Wahrscheinlich sind die meisten Probleme in Ihrem Leben und Ihrer Arbeit auf mangelnde Inaktivität zurückzuführen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Inaktivität funktioniert und warum Sie mehr davon benötigen.
Stellen Sie sich vor, Sie, ein Produktivitätsfan, erhalten eines Tages Zugang zu einer Zeitmaschine und beschließen, einige Jahrzehnte zurück in das Büro eines Ihrer alten Geschäftshelden zu ziehen. Nennen wir ihn Tony.
Sie haben sich als Hausmeister verkleidet und geglaubt, dass ein paar Tage Beobachtung ausreichen würden, um das Geheimnis der unglaublichen Produktivität und nüchternen Entscheidungsfindung dieses CEO aufzudecken. Sie möchten die Gewohnheiten und Praktiken kennenlernen, die es ihm ermöglicht haben, seine gesamte Branche für immer zu verändern.
Sobald Sie im Büro sind (natürlich mit Zigarettenrauch gefüllt), sind Sie ein wenig überrascht, dass es überhaupt nicht wie ein menschlicher Ameisenhaufen aussieht. Tatsächlich tun die Menschen um Sie herum praktisch nichts. In der Nähe des Büros Ihres Helden ruht seine Sekretärin an ihrem Schreibtisch. Nennen wir sie Gloria. Es sieht so aus, als wäre sie überhaupt nicht beschäftigt. Eine halbe Stunde lang beobachten Sie, wie sie liest, ihren Schreibtisch aufräumt und mit den vorbeikommenden Sekretärinnen plaudert. Sie sehen auch nicht beschäftigt aus. Verwirrt darüber, dass Tony sein Geld für Slipper verschwendet, beschließen Sie, noch ein paar Stunden zu bleiben.
Wenn Sie etwas länger schauen, stellen Sie fest, dass der erste Eindruck völlig falsch war. Gloria macht die meiste Zeit nichts. Sobald jedoch eine Anfrage, Bestellung oder Benachrichtigung von Tony eingeht, macht sie sich sofort an die Arbeit. Innerhalb weniger Minuten beantwortet sie einen Anruf, sendet einen Brief, ändert die Besprechungszeit im Zeitplan oder findet das erforderliche Dokument. Jedes Mal, wenn er ein Problem hat, löst sie es sofort. Weder Tony noch Gloria erstellen Aufgabenlisten, senden Tickets oder warten auf E-Mails.
Dies hält Tonys Arbeitstag reibungslos und effizient. Jede Minute seiner Zeit wird für den wichtigsten Teil seiner Arbeit aufgewendet - Entscheidungen treffen und nicht für triviale Unannehmlichkeiten wie das Schlangestehen bei der Post.
Die Zeit, in der Gloria nicht beschäftigt ist, wird nicht verschwendet. Dies ist Leerlaufzeit: ein Überschuss an Ressourcen, der Reaktionsfähigkeit und Flexibilität ermöglicht. Leerlaufzeiten sind wichtig, da Gloria dadurch nie eine To-Do-Liste hat. Sie kann jede beginnende Aufgabe sofort beginnen. Glorias Ziel ist es sicherzustellen, dass Tony das Beschäftigungsniveau hat, das er braucht, um nicht so beschäftigt wie möglich zu sein.
Wenn Sie sich jemals gestresst, überfordert, statisch gefühlt haben, wenn Sie sich ändern möchten, oder irritiert sind, dass Sie nicht auf neue Möglichkeiten reagieren können, dann braucht Ihr Leben mehr Untätigkeit.
In dem Buch " Slack: Die Vergangenheit von Burnout, viel Arbeit und der Mythos der totalen Effizienz von„Tom DeMarco sagt, dass die meisten Menschen und Organisationen den Wert von Untätigkeit nicht verstehen. Obwohl es ungefähr zwanzig Jahre her ist, dass dieses Buch veröffentlicht wurde, ist seine Kernbotschaft zeitlos.
Ihr Feind ist das Streben nach maximaler Effizienz
„Sie sind effektiv, wenn Sie etwas mit minimalen Kosten tun. Sie sind produktiv, wenn Sie etwas richtig machen. "
Viele Organisationen sind von Effizienz besessen. Sie wollen sicherstellen, dass jede Ressource mit maximaler Effizienz genutzt wird und dass jeder Mitarbeiter jede Minute mit etwas beschäftigt ist. Sie stellen Spezialisten ein, um die kleinsten Hinweise auf eine Verschwendung von Ressourcen zu erkennen.
Viele Menschen sind auch besessen von der Illusion absoluter Effizienz. Wir planen jede Minute des Tages, sind stolz darauf, keine Pausen einzulegen, und schelten uns für die kürzesten Momente der Ablenkung. Wir betrachten Schlaf, Krankheit und Burnout als inakzeptable Schwächen und vergöttern diejenigen, von denen wir glauben, dass sie ihnen niemals ausgesetzt sind. Diese Sichtweise lässt jedoch nicht zu, dass Produktivität und Effizienz nicht dasselbe sind.
Absolute Effizienz ist ein Mythos.Zurück zu Gloria und Tony. Stellen Sie sich vor, Tony beschließt, ihr mehr Arbeit zu geben, damit sie alle acht Stunden ihrer Schicht arbeiten kann. Wird es produktiver sein? Ich glaube nicht. Die Zeit der Inaktivität ermöglicht es ihr, sofort auf seine Anfragen zu reagieren und so ihre Arbeit produktiv zu erledigen. Wenn Gloria beschäftigt ist, muss Tony warten, was die Arbeit, die er gerade macht, im Leerlauf lässt. Infolgedessen sind beide weniger produktiv.
Jedes Mal, wenn wir Untätigkeit beseitigen, kommt es zu einer Anhäufung von Fällen. DeMarco schreibt: " Aus praktischer Sicht ist es unmöglich, eine 100% ige Beschäftigung aller Mitarbeiter in einer Organisation aufrechtzuerhalten, ohne eine Art Pufferung am Schreibtisch jedes Mitarbeiters bereitzustellen. Dies bedeutet, dass er einen Posteingang hat, in dem sich Fälle ansammeln."
Viele von uns erwarten, dass es keine Inaktivität bei der Arbeit geben sollte, weil wir sie negativ wahrnehmen. In einer Welt von obsessiver Effizienz wird Inaktivität oft als Faulheit oder mangelnde Initiative empfunden. Wir wissen jedoch, dass wir ohne Zeit der Inaktivität nicht sofort neue Aufgaben übernehmen können. Wenn jemand darauf besteht, dass dies getan wird, müssen wir den vorherigen Job beenden. Auf die eine oder andere Weise muss etwas verschoben werden. Eine Erhöhung der Beschäftigung kann durchaus nutzlos sein:
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DeMarco definiert Untätigkeit als „den Freiheitsgrad, der erforderlich ist, um Änderungen vorzunehmen. Untätigkeit ist der natürliche Feind der Effizienz, und Effizienz ist der natürliche Feind der Untätigkeit . " An anderer Stelle im Buch schreibt er: "Untätigkeit steht für Arbeitsproduktivität, die für langfristige Nachhaltigkeit geopfert wird . "
Um das Konzept zu veranschaulichen, bittet DeMarco den Leser, sich ein "Tag" -Spiel mit fünfzehn nummerierten Plättchen in einer Box und einem leeren Feld vorzustellen, mit dem Sie jeweils ein Plättchen verschieben können. Ziel des Spiels ist es, die Kacheln in numerischer Reihenfolge zu platzieren. Dieser leere Raum ist analog zur Untätigkeit. Wenn Sie es entfernen, wird das Spiel aber effizienter „Etwas anderes wird verschwinden. Ohne leeren Raum verschwindet die Fähigkeit, Kacheln zu bewegen. Die Anordnung der Kacheln ist an sich optimal, aber wenn die Zeit zeigt, dass dies nicht der Fall ist, können Sie sie in keiner Weise ändern . "
Wenn wir wenig Spielraum haben, können wir auf sich ändernde Bedingungen reagieren, experimentieren und Dinge tun, die möglicherweise nicht funktionieren.
Müßiggang besteht aus redundanten Ressourcen. Es kann Zeit, Geld, Menschen bei der Arbeit und sogar Vorhersagen sein. Untätigkeit ist wichtig, weil sie es uns ermöglicht, nicht in unserem gegenwärtigen Zustand gefangen zu bleiben, ohne aufgrund mangelnder Ressourcen reagieren oder uns anpassen zu können.
Mangel an Untätigkeit tut weh. Ein Mangel belastet unseren Geist und verschwendet Energie, die zur besseren Lösung des aktuellen Problems hätte verwendet werden können. Es verstärkt die Auswirkungen von Fehlern und unbeabsichtigten Folgen.
Zu lange Inaktivität stört, verschwendet Ressourcen und langweilt die Menschen. Im Allgemeinen ist das Problem der mangelnden Untätigkeit jedoch weitaus häufiger als das Problem des Übermaßes. Wenn Sie bei der Planung eines Projekts zu viel Zeit für Inaktivität aufwenden und das Projekt früher als geplant endet, sitzen Sie in der Freizeit kaum noch in der Hose. Sie können sich entscheiden, ein früheres Projekt wiederherzustellen, das mehr Aufwand als erwartet erfordert, oder an Projekten zu arbeiten, die derzeit angehalten sind. Vielleicht analysieren Sie, warum das Projekt so erfolgreich war, und ziehen Schlussfolgerungen für die Zukunft. Oder vielleicht ist Leerlauf Ihre Belohnung für qualitativ hochwertige Arbeit! Du verdienst eine Pause.
Untätigkeit ermöglicht es uns auch, mit den unvermeidlichen Schlägen und Überraschungen im Leben umzugehen. Wenn jede Stunde nach unserem Zeitplan geplant ist, können wir nicht langsamer werden, um uns von einer Erkältung zu erholen, uns durch das Erlernen einer neuen Fähigkeit ein wenig ablenken zu lassen oder ein paar Stunden mit technischen Schwierigkeiten zu verbringen.
Im Allgemeinen benötigen Sie mehr Inaktivität als erwartet. Wenn Sie nicht viel Erfahrung haben, sind Ihre Schätzungen zur Dauer oder Komplexität von Aufgaben immer zu niedrig. Die meisten von uns betrachten die Best-Case-Szenarien als die wahrscheinlichsten, die sich unweigerlich erfüllen werden, aber dies ist selten der Fall.
Sie müssen auch sorgfältig überwachen, wie schnell Sie die Ressource der Inaktivität verbrauchen, um sie rechtzeitig wieder aufzufüllen. Sie können beispielsweise Ihren Kalender einmal pro Woche überprüfen, um sicherzustellen, dass für jeden Tag noch leere Felder vorhanden sind und dass Termine Ihre Leerlaufzeit nicht beanspruchen. Denken Sie über die für Sie wichtigsten Arten von Untätigkeit nach und überwachen Sie sie regelmäßig. Wenn Sie feststellen, dass die inaktive Ressource zur Neige geht, ergreifen Sie Maßnahmen.
Von Zeit zu Zeit müssen Sie möglicherweise die Untätigkeit deaktivieren, um die Einschränkungen nutzen zu können. Mangelnde Inaktivität für kurze Zeit oder in einem bestimmten Bereich kann Sie dazu zwingen, einfallsreicher zu sein. Wenn Sie Probleme haben, eine geniale Lösung zu finden, versuchen Sie, Untätigkeit absichtlich zu reduzieren. Nehmen Sie sich beispielsweise fünf Minuten Zeit, um Ideen zu entwickeln, oder fragen Sie sich, was passiert, wenn Ihr Budget um 90% sinkt.
Meistens ist es jedoch sehr wichtig, sich um Ihre Untätigkeit zu kümmern. Es ist am besten, immer zu versuchen, es zu benutzen, sonst versuchen andere Leute, es zu stehlen. Setzen Sie klare Grenzen für Ihre Arbeit und verfolgen Sie Aufgaben, deren Volumen zunehmen kann.
Untätigkeit und Veränderung
In der Vergangenheit kamen Menschen und Organisationen manchmal zumindest für eine Weile mit wenig oder gar keiner Untätigkeit aus. Wenn Untätigkeit heute immer mehr zum Überleben notwendig wird, versuchen wir zunehmend, sie aus Gründen der Effizienz loszuwerden. Um zu überleben, sind ständige Veränderungen und Transformationen erforderlich, für die " eine Ressource benötigt wird, deren Defizit jetzt größer ist als je zuvor. Diese Ressource, die der katalytische Bestandteil der Veränderung ist, ist Untätigkeit . " DeMarco schreibt:
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Nur wenn Sie zu 0% beschäftigt sind, können Sie einen Schritt zurücktreten und sich einen umfassenderen Überblick über Ihre Arbeit verschaffen. Untätigkeit ermöglicht es uns, vorauszudenken. Zu verstehen, ob wir auf dem richtigen Weg sind. Denken Sie über unbemerkte Probleme nach. Über Informationen nachdenken. Entscheiden Sie, ob wir die richtigen Kompromisse wählen. Machen Sie Dinge, die nicht skalierbar sind und möglicherweise lange Zeit nicht rentabel sind. Vermeiden Sie schlechte Geschäfte.
Untätigkeit und Produktivität
Die Ironie ist, dass wir auf lange Sicht mit Untätigkeit viel mehr erreichen. Wir sind produktiver, wenn wir nicht ständig danach streben, produktiv zu sein.
DeMarco sagt, dass der Arbeitsaufwand, den jede Person in einem Unternehmen leistet, niemals statisch ist: „Alles ändert sich jeden Tag. Dies führt zu einer neuen ungleichmäßigen Belastung, einige Menschen haben zusätzliche Arbeit (ihr Puffer erhöht sich), andere nehmen ab, weil jemand vor ihnen in der Kette ihren Teil der Arbeit langsamer erzeugt . " Mangel an Untätigkeit ist anstrengend. Früher oder später werden wir unweigerlich zusätzliche Ressourcen benötigen, die von irgendwoher entnommen werden müssen.
Wenn wir ruhig wahrnehmen, dass wir von Zeit zu Zeit mit 0% beschäftigt sind, bedeutet dies, dass wir darüber nachdenken, ob wir das tun, was wir brauchen. Dies ist genau das Gegenteil davon, wie wir uns der ersten Aufgabe stellen, die uns begegnet, sodass uns niemand verdächtigt, faul zu sein. Die Erwartung, dass „immer beschäftigt bedeutet, produktiv zu sein“ Druck erzeugt, wir müssen ständig beschäftigt aussehen und einen Puffer an Aufgaben haben. Wenn wir sehen, dass unser Puffer abnimmt und wir beschäftigt bleiben möchten, ist die einzig mögliche Lösung, langsamer zu arbeiten.
Versuche, Inaktivität zu beseitigen, führen zu längeren Arbeitszeiten. Es gibt nie Freizeit, weil Sie es immer füllen.
Amos Tversky hat einmal gesagt, dass das Geheimnis guter Forschung darin besteht, immer ein wenig ungenutzt zu sein; Wenn Sie keine Stunden inaktiv verbringen können, verschwenden Sie Jahre. Diese Stunden werden damit verbracht, herauszufinden, ob Sie in die richtige Richtung gehen.
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