Der Autor des Artikels: Yana Khodartsevich - Scrum Master und Onboarding Lead bei Dodo Pizza.
Mehrere Phasen der Anforderungsbildung, Stunden der Befragung und Kommunikation mit den Kandidaten zielten darauf ab, eine bestimmte Person mit bestimmten Qualitäten und beruflichen Fähigkeiten zu finden. In dem Moment, in dem das Unternehmen eine Person für eine offene Stelle findet,
Jetzt müssen Sie den Neuling in Workflows eintauchen. Dazu können Sie einen von drei Stühlen verwenden:
- Tu nichts, lass ihn selbst schwimmen. In dieser Situation erhält ein neuer Mitarbeiter am ersten Tag einen Laptop / Computer, auf dem angezeigt wird, wo sich der Kühler befindet, und der zum Desktop geleitet wird. Und nach drei Monaten stellen sie die Frage: "Nun, sind alle Aufgaben fertig?" Hardcore, aber effektiv wie in Sparta. Der Mächtigste überlebt.
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Bis 2017 befand sich unser Unternehmen noch im Büro von Syktyvkar. Zu dieser Zeit waren wir ein großes Team aus Entwicklern, technischem Support, Designern, Schulungszentren und vielen anderen. Eine neue Person konnte ihr Team schnell kennenlernen, nebeneinander sitzen und sofort in das Projekt und den Themenbereich eintauchen.
Ein fetter Grund, einen Prozess zu erstellen
In den Jahren 2018-2019 verzeichnete das Team ein explosives Wachstum - in zwei Jahren haben wir uns verdoppelt. Haben Sie von dem Ziel von 250 Entwicklern gehört ? Dann haben wir die Umsetzung hartnäckig aufgenommen, aber noch nicht gewusst, dass wir für ein so schnelles Wachstum nicht bereit sind. Unsere Ansätze und Ressourcen zur Erweiterung von Teams waren schnell erschöpft. Am Ende waren selbst Anfängersitze schwer zu finden. Aber wir haben das nicht sofort verstanden.
Die Leute kamen zur Firma und ließen sich irgendwie in den Teams nieder, niemand kümmerte sich wirklich um sie. Tatsächlich bestand alles Onboarding aus einem Begrüßungspaket, einer freundlichen Begrüßung, einem Rundgang durch das Büro und vielleicht allem.
Wir haben versucht, die alten Prozesse auf eine neue Realität zu übertragen und sind gerissen wie ein Glas, in das scharf kochendes Wasser gegossen wurde. Ohne ein einziges Onboarding-System ähnelte das Eintauchen des Newcomers in das Team eher der Geschichte des Protagonisten in The Survivor. Im Rückblick stellten wir fest, dass wir viele (über 40) neue Mitarbeiter verloren hatten.
Willkommen an Bord
Formal teilen wir das Onboarding in zwei Bereiche auf: für das IT-Team und für den Geschäftsbereich. Sie sind einander sehr ähnlich, und der einzige Unterschied besteht in der Anzahl der Phasen und Intro-Meetings. In diesem Artikel werde ich über Onboarding für ein IT-Team sprechen. Sie können sich hier ein kurzes Video ansehen, warum Sie es überhaupt brauchen und wie es verwendet wird . Weiter teile ich die Details.
Zeichen
Beim Onboarding eines Anfängers nehmen drei Charaktere teil: ein Mentor, ein Onboarding-Lead und ein HR-Kurator.
Mentor.
Zweck : Eintauchen des Neulings in das Team.
Wer er ist und was er tut : Der Mentor spielt eine wichtige Rolle beim Onboarding für Anfänger (auch wenn er nichts davon weiß). Dies ist eine Person, die einem Anfänger in allem hilft. Er trifft ihn am ersten Tag und lässt ihn erst nach dem Onboarding vollständig los. Stellt sich dem Team vor, unterstützt, beantwortet alle Fragen, warum und wofür.
Eine Person aus dem Anfängerteam kann Mentor werden. Es kann sich entweder um eine Person mit demselben Stack handeln oder beispielsweise um einen Android-Entwickler für einen Mapi-Anfänger. Wenn ein Mentor und ein Anfänger einen Stapel haben, haben sie keine Wahl - sie werden sehr lange paarweise arbeiten. Wenn der Mentor und der Neuling aus verschiedenen Stapeln stammen, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Mentor bei maximaler Geschwindigkeit. Der Mentor und der Anfänger sind bereit, paarweise zu arbeiten. Der Mentor hilft bei der Lösung von Problemen aus verschiedenen Stapeln.
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Onboarding Blei.
Ziel : Kontrolle des Onboarding-Prozesses, um sicherzustellen, dass sich alles in die richtige Richtung bewegt.
Wer ist er und was er tut : Ein Onboarding-Lead ist ein Organisator des Onboarding in der IT. Um sie zu werden, benötigen Sie materielle Fähigkeiten. Es ist wichtig, dass der Onboarding-Leiter den Wert jedes IT-Tools kennt und versteht, das „in dieser Kultur gebraut“ wird. Die Hauptaufgabe eines Onboarding-Leads besteht darin, sicherzustellen, dass der Mentor und der Neuling erfolgreich sind, und die Momente hervorzuheben, die nicht funktionieren. Diese Rolle ist der eines Polizisten sehr ähnlich. Die Onboarding-Leitung geht irgendwo in der Nähe spazieren, kümmert sich um den Neuling, fragt, wie es geht, was schon passiert. Berät den Mentor bei Fragen und bietet Unterstützung. Im Allgemeinen stellt er sicher, dass alles so ist, wie es sein sollte (und wie es nicht sein sollte, war es nicht).
HR-Kurator.
Zweck : einem Neuankömmling ab dem Zeitpunkt der Angebotsabgabe einen angenehmen Einstieg in das Unternehmen zu ermöglichen. Stellen Sie alle erforderlichen Informationen von der HR-Seite bereit, damit der neue Mitarbeiter im Unternehmen navigieren kann.
Wer ist er und was macht er? Der HR-Kurator ist derjenige, der den Neuankömmling am ersten Tag im Büro trifft und bei der Erstellung der Dokumente hilft. Dann interagiert er bei einem informellen Mittagessen mitten in der Probezeit. Dies ist notwendig, damit ein Anfänger von Onboarding, Tools, Aufgaben abstrahieren und zu jedem Thema kommunizieren und Unterstützung erhalten kann.
Instrumente
Um das Onboarding zu verdeutlichen, haben wir die folgenden Tools ausgewählt: Slack, Kaiten, Google Text & Tabellen, Nuclino, Miro, Google Kalender.
Ich werde Ihnen mehr darüber erzählen, wie das alles funktioniert.
- hr- Slack. (, — ). .
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- Nuclino — , . Nuclino , , .
- Miro . , , . , , .
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- Zusätzlich zu all dem hat der Neuling einen Assistenten Dodo Bot - dies ist unser interner Bot, der dem Neuling nützliche Informationen über das Unternehmen sendet, z. B. wie man einen Urlaub arrangiert oder wie man Tickets für eine Konferenz bucht usw.
Prozess: vom Preboarding bis zum Freischwimmen
Die Akteure und Tools wurden identifiziert, was bedeutet, dass wir für drei Monate aktive Bekanntschaft zwischen dem Unternehmen und dem Newcomer bereit sind. Der Prozess besteht aus zwei Schritten: Preboarding (vor Arbeitsbeginn) und Onboarding.
Preboarding
Ein Neuling kommt an seinem ersten Tag zur Arbeit. Erhält Ausrüstung, unterschreibt Dokumente, trifft den Mentor und das Team. Während alle erforderlichen Programme installiert werden, arbeiten sie mit einem Mentor zusammen, um andere Teams und Personen kennenzulernen, mit denen sie zusammenarbeiten werden. Alles läuft reibungslos und aus gutem Grund - Preboarding.
Das Pre-Boarding beginnt 3 Tage vor dem Start. Das Hauptziel ist es sicherzustellen, dass sich jeder (Mentor, Onboarding-Leiter, HR-Kurator) an die Freilassung eines neuen Mitarbeiters erinnert und für diesen Moment bereit ist. Vor dem Preboarding gab es Fälle, in denen ein Anfänger am ersten Tag nach einem Arbeitsplatz im Büro suchte. Oder noch schlimmer - am ersten Tag begann eine gierige Suche nach einem Team und einem Mentor. Wiederholen Sie nicht unsere Fehler.
Was machen wir beim Preboarding?
- Pudern Sie den Mentor, sagen Sie ihm, was ihn erwartet, zeigen Sie ihm, wo alle notwendigen Informationen liegen.
- Vorbereiten eines Tisches (nicht der, an den Sie gedacht haben).
- Wir gehen die Liste noch einmal durch, um zu sehen, ob alles fertig ist.
- Im Allgemeinen aktive Aufgaben.
Checkliste
vor dem Boarding Wenn etwas aus der Liste noch nicht fertig ist, haben wir Zeit, es zu beheben.
Aktive Phase des Onboarding
Dann beginnt die aktive Phase, in der die Schaltung hilft, nicht verwirrt zu werden. Ich werde näher auf seine Teile und Komponenten eingehen.
Gelbe Rechtecke sind Onboarding-Schwerpunkte. Worauf sich der gesamte Prozess und Mentor in einem bestimmten Zeitraum konzentriert und geschärft hat.
Der Fokus des Mentors basiert auf der Theorie der Situationsführung . Der Mentor, der den Fortschritt des Anfängers bei verschiedenen Aufgaben verfolgt, reguliert sein Eingreifen in sein Leben. Wenn er sieht, dass es einem Anfänger irgendwo schon gut geht, minimiert er seine Teilnahme. In den ersten 3-4 Wochen arbeiten der Mentor und das Anfängerübungspaar. Darüber hinaus lädt der Mentor den Anfänger zu allen Teamevents und Aktivitäten ein. Nach der Mitte des Onboarding sperrt der Mentor den Neuankömmling weniger in sich selbst ein und überträgt ihn mehr an das Team.
Hellgrüne Rechtecke - Checkpoints.Sie können auch als Referenzpunkte oder Grenzwerte bezeichnet werden. An Checkpoints ist eine Onboarding-Leitung oder ein HR-Kurator mit dem Onboarding-Prozess verbunden. Dies geschieht in Form von Besprechungen, bei denen wir einen Neuling nach der Zusammenarbeit mit einem Mentor fragen, was passiert, wo Schwierigkeiten auftreten, ob Hilfe oder Unterstützung benötigt wird.
Checkpoint Checkliste
Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen zu verstehen, ob es dem Mentor gut geht oder er Hilfe benötigt. Es ist wichtig zu verstehen, dass dies weder für einen Mentor noch für einen neuen Mitarbeiter eine Prüfung ist. Es ist vielmehr eine Informationsquelle für das Onboarding von Leads: Läuft alles gut, gibt es Probleme mit der Interaktion oder dem Feedback, steht der Neuling mit dem Mentor und dem Team in Kontakt. Wenn sich bei der Besprechung herausstellt, dass es einige Probleme gibt, hilft Onboarding Lead, diese zu lösen.
Warum werden Checkpoints eher von Onboarding-Leads und HR-Kuratoren als von Mentoren durchgeführt?
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Letzter Kontrollpunkt. Ich möchte Ihnen auch über den endgültigen Checkpoint erzählen. Es findet am Ende des zweiten Arbeitsmonats statt und enthält alle wichtigen Kenntnisse, die der Neuling in dieser Zeit erworben hat. Die folgenden Themen wurden in die Fragen-Checkliste aufgenommen:
- Technische Fähigkeiten: Kenntnisse der Systemarchitektur.
- Ingenieurspraktiken: XP und alle mit ihnen verbundenen Personen.
- Kultur: unser Geschäft, Werte, ihre Verkörperung oder Verletzung durch Beispiele.
- Prozesse: Scrum, LeSS, wie das Feature gebildet wird.
- Insgesamt: Onboarding-Feedback.
Der Final Checkpoint findet einen Monat vor dem Ende des Testzeitraums statt. Wir stellen bewusst sicher, dass wir Zeit haben, um an Fehlern zu arbeiten, wenn es Schwierigkeiten bei der Anpassung gibt.
Weiße Sterne - Intro. Dies nennen wir Expertentreffen und Workshops. Dies schließt auch alle Einführungsgespräche ein, in denen sie etwas Interessantes erzählen, zeigen und tun, das dem Neuling hilft, das Unternehmen besser kennenzulernen.
Jedes Intro-Meeting ist auf sein eigenes Thema zugeschnitten. Zweck: den Neuankömmling mit dem Unternehmen, seinen Werten, Prozessen und Geschäften vertraut zu machen. Zum Beispiel haben wir eine Einführung in Dodo Business, eine Einführung in Scrum / LeSS, eine Einführung in Kultur und Führungsprinzipien.
Grundsätzlich sind alle Intros 1-1,5 Stunden lang. Es gibt jedoch einige technische Workshops, die 2 Stunden dauern.
Prozessdauer
Die Onboarding-Dauer beträgt 3 Monate und dafür gibt es mehrere Gründe:
- Ein umfangreiches Programm, das richtig dosiert werden sollte, damit es keine rein humanitäre oder "Vortragswoche" gibt. Wir haben beschlossen, dass es unmöglich sein wird, das gesamte Wissen in 2-4 Wochen in einen Anfänger zu laden. Schließlich muss er sie nicht nur bekommen, sondern auch lernen, wie man sie benutzt.
- Reibungsloser Einstieg in das Team und die Prozesse. Im ersten Monat versteht der Anfänger allmählich, was um uns herum passiert und wie wir leben. Vom zweiten zum dritten geht er langsam in eine eigenständige Arbeitsweise über. Es besteht die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.
Jedes Unternehmen sollte mit dem Timing experimentieren, um das für ihn richtige Timing zu finden. Für uns (sowie für Yandex, Adventum, Net by Net) schien das Onboarding in 3 Monaten die erfolgreichste Lösung zu sein.
Abschluss des Onboarding
Am Ende des Onboarding findet ein abschließendes Treffen zwischen dem Mentor und dem Anfänger im 1: 1-Format statt. Darauf führen die Jungs Mini-Retro durch: Sie diskutieren, was in ihrer gemeinsamen Arbeit gut war, was sie nicht hatten oder nicht taten, wie sie mit den Zielen für die Probezeit fertig wurden. Im Allgemeinen besprechen der Mentor und der Neuling, was auch immer ihr Herz begehrt, und legen den Punkt des Onboarding fest.
Die Hauptschwierigkeiten
In jeder Phase der Entwicklung des Prozesses stießen wir auf kleine Schwierigkeiten. Es scheint wichtig, über sie zu sprechen, da Sie dadurch viel Zeit oder Nerven sparen können.
Unbereitschaft des Prozesses für schnelle Änderungen. Ursprünglich war unser Onboarding nur für diejenigen geeignet, die vom Büro aus arbeiten. Aber irgendwann begannen wir, Remote-Mitarbeiter einzustellen, und gingen dann völlig in die Selbstisolation und arbeiteten von zu Hause aus. Hier haben wir einige Fragen:
- Was ist mit Intros, die eine persönliche Teilnahme beinhalten?
- Wie stelle ich ein Welcomb-Paket aus? Und wie sollte man nicht vergessen, es herauszugeben?
- So organisieren Sie die Arbeit mit einem Mentor: informelle Kommunikation, Paararbeit und so weiter.
Es gab einige solcher Momente, und einige davon konnten wir erst jetzt lösen. Zum Beispiel haben wir Zerlegungs- und User-Story-Mapping-Workshops, die früher persönliche Präsenz beinhalteten. Es war nicht möglich, mit einer einfachen Änderung der Präsentation auszusteigen. Nach fast vier Monaten Selbstisolation konnten wir alles in ein Online-Format übertragen.
Sie müssen viel in Onboarding investieren. Wir glauben, dass alle Anstrengungen, Geld, Zeit und Ressourcen Investitionen in die Zukunft sind. Wir glauben, dass Onboarding hilft, und die Leute loben es aus einem bestimmten Grund. „Alte Leute“ (Mitarbeiter, die seit mehr als zwei Jahren im Unternehmen arbeiten) kamen sogar zu uns und sagten, dass ihnen ein solcher Prozess auf einmal fehlte. Es stellt sich heraus, dass wir bisher nur durch ein solches Feedback Vertrauen in die Effektivität und die Vorteile des Onboarding aufbauen können.
Jetzt sammeln wir aktiv Feedback von den Teilnehmern des Prozesses. Wir werden herausfinden, wie gut Onboarding zu ihnen passt, ob es hilft, welche Probleme es löst und was es bringt. All dies hilft zu verstehen, ob wir uns richtig bewegen.
Diese Schwierigkeit bei der Beurteilung der Leistung kann sich darauf auswirken, ob Ihr Unternehmen Onboarding anwendet oder nicht. Aber wenn Sie herausfinden, wie man die Effektivität berechnet, wird es sehr cool sein, zu den Kommentaren zu kommen und Ihre Vorschläge zu schreiben.
Das braucht sowohl für den Anfänger als auch für den Mentor viel Zeit. Wir warnen Produktbesitzer immer davor, dass das Team in den ersten 1-1,5 Monaten nicht +1 Personen haben wird, sondern -1. Dies ist auf die aktive Teilnahme des Mentors am Leben des Anfängers zurückzuführen. Erfolg, Bewegung in Richtung Ziele, Eintauchen in die Praxis und so weiter. All dies zusammen verbraucht viel Kraft des Mentors. Diese Tatsache beeinträchtigt die Produktentwicklung der Funktionen des Teams und verlangsamt diese.
Das Unternehmen ist nicht immer bereit, solchen Bedingungen zuzustimmen. Dann müssen Sie verhandeln, um die Belastung des Anfängers oder Mentors zu verringern. Nur Diskussion und gesunder Menschenverstand können bei der Lösung dieses Problems helfen. Zum Beispiel hatten wir Fälle, in denen wir einen Neuling von einigen Intros befreit haben, wenn er sich mit dem Thema gut auskennt.
Blitz: Feedback von Teilnehmern
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Fazit
Ich möchte nur sagen, dass Onboarding wie jedes Experiment oder jede Innovation iterativ implementiert werden sollte. Schließen Sie zuerst die Hauptprobleme und fügen Sie dann etwas Interessantes hinzu. Danach können Sie nach Möglichkeiten suchen, etwas Globaleres zu entwickeln. Vergessen Sie nicht, von jedem Neuling Feedback zum Onboarding und seinen Vorteilen zu sammeln. Dies verhindert, dass Ihr Prozess hart wird und mit Weinreben bewachsen wird. Denken Sie daran, dass es wichtig ist, nicht nur Anfängern, sondern auch Mentoren Aufmerksamkeit zu schenken, um sie zu unterstützen und ihnen zu helfen.
UND! Wenn etwas in einem neuen Mentor-Mentor-Paar nicht funktioniert, heißt das nicht, dass einer von ihnen ein Arschloch ist. Vielleicht stimmt etwas mit dem Prozess nicht und irgendwo stört es mehr als hilft.