Optimierung der Fernarbeit
Figma zog im März letzten Jahres an einen entfernten Standort und suchte wie viele andere Unternehmen nach Möglichkeiten, die Zusammenarbeit zu organisieren und Offline-Prozesse und Workflows online zu übertragen. Wie wir früher immer Figma als virtuelle Heimat für verschiedene Prozesse, von Brainstorming und Forschung zur TeambildungDann haben wir eine Hypothese über Möglichkeiten zur Veränderung der Umgebung entwickelt: Wenn wir Kollaborationsmuster entwickeln, organisieren und implementieren, die speziell für Remote-Arbeit erstellt wurden, steigt die Effizienz der Zusammenarbeit, und dies gilt nicht nur für das Design. Diese projizierte Steigerung der Effizienz der Zusammenarbeit würde bedeuten, dass Vorlagen die Remote-Arbeit erleichtern und möglicherweise einige der Schwachstellen lindern, über die sich unsere Benutzer (und wir selbst!) Beschwert haben.
Die Entwicklungsabteilung erstellte schnell eine "Vorlagenauswahl", mit der Benutzer neue Dateien aus leeren Voreinstellungen oder Vorlagen für verschiedene Remote-Arbeitsproben erstellen können. Wir haben ein Experiment für eine Teilmenge unserer Benutzerbasis durchgeführt und unserer Versuchsgruppe eine Vorlagenauswahl angeboten. Die Herausforderung bestand darin, herauszufinden, wie Teams diese Vorlagen verwenden würden (falls vorhanden), und ihre endgültigen Auswirkungen auf die Zusammenarbeit zu bewerten.
Die im Experiment verwendete Vorlagenauswahl
Unsere Entdeckungen
Wir haben festgestellt, dass Benutzer, die die Vorlagenauswahl erhalten haben, eine um 5% höhere Kollaborationsrate hatten. Es wird als Prozentsatz der Benutzer gemessen, die Änderungen oder Kommentare an der freigegebenen Datei vornehmen. Darüber hinaus haben wir festgestellt, dass Benutzer mit der Vorlagenauswahl neue Funktionen entdeckt haben - 10% mehr Benutzer haben Frame-Voreinstellungen entdeckt und 90% mehr Benutzer haben Figma-Community-Dateien in ihrem kreativen Prozess verwendet. Dies galt sowohl für Designer als auch für Nicht-Design-Kollegen. Zu den beliebtesten Dateien gehörten sowohl spezielle Designvorlagen (zum Organisieren von Remote-Design-Sprints) als auch allgemeinere, z. B. Whiteboarding- und Teambuilding-Vorlagen.
Obwohl das Experiment mit einem Teil unserer Benutzerbasis durchgeführt wurde, blieb es nicht unbemerkt. Wir haben positives Feedback zu sozialen Medien und Anfragen erhalten, Dokumentvorlagen für andere Anwendungsfälle zur Auswahl hinzuzufügen. Arbeitsteams haben diesen Inhalt nicht nur genutzt, sondern sich auch dafür bedankt. Das Hauptziel der Figma Community ist es , Benutzer zusammenzubringen, damit sie teilen, lernen und kommunizieren können. Es war das perfekte Beispiel dafür, wie wir Wege finden können, in einer Welt zusammenzuarbeiten, in der Telearbeit so wichtig geworden ist und wir uns gegenseitig auf die Arbeit verlassen.
Die wichtigste Entdeckung war jedoch, dass wir bereits wussten, dass die Zusammenarbeit weit über die Grenzen des Designs hinausgeht. Und je mehr Menschen in die Zusammenarbeit im Bereich Produktdesign und UX einsteigen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie die Qualität ihrer Zusammenarbeit auch in anderen Situationen verbessern.
Kooperationskarte
Angesichts der positiven Resonanz in der Community haben wir uns entschlossen, die Änderungen und Übereinstimmungsmuster zwischen Unternehmen und Regionen zu quantifizieren, insbesondere angesichts der Tatsache, dass sich mehr als 80% der Figma-Benutzer außerhalb der USA befinden. Die Welt bewegt sich in Richtung Fernarbeit, und wir sehen eine verstärkte Zusammenarbeit zwischen Ländern und Zeitzonen. Das Bild unten zeigt Einladungen und den Dateiaustausch zwischen Benutzern in verschiedenen Ländern. Jeder Link stellt einen Austausch dar und jedes Land ist nach dem Umfang der internationalen Zusammenarbeit gefärbt - je dunkler das Land, desto mehr Zusammenarbeit.
Mehr zu dem, was wir gefunden haben:
Zwischen Regionen
Im Jahr 2020 war Europa die Region mit dem aktivsten Wachstum in der internationalen Zusammenarbeit: Im Februar 2021 verdoppelte sich die Anzahl der Aktenbörsen gegenüber dem Vorjahresmonat. Weltweit stieg die Anzahl der Dateien, an denen im Februar 2021 in verschiedenen Zeitzonen gemeinsam gearbeitet wurde, im Vergleich zum Vorjahresmonat um das 3,5-fache (und bei allen Dateien im Allgemeinen um das 2,6-fache).
Zwischen Designern und ihren Kollegen
Innerhalb von Teams sehen wir einen Trend, dass sich mehr Nicht-Designer den Design-Arbeitsbereichen ihrer Teams anschließen und Teil des Designprozesses werden. In professionellen Teams und Organisationen stieg das Verhältnis von Designern zu Nicht-Designern von Februar 2020 bis Februar 2021, und für jeden Designer im Team gibt es 25% mehr Nicht-Designer. Angesichts des wachsenden Bedarfs an asynchroner Kommunikation teilen Designer ihre Dateien im Nur-Ansicht-Modus mit Kollegen, um Echtzeit-Feedback zu erhalten. Dieser Trend spiegelt sich sowohl in einer Zunahme der Anzahl von Dateien wider, die Designer mit ihren Nicht-Designer-Kollegen teilen (+ 140%), als auch in einer Zunahme des Verhältnisses von Redakteuren zu Zuschauern (+ 12%) im vergangenen Jahr.
Innerhalb des Designprozesses
Wir haben auch festgestellt, dass mehr Teams früher im Dateilebenszyklus mit der Zusammenarbeit in Figma begonnen haben. 90 Tage lang haben wir die Metrik „Zeit bis zur Zusammenarbeit“ gemessen, gemessen als die Anzahl der Tage, die zwischen dem Erstellungsdatum der Datei und dem ersten Öffnen der Datei durch einen anderen Mitarbeiter (nicht die Person, die die Datei erstellt hat) vergangen sind. Die durchschnittliche Zeit bis zur Zusammenarbeit verringerte sich von der Zeit vor der COVID-Pandemie um 11% bis zum zweiten Quartal des Jahres (als die meisten Unternehmen ihre Remote-Arbeit aufnahmen) und blieb bis Ende 2020 stabil.
Offline-Prozesse auf Online übertragen
Bei der Untersuchung der erhaltenen Daten (zusätzlich zu unserer Erfahrung mit Remote-Arbeit in Figma) stellten wir fest, dass Designer zunehmend Dateien mit ihren Kollegen aus verwandten Branchen teilen und dass diese Zusammenarbeit flexibler in die Strukturen von Organisationen und Teams eingeflossen ist. Wir haben Atlassian und Dropbox kontaktiert, um ihre Beobachtungen zu überprüfen und Statistiken zur Zusammenarbeit vor und nach der COVID zu vergleichen.
Zusammenarbeit zwischen Menschen verschiedener Berufe bei Atlassian
Anfang März 2020 begann Atlassian , Figma direkt nach der Schließung seiner Büros aufgrund der Pandemie aktiv zu nutzen. Der Designer Jake Miller erzählte uns, dass die Arbeit an einer Datei in Figma ihn stark an das Gefühl erinnerte, mit Kollegen in einem Büro zu arbeiten. „Wenn Sie beobachten, wie sich die Cursor bewegen, erhalten Sie ein Gefühl der Zusammenarbeit und nicht nur die Übergabe eines Werks“, sagt Jake. "Der Designprozess wird sozialisiert." Und diese Ebene der Zusammenarbeit geht über das Designteam hinaus, sie ist interdisziplinär. Durch die Verwendung von Figma-Dateien in Confluence wird „jeder Teil des Designprozesses“, sagt Jake. "Niemand bleibt vom Zyklus ausgeschlossen."
Vor allem ist die Möglichkeit, an derselben Datei zusammenzuarbeiten, weniger wie Remote-Arbeit als vielmehr wie Teamwork. „Wir haben nicht einmal bemerkt, was wir im Designprozess verloren haben. Dank dessen ist Remote-Arbeit wieder zu Teamwork geworden. "
Atlassian Team Collaboration Graph in Figma vor und nach COVID
Asynchron zuerst in Dropbox
Im Rahmen der Umstellung auf ein virtuelles Arbeitsmodell hat Dropbox die Erfahrung der Zusammenarbeit bei Besprechungen in einen dateibasierten Workflow integriert und sich für das asynchrone Standardmodell entschieden.
"Während Mitarbeiter dazu neigten, Arbeitsprobleme natürlich durch Videoanrufe zu lösen, führte dies zu Zoomermüdung, Kommunikationsüberlastung, ständigem Kontakt und Zeitmangel, um sich auf strategische und kreative Arbeit zu konzentrieren", sagte Alistair Simpson, Vice President of Design bei Dropbox.
Das Dropbox-Team-Kollaborationsdiagramm bei Figma vor und nach COVID
Anstatt sich auf Besprechungen zu verlassen, hat das Dropbox-Designteam den Großteil seiner Arbeit in kollaborative Dateien verlagert. Laut Alistair spart diese neue Arbeitsweise die wichtigsten Ressourcen des Teams: Zeit und Energie. „Bei asynchroner Arbeit sind Pausen zwischen Nachrichten und verbaler Kommunikation nicht nur akzeptabel, sondern auch vorzuziehen. Sie schaffen Raum für Verbesserungen und erhöhen den Wert der gemeinsamen Zeit “, sagt Alistair.
Das Team bemüht sich auch um einen möglichst offenen Austausch, der zur Demonstration der Arbeit für ein breiteres Publikum führt. „Anstatt ein großes Meeting abzuhalten, haben wir begonnen, die Ergebnisse der Designanalyse aufzuzeichnen und sie durch Notizen zu teilen, die die Mitarbeiter zum gewünschten Zeitpunkt überprüfen können“, sagt Alistair. „Praktiken wie diese ermöglichen es uns, gleiche Wettbewerbsbedingungen zu schaffen und flexiblere Designer zu werden.“
Im vergangenen Jahr haben viele Unternehmen ihre Arbeitsweise grundlegend geändert oder sogar ihr Geschäftsmodell grundlegend geändert. Obwohl Telearbeit in gewissem Maße definitiv eine Verbesserung war, hoffen wir, dass einige dieser Änderungen - offene Kommunikation, stärkere Einbeziehung der Mitarbeiter in Prozesse und Austausch zwischen verschiedenen Teams - danach bestehen bleiben.