase der Verhandlungen mit dem Kunden wichtig. Eine Geheimhaltungsvereinbarung (oder Geheimhaltungsvereinbarung, NDA) kann von den Parteien in Bezug auf zukünftige Projekte geschlossen werden.
Es ist wünschenswert, es sofort zu unterschreiben. Sie können den Austausch signierter Scans im Text der NDA selbst vorsehen. Dies vereinfacht das Leben des Kunden und sich selbst.
Darin können Sie definieren:
- Welche Informationen gelten als vertraulich?
- wie man solche Informationen austauscht,
- welche Verantwortung die beleidigende Partei tragen wird.
Es kommt vor, dass wir bereits vor Projektbeginn Informationen mit dem Kunden austauschen müssen, um Analysen durchzuführen oder einen kommerziellen Vorschlag zu erstellen. Solche Informationen sind eher vertraulich.
Wir übergeben die abgeschlossenen Arbeiten kompetent
Wenn es an der Zeit ist, die abgeschlossenen Arbeiten beispielsweise in einem Monat zu übergeben, handeln wir nach dem gleichen Prinzip wie beim Schreiben eines Briefes über den Beginn der Arbeiten.
Hallo Kirill!
Wir haben die Arbeiten für Mai 2020 vollständig abgeschlossen und fügen Informationen über die aufgewendeten Stunden bei.
Bestätigen Sie diese Arbeitsergebnisse?
Wenn alles in Ordnung ist, erwarten wir von Ihnen eine Zahlung in Höhe von 560.000 Rubel, inkl. Gesetzl. MwSt. 20% bis 5. Juni 2020.
Excel-Dateien mit detaillierten Sätzen und Stunden sind nicht überflüssig.
Ergebnis
So haben wir gelernt, Kunden zu verstehen und ihnen Briefe zu schreiben, wenn der Vertrag noch nicht in Sicht ist. Wir haben auch erkannt, wie wichtig es ist, keine Angst zu haben, Ihre Bedingungen anzugeben und die erforderlichen Dokumente zu sammeln.
Im Namen aller Anwälte möchte ich sagen, dass Sie die Gelegenheit nicht verpassen sollten, uns bereits vor Vertragsunterzeichnung, nämlich in den Verhandlungsprozess selbst, einzubeziehen. Dies hilft, Risiken bereits vor Arbeitsbeginn zu minimieren und Zeit und Geld zu sparen. Danke an alle!
Marina Buturlina , Senior Associate bei Redmadrobot, teilte ihre Erfahrungen mit.