Wir hatten keine Ahnung, wie wir ohne spontane Treffen, köstlichen Kaffee und lustige Zusammenkünfte zur Mittagszeit oder nach der Arbeit leben sollten. Wir haben es jedoch geschafft, den Effizienzverlust zu minimieren und von der neuen Erfahrung der Fernarbeit für uns zu profitieren. Hier sind die Entscheidungen, die getroffen wurden und zu denen sie geführt haben.
Instrumente
Noch vor der Fernsteuerung haben wir Aufgaben in Jira oder Trello festgelegt, in Telegramm kommuniziert und die Zeit in TimeDoctor überprüft. Mit dem Übergang zu einem Remote-Arbeitsformat sind diese Tools gefragter geworden. Die positive Erfahrung mit der Nutzung der ersten drei Dienste ist bedingungslos, aber die Erwähnung des Wortes „Zeiterfassung“ in IT-Kreisen gibt eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass sie Gift auf Sie ausspucken. Für uns macht dieses Tool unsere Arbeit jedoch komfortabler: Dank dessen entscheiden wir selbst, wann wir zur Arbeit kommen, wie lange wir zu Mittag essen und wie oft wir Kaffee einschenken und ins nächste Büro gehen, um zu besprechen, wer das Wochenende verbracht hat.
Außerdem können Sie Ihre eigene Effektivität kühl analysieren. Alle Arten von Berichten geben Ihnen einen Überblick darüber, welche Aufgaben mehr Zeit in Anspruch genommen haben als geplant, und können solche Situationen in Zukunft korrigieren. TimeDoctor zeigt mit wenigen Klicks Statistiken zu Mitarbeitern und% ihrer Zeit für die Lösung von Aufgaben für ein bestimmtes Projekt an. Dies hilft, das Geschäftsproblem der Berechnung der Lohnkosten für jede Richtung des Unternehmens am genauesten zu lösen.
TimeDoctor ermöglichte es, an einem Tag schmerzlos auf Remote-Arbeit umzusteigen: Wir arbeiten weiterhin nach einem freien Zeitplan und niemand hat Fragen, ob ein Mitarbeiter gerade mit einem Telefon in der Hand an der Datscha arbeitet oder sich entspannt.
Traditionell dauert unser Arbeitstag 7 effektive Stunden. Als wir erkannten, dass sich ändernde Bedingungen eine stressige Situation sind, verkürzten wir diese Zeit im April um eine Stunde, wodurch wir uns ruhiger an die neuen Realitäten gewöhnen konnten.
Anfangs waren viele Männer mit der Tatsache konfrontiert, dass ein Arbeitsplatz zu Hause nicht ausgestattet war und keine leistungsstarken Geräte für komfortables Arbeiten erforderlich waren. Das 7-stündige Sitzen auf einem Küchenhocker entmutigt spürbar den Wunsch, Mitarbeiter des Monats zu werden. Daher wanderten nicht nur Laptops, Monoblöcke und Zubehör, sondern auch bekannte bequeme Stühle zu allen. Wenn neue Geräte oder Software benötigt wurden, kaufte das Unternehmen schnell alles, was benötigt wurde.
Zoom ist für uns aus der Ferne ein neues Werkzeug geworden. Mit seiner Hilfe führen wir sowohl Arbeitsanrufe durch als auch unterstützen die informelle Kommunikation. Unter anderem ist es günstig im Vergleich zu der Fähigkeit, Konferenzen aufzuzeichnen, weniger Verzögerungen bei einer großen Anzahl von Teilnehmern sowie einem einfachen Sprecherwechsel. Wir haben auch die Hintergrundänderungsfunktion aktiv genutzt.
Trotz der gut koordinierten Organisation der Fernarbeit haben wir immer noch Büroaufgaben. Daher war es möglich, einem hartnäckigen Nachbarn mit einem Puncher in einem Firmensitz zu entkommen, jedoch unter einer Reihe von Bedingungen:
- kommen nur nach Vereinbarung;
- alle Hygienemaßnahmen durchführen;
- drinnen in herrlicher Isolation sein.
Prozesse
Natürlich konnte der Übergang zu einem Remote-Arbeitsformat und die Übertragung der gesamten Kommunikation auf Telegramm und Zoom die Besonderheiten der Interaktion innerhalb des Teams nur beeinflussen. Wenn wir in den Büroräumen ein kleines Problem sofort gelöst haben, indem wir einfach einen Kollegen gefragt haben, der daneben sitzt, müssen wir jetzt auf den Text auf der Tastatur tippen und warten, bis das Glasfaserkabel ihn zum Adressaten bringt. Früher, als ein Mitarbeiter eine Idee hatte, haben wir sie sofort besprochen, jeder konnte Details hinzufügen. Kollegen aus verwandten Bereichen tauschten ihre Erfahrungen aus und gaben Beispiele für eine gute oder schlechte Umsetzung. Spontane Ideen haben sich oft zu etwas Wertvollem entwickelt. Online besteht keine Lust, das Team für ein unbedeutendes Gespräch zu stören. Und dies ist vielleicht einer der greifbarsten Nachteile der Fernbedienung.
Damit wertvolle Informationen nicht verloren gehen und jeder Mitarbeiter gehört wird, haben wir wöchentliche Besprechungen zugunsten täglicher Anrufe bei Zoom abgebrochen. Sie dauern normalerweise nicht länger als 20 Minuten. Innerhalb der Abteilungen teilen alle die Ergebnisse der geleisteten Arbeit, sprechen über Probleme bei der Implementierung und planen für den aktuellen Tag. Solche Anrufe sind übrigens nicht nur eine Möglichkeit zur Information und flexiblen Kontrolle, sondern auch eine zusätzliche Motivation: Ich möchte meine Aufgaben so schnell wie möglich erledigen, damit es etwas zu erzählen gibt Morgen.
Vor der Pandemie haben wir uns an bestimmte Prinzipien des agilen Projektmanagements gehalten, aber nichts vollständig befolgt. Nachdem wir aus der Ferne gegangen waren, haben wir begonnen, eine einheitliche Scrum-Methodik aktiv in die Prozesse der Entwicklungsteams zu implementieren. Unserer Meinung nach löst es die Probleme verteilter Teams am effektivsten. Wir planen, es nach dem Verlassen des Büros weiter zu verwenden.
Das neue Arbeitsformat zwang dazu, den Planungshorizont erheblich zu verkürzen und ihn auf einen Monat anstatt auf die üblichen drei zu beschränken. Darüber hinaus endete die vierteljährliche Woche traditionell mit Veranstaltungen mit Präsentationen der Arbeitsergebnisse, an denen alle Büroangestellten teilnahmen. Da wir drei Büros haben, konnten wir die Reden von Kollegen aus unserer Stadt nur persönlich verfolgen und die Ergebnisse anderer Projekte in der Aufzeichnung sehen. Dieses Mal haben wir Vertreter aller Büros zusammengebracht und über die Erfolge und Misserfolge der beendeten Sendeperiode gesprochen. Für einige ist dieses Format sogar noch weiter gegangen.
Motivation
Unter den Bedingungen der neuen, vorübergehend deformierten Realität hat sich das Spektrum der Möglichkeiten zur Teammotivation erheblich eingeschränkt. Lob an diejenigen, die Telegramm-Aufkleberpakete herstellen, in denen es leicht ist, ein Tier oder eine berühmte Figur mit Daumen zu finden! Im Ernst, es ist sehr wichtig, den Mitarbeitern die Ergebnisse ihrer Arbeit und den Beitrag zum Gesamterfolg des Projekts zu demonstrieren, wenn auch schriftlich. Haben Sie eine Rekordbeteiligung pro Tag? Wir teilen diese großartigen Neuigkeiten. Hat die von den Programmierern eingeführte neue Funktionalität die Zeit der Support-Spezialisten verkürzt? Wir senden Dankesstrahlen an Kollegen.
Wir stellen sicher, dass sich in Projektteams keine depressiven Stimmungen entwickeln. Wir versuchen, einen positiven Ton für allgemeine Anrufe festzulegen und die Mitarbeiter daran zu erinnern, dass sie in einem Team arbeiten und dass die Handlungen jedes einzelnen von ihnen für die gesamte Holding wichtig sind. Nach wie vor loben und belohnen wir vielversprechende Initiativen mit Preisen. Während drei Monaten Fernarbeit erhielt ein Mitarbeiter sogar eine Beförderung.
Ein wichtiger Umstand für alle Mitarbeiter ist, dass sie ihr Einkommen nicht verlieren und es keinen Personalabbau gibt. Die IT-Sphäre hat kaum unter dem Übergang zu Online gelitten, daher war diese Entscheidung durchaus gerechtfertigt.
Wenn wir nach wie vor feststellen, dass die Leistung einer Person nachlässt, verfolgen wir einen individuellen Ansatz: Gemeinsam mit dem Mitarbeiter suchen wir nach Arbeitsstörungen und versuchen, das Problem zu beheben. Kommunikation und Motivation sind zu einer der Hauptaufgaben für Manager in der neuen Umgebung geworden.
Unternehmensleben
Mit dem Einsetzen der Selbstisolation wurden Turnhallen, Tanzschulen und sogar Bibliotheken geschlossen. Wir haben uns entschlossen, die Mitarbeiter, denen die Selbstentwicklung langweilig war, auf unsere Weise zu motivieren: Wir haben die interne Unternehmensbewegung #MarathonModeco ins Leben gerufen.
Einen Monat lang konkurrierten die Jungs in drei Richtungen miteinander: Verbesserung des Intellekts, des Körpers oder der Welt. Jemand verlor Gewicht und aß richtig, während jemand Bücher las, Englisch lernte und Handarbeiten machte. Viele waren von der Idee inspiriert, die Trümmer in der Wohnung zu beseitigen, weil vorher nicht genug Zeit dafür war.
Jeder Mitarbeiter, der bereit war, im Rahmen des gewählten Programms tägliche Aufgaben zu erledigen, konnte teilnehmen. Für eine erfolgreiche Umsetzung erhielt er Punkte, die unter der Bedingung der kontinuierlichen Erfüllung der Aufgabenkette wachsen. Als Ergebnis haben wir in jeder Kategorie die Gewinner ermittelt, die vom Team Preise und Anerkennung erhalten haben.
Wir haben auch alle Punkte, die wir verdient haben, addiert und daraus einen Geldfonds gemacht, den wir für die Landschaftsgestaltung von Wolgograd und Woronesch ausgeben werden.
Wir haben im Marathon nicht nur die Idee gelegt, uns selbst zu überwinden, sondern auch den Mangel an Live-Kommunikation zu füllen. Die Jungs mussten mehr als einmal aus ihrer Komfortzone heraus, aber das Gefühl der Einheit mit dem Team und der Aufregung erlaubte ihnen nicht, in die Irre zu gehen. Infolgedessen konnten wir mehrere Aufgaben implementieren:
- Kollegen aus verschiedenen Städten besser kennenlernen;
- Motivation für ihr persönliches Wachstum finden;
- den Unternehmensgeist der zu Hause eingesperrten Mitarbeiter zu stärken.
Die von uns so geliebten Versammlungen im Büro sind auf das Format von Zoom-Partys umgestiegen. Natürlich finden sie nicht so oft und in großer Zahl statt, aber dies ist eine Gelegenheit, sich wieder schön zu verkleiden, endlich die neuesten Nachrichten zu erzählen und natürlich etwas Lustiges und Lustiges zu spielen. Diejenigen, die ernsthaftere Unterhaltung lieben, standen auch nicht beiseite - unsere Fans von KVIZ haben es auch geschafft, online zu gehen.
Nachteile der Fernarbeit oder warum wir immer noch davon träumen, ins Büro zurückzukehren
Wir haben für uns eine Reihe konkreter Nachteile der Fernbedienung festgestellt:
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Wir sind am 16. März an einen entfernten Ort gegangen, was bedeutet, dass wir unsere Kollegen seit dem vierten Monat nur noch durch die Kameras von Laptops und Computern gesehen haben. Für einige wurde dies zu einem echten Test. Deshalb haben wir neben Handschuhen, Masken und Antiseptika bakterizide Umwälzpumpen und Händetrockner für Büros gekauft und seit Juni die Anzahl der Mitarbeiter, die gleichzeitig im Büro sein dürfen, auf drei Personen erhöht.
Wir freuen uns darauf, zu unserem gewohnten Büroleben zurückzukehren. Wir kümmern uns um die Gesundheit unserer Mitarbeiter und haben den Online-Modus trotz der offiziellen Aufhebung der Beschränkungen vorerst verlassen. Die Frage, auch nach der Quarantäne von zu Hause aus weiter zu arbeiten, lohnt sich nicht. Wir glauben nicht an eine völlig entfernte Arbeit. Live-Kommunikation und kollektive Problemlösung, die Generierung verrückter Ideen und deren gemeinsame Umsetzung sind für uns das Wertvollste in unserer Arbeit.
Während der gesamten Zeit der Selbstisolation haben wir die Einstellung von Mitarbeitern nicht unterbrochen. Unter uns gibt es diejenigen, die Kollegen noch nicht persönlich getroffen haben und die Vorteile der Arbeit in einem Büro erfahren. In der Zwischenzeit arbeiten wir weiterhin remote und bewältigen die meisten Schwierigkeiten recht erfolgreich.
