Wem gehören die Informationen - ihm gehört die Welt. Wie organisiert man die Kommunikation und Verbreitung von Informationen über das Projekt?

Kompetent aufgebaute Kommunikation und eine gut organisierte Verbreitung von Informationen über das Projekt sind die wichtigsten Voraussetzungen für eine gut koordinierte Teamarbeit. Ich denke, in allen Teams hatten sie Probleme, unabhängig davon, ob sie entfernt sind oder nicht, wie „Warum haben sie es mir nicht gesagt?“, „Aber wir haben uns auf etwas anderes geeinigt“ oder „Verdammt, ich habe es nicht gesehen“. Leider können solche Situationen nicht vollständig vermieden werden. Sie können jedoch die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens auf ein Minimum reduzieren. In diesem Artikel werde ich Ihnen die Kommunikationsregeln und Messenger-Einstellungen erläutern, mit denen wir diese Probleme gelöst haben.

Wer wird von diesem Artikel profitieren?

Der Artikel ist nützlich für Führungskräfte und Mitglieder kleiner Projektteams mit 5-10-15 Personen.

Was verwenden und warum?

Wir verwenden Slack persönlich, um Informationen zu kommunizieren und auszutauschen.



Das meiste, was unten geschrieben steht, kann auf die eine oder andere Weise in anderen Boten organisiert werden.



Gründe, warum wir Slack verwenden:

1. Bequeme Organisation von Gruppenchats (Kanälen)
2. Das Vorhandensein von Threads - die Möglichkeit, Dialogzweige zu erstellen
3. Unterscheidung zwischen Arbeitsdialogen und nicht arbeitenden. Arbeite in Slack. Sonstiges - im Telegramm / Watsap / wo auch immer
4. Reaktionsverfügbarkeit
5. Erinnerungen Verfügbarkeit
6. Die Fähigkeit, Slack in viele Tools zu integrieren

Wenn es eine Slack-Alternative gibt, für die alle 6 oben genannten Punkte zutreffen würden, teilen Sie mir dies bitte in den Kommentaren mit. Und für eine solche Alternative sagen Sie mir, welche coolen Funktionen sie in Ihrem Team hat und oft verwendet.

Was sind die Kommunikationsregeln im Team und warum?

1. Kommunizieren Sie nicht in PM

Wir lassen die Kommunikation in PM nur für zwei Fälle:

• Besprechen Sie etwas, das Privatsphäre erfordert .
• Memasiks / Witze und andere Flut.

Für alles andere nutzen wir gemeinsame Kommunikationskanäle.

Jetzt werde ich Ihnen sagen, wofür es ist. Ich werde Ihnen etwas später erklären, wie Sie gemeinsame Kommunikationskanäle so organisieren können, dass es kein Chaos gibt.



Warum wird diese Regel benötigt?



Diese Regel wird benötigt, um:

1. Es war möglich, Situationen zu erfassen, in denen jemand vom Kurs abwich und anfing, etwas falsch zu machen.
2. Es war möglich, Situationen zu erfassen, in denen jemand anfing, etwas falsch zu machen.
3. Es gab keine Situationen, in denen sich zwei Personen auf etwas einigten und jemand anderes darunter litt.
4. Die Manager konnten die Koordination der Teamarbeit überwachen.
5. Die Manager konnten das Auftreten von Konflikten, Ressentiments und das Auftreten anderer Negativität verfolgen.

2. Kennzeichnen Sie diejenigen, an die die Berufung gerichtet ist

Jede Nachricht muss einen Adressaten haben. Ein oder mehr.



Wenn Sie sich auf jemanden beziehen, sollten Sie ihn markieren.



Wenn Sie mehrere Personen ansprechen, markieren Sie alle, nicht alle im Kanal.



Warum wird diese Regel benötigt?



Diese Regel wird benötigt, um:

1. Nicht alle Chat-Teilnehmer wurden durch Nachrichten in Gruppen-Chats / Threads abgelenkt, sondern nur diejenigen, die mit Tags versehen waren.
2. Die Wahrscheinlichkeit, dass der Adressat eine Benachrichtigung anzeigt, war maximal. In Slack gehen beispielsweise manchmal Benachrichtigungen verloren.

3. Reagieren Sie auf Nachrichten

Von jemandem gesendete Nachrichten (nicht automatisch) sollten von den Adressaten dieser Nachricht nicht ignoriert werden . Der Adressat, wenn eine Nachricht empfangen, muss eine Antwort geben. Wenn es mehrere Adressaten gibt, sollte jeder reagieren.



Um die Sätze „ok“, „verstanden“ usw. nicht zu schreiben, hat Slack eine praktische Funktion - Reaktionen. Unsere Teammitglieder reagieren normalerweise: Augen :. Der Anführer verwendet die Reaktion: Auge :.



Warum wird diese Regel benötigt?



Diese Regel ist erforderlich, damit der Absender weiß, dass seine Nachricht „nicht verloren gegangen“ ist.

4. Verwenden Sie Threads

Slack verfügt über eine Funktion wie Threads - die Möglichkeit, einen „Konversationsthread“ zu erstellen und darin einen Dialog zu führen, und nicht im Hauptnachrichtenfluss.



Diese Funktion eignet sich gut zur Erörterung eines einzelnen Problems.



Warum wird diese Regel benötigt?



Diese Regel ist erforderlich, um den Hauptnachrichtenfluss nicht zu beeinträchtigen, wodurch die Informationsstruktur erhöht und die Navigation erleichtert wird.

5. Protokollieren Sie Gespräche, die außerhalb von Slack stattgefunden haben

Wenn beispielsweise während des Anrufs ein Dialog stattgefunden hat, müssen Sie ein Protokoll einfügen, das auf den Ergebnissen des Anrufs basiert - eine Reihe von Thesen, die die Ergebnisse des Gesprächs widerspiegeln.



Warum wird diese Regel benötigt?



Diese Regel wird benötigt, um:

1. Stellen Sie noch einmal sicher, dass sich die Dialogteilnehmer richtig verstanden haben
2. Wir haben nicht vergessen, worauf wir uns geeinigt haben
3. Wir waren uns bewusst, was geschah, die den Dialog nicht akzeptierten, sich aber für das Thema des Dialogs interessierten.
4. Es war möglich, sich auf die Ergebnisse des Gesprächs zu beziehen
5. ... und die gleichen Argumente aus dem ersten Absatz über gemeinsame Kommunikationskanäle

Protokolle müssen Adressaten haben und Antworten erhalten!



Nicht jeder sollte als Adressat angegeben werden, sondern diejenigen, die das Thema dieses Dialogs betreffen.

6. Initiieren Sie einen Anruf / eine Besprechung, wenn das Problem nicht innerhalb von 15 Minuten aktiver Korrespondenz behoben ist

Hier ist alles einfach: Wenn Sie sehen, dass Sie viel Text schreiben müssen, wenn im Chat ein Durcheinander beginnt, müssen Sie einen Anruf einleiten und alles mit einer Stimme besprechen.



Und als Ergebnis des Anrufs - senden Sie das Protokoll an alle.

7. Führen Sie tägliche Besprechungen schriftlich durch

Ein tägliches Meeting ist ein Gruppentreffen, bei dem jedes Teammitglied mehrere brennende Fragen beantworten und aktuelle Probleme diskutieren muss, um das Team zu synchronisieren. Ein Beispiel für eine Reihe von Fragen für tägliche Besprechungen:

• Was hast du gestern gemacht?
• Was werde ich heute tun?
• Welche Probleme habe ich auf meinem Weg?

Wir halten tägliche Treffen von 11:30 bis 11:35 Uhr in einem speziellen Gruppenchat ab. Der Manager schreibt zuletzt - um 11:36. Jeder, der sich danach abmeldet, gilt als verspätet. Bildungsarbeiten sollten mit Nachzüglern durchgeführt werden. Jeder sollte unter der Botschaft eines jeden die Reaktion anbringen: Augen :. Diese Reaktion ist eine Bestätigung, dass jeder jede tägliche Nachricht gelesen hat.



Unsere tägliche Nachrichtenvorlage:

• Was ich getan habe?
  
  1. API-Methode / Hallo
  
  2. API-Methode / Howareyou
• Was werde ich tun?
  
  1. API-Methode / Tschüss
• Fragen:
  
  1. Alice, wie lange wird deine Aufgabe wohl dauern?
• Probleme:
  
  1. Bereitstellung schlägt fehl. Hilfe!

Vergessen Sie bei der Erörterung von Fragen / Problemen nicht Regel 6 - wenn die Frage / das Problem in 15 nicht gelöst ist, bringen wir sie zur Zählung.



Zum größten Teil dauert unsere tägliche Arbeit 15 Minuten, wobei die Zeit für die Vorbereitung des Meetings berücksichtigt wird.



Warum wird diese Regel benötigt?

Diese Regel ist notwendig, um die Arbeitszeit des Teams effektiv zu verbringen. Und Geduld.



Egal wie rosig unsere Scrum-Welt versucht, in der Praxis täglich während der Präsentation eines Teammitglieds nicht das gesamte verbleibende Team auf ihn zu hören, sondern 1-2 Personen. Der Rest wartet nur darauf, an die Reihe zu kommen. In der Regel dauert ein solcher Tag für Teams mit 10 Personen zwischen einer halben und einer Stunde, was bedeutet, dass der größte Teil des Teams die meiste Zeit dieser Stunde nur sitzt und backt. Das Übersetzen in ein Textformat macht den Tag schnell, präzise und vor allem fest.

8. Bonus: Besprechen Sie in Inhouse-Teams im Textformat alles, was mit Produkten und dem Prozess ihrer Erstellung zu tun hat

Meine persönliche Erfahrung ist, dass das Leben besser wird, wenn Sie schriftlich diskutieren:

• Forderungen
• Design
• Realisierung
• Arbeits prozess
• Vorschläge und Probleme

In der Praxis ist dies nicht immer zu 100% möglich.



Wenn dann etwas aus der obigen Liste live besprochen wird, sollten die Ergebnisse der Diskussion aufgezeichnet werden.



Warum wird das benötigt?



Um die folgenden Probleme in Inhouse-Teams zu lösen:

1. Immer: Manager glauben, am Puls der Zeit zu sein, aber in Wirklichkeit sehen sie praktisch nicht, wie es dem Team geht. Alles, was bei der Kommunikation in Gruppenchats abgefangen werden kann, ist im Live-Format praktisch nicht zugänglich
2. Oft: Entscheidungen werden im Raucherzimmer getroffen, die dann nicht an alle Interessenten gesendet werden
3. Manchmal: Die Diskussion von Arbeitsthemen wird von Gesprächen über "nichts" in großer Zahl begleitet

Wie richte ich einen Messenger ein?

Damit die Kanäle bequem bestellt werden können, verwenden wir ein Präfixsystem.



Da unser Team an verschiedenen Projekten beteiligt ist, erstellen wir für jedes Projekt ein Präfix und verwenden es in Kanalnamen.



Zum Beispiel haben wir zwei Projekte - GoldFixing und Aurrency. Für diese Projekte verwenden wir die folgenden Präfixe: gf für GoldFixing und aurm für Aurrency. Dann beginnen alle mit GoldFixing verknüpften Kanäle mit dem Präfix gf_ und sehen aus wie gf_somechannel. Ebenso sehen bei Aurrency - Channels wie aurm_somechannel aus.



Gleichzeitig kann es innerhalb des Projekts auch viele Kanäle geben. Um sie zu organisieren, haben wir eine Kategorisierung der Kanäle nach ihrem Zweck erstellt. Und für jede Kategorie haben sie ein eigenes Präfix.



Kanäle können in 4 Kategorien unterteilt werden:

1. Lebensmittelgeschäft

Dies sind Kanäle, die den Produkten gewidmet sind, die im Rahmen des Projekts erstellt werden.



Präfix: prdct_



Die Kanäle in dieser Kategorie behandeln alle Probleme, die auf die eine oder andere Weise mit diesem oder jenem Produkt zusammenhängen.



Wenn also im Rahmen des GoldFixing-Projekts zwei Produkte erstellt werden - eine Plattform und ein Backoffice -, erstellen wir die folgenden Kanäle für sie:

• gf_prdct_platform
• gf_prdct_backoffice

2. Informationen

Kanäle in dieser Kategorie sind nicht für die Kommunikation bestimmt, sondern für die Verbreitung von Informationen.



Präfix: info_



Alle Arten von Benachrichtigungen und Nachrichten für organisatorische Zwecke gelangen in die Kanäle dieser Kategorie. Beispielsweise kommen hier genau Benachrichtigungen vom Task-Manager.



Wenn wir also JIRA im GoldFixing-Projekt verwenden, haben wir den Kanal gf_info_jira.

3. Team

Dies sind Kanäle, die Teams basierend auf ihren Berufen gewidmet sind.



Präfix: team_



Die Kanäle in dieser Kategorie behandeln Themen, die mit einer bestimmten Fachdisziplin (Frontend / Backend / etc) verbunden sind und nicht mit anderen Disziplinen zusammenhängen.



Wenn das GoldFixing-Projekt beispielsweise mehrere Frontend-Entwickler enthält, haben wir den Kanal gf_team_frontend.



Wenn dieselben Personen an mehreren Projekten beteiligt sind, können Sie das Projektpräfix weglassen und einfach den Kanal - team_frontend - benennen.

4. Vorübergehend

Dies sind die Kanäle, in denen Sie etwas diskutieren möchten, mit dem Sie nicht verwandte Personen nicht laden möchten.



Präfix: tmp_



Wenn beispielsweise im GoldFixing-Projekt der Kauf von Bechern mit dem Projektlogo besprochen werden muss, erstellen wir einen Kanal gf_tmp_brand-cups.



Wenn Sie etwas besprechen müssen, das nicht an ein bestimmtes Projekt gebunden ist, lassen wir das Projektpräfix weg.

Grundeinstellung von Informationskanälen

Trotz der Tatsache, dass dieses Setup für das IT-Team erstellt wurde, denke ich, dass etwas von Nicht-IT-Teams ausgeliehen werden kann.

1. gf_info_general - für alles, was mit dem organisatorischen Teil zu tun hat : Erklärungen, Festlegung von Vereinbarungen und Prozessen. Normalerweise an alle gerichtet und erfordert eine Antwort von allen.
2. gf_info_daily - hier hebt jeder seine täglichen Nachrichten ab
3. gf_info_changelog — , //wireframes/api , - - , Change Report , , ,
4. gf_info_jira — JIRA
5. gf_info_confluence — Confluence
6. gf_info_deploy — . :
   
   — Instance — Repository —
   
   — Branch —
   
   — Pipeline — gitlab
   
   — Job — gitlab
   
   — Triggered by — Slack ,
   
   — Commit —
7. gf_info_sentry — Sentry
8. team_backend — backend
9. team_dlt — DLT
10. team_frontend — frontend
11. team_qa — QA

Advanced JIRA

Wenn Sie Benachrichtigungen über alles, was in JIRA passiert, in einen Kanal gießen, wird der Kanal zu einem Durcheinander von Nachrichten.



Zu diesem Zweck haben wir die Benachrichtigungen optimiert und nicht einen, sondern mehrere Kanäle für JIRA erstellt:

1. gf_info_jira_comments - für Kommentarbenachrichtigungen in JIRA
2. gf_info_jira_qa - für Benachrichtigungen zur Qualitätssicherung über das Auftreten von Aufgaben, die zum Testen bereit sind. Dieser Kanal hat nur QS und einen Manager
3. gf_info_jira_qa_verdict - für Benachrichtigungen über die Übertragung von Tickets vom Status "TEST" nach "DONE" oder "REWORK"

Erweiterte Einrichtungsbenachrichtigungen von Sentry

Wir haben mehrere Projektinstanzen (Stände) für jedes Projekt:

• Dev stand - stand für Entwickler
• Prüfstand - Ständer für Tester
• Release Stand - ein Stand zum Ausführen von Release Candidates
• Produktionsstand - Produktionsstand

Für jeden von ihnen haben wir einen eigenen Wachkanal erstellt.



Damit die Frontend-Entwickler nicht zucken, wenn im Backend ein Fehler auftritt, und umgekehrt, teilen sie diese Kanäle auch in Frontend- / Backend-Gruppen auf.



Es stellt sich heraus:

1. gf_info_sentry_back_dev
2. gf_info_sentry_back_test
3. gf_info_sentry_back_release
4. gf_info_sentry_back_prod
5. gf_info_sentry_front_dev
6. gf_info_sentry_front_test
7. gf_info_sentry_front_release
8. gf_info_sentry_front_prod

Somit zucken die Fronten nicht aufgrund von Fehlern im Backend und umgekehrt.



Für verschiedene Stände ist eine unterschiedliche Dringlichkeit der Reaktion der Entwickler akzeptabel.



Aufgrund der Tatsache, dass sich die Produktionsinstanz des Projekts in einem Cluster und alle anderen Instanzen in einem anderen befinden, überlegen wir, wie Kanäle nach Clustern gruppiert werden können, um Folgendes zu erhalten:

1. gf_info_sentry_back_dev-cluster
2. gf_info_sentry_back_prod-cluster
3. gf_info_sentry_front_dev-cluster
4. gf_info_sentry_front_prod-cluster

Beispiel für die Kanalorganisation

Fragen an das Publikum

1. Welche Kommunikationsregeln würden Sie zu den von mir aufgelisteten hinzufügen?
2. Welche anderen nützlichen Dinge können Sie im Messenger auf der Ebene des gesamten Teams konfigurieren / verwenden?