Wie wurde das elektronische Dokumentenmanagement in der MVideo-Eldorado-Gruppe implementiert? Wie viele Mannstunden wurden verbracht und wie viel graues Haar hat das interne Team von Programmierern verloren, all diese "schrecklichen" Details unter dem Schnitt.
Wenn wir die Größe des Geschäfts der M.Video-Eldorado Group anzeigen möchten, erwähnen wir häufig die Anzahl der Geschäfte, Präsenzstädte oder Produktpositionen im Geschäft. Aber nur wenige Leute achten darauf, dass es neben diesen schönen Zahlen noch eine gibt. Wir haben über zweihundert Lieferanten. Wir müssen mit jedem von ihnen einen kontinuierlichen Austausch von Dokumenten durchführen. Sie begleiten jede Lieferung zu jedem Lager in ganz Russland. Der Fluss dieser Dokumente ist enorm. Jedes Unternehmen kann darin ertrinken, und es ist auch für uns nicht einfach.
Wie M.Video und Eldorado fast im Ozean des Papiers ertranken
Zunächst "bewegten" sich Papierdokumente zusammen mit den Waren in unserem Ökosystem. Die zentrale Buchhaltungsabteilung arbeitete mit ihnen zusammen, und die Buchhalter, die in jedem regionalen Vertriebszentrum arbeiten, waren mit der Papierverarbeitung beschäftigt.
Im Laufe der Zeit vertrauten die Steuerbehörden gescannten Kopien. Dies hat unsere Arbeit erheblich erleichtert: Jetzt konnten Dokumente elektronisch ausgetauscht werden - die Geschwindigkeit der Dokumentenverbreitung nahm zu. Das Problem blieb jedoch ungelöst. Der Bestand an Rechnungen, Spezifikationen, Rechnungen und Verträgen war immer noch riesig, und die Eingabe der Daten in das Buchhaltungssystem nahm viel Zeit in Anspruch. Es ist möglich, nicht darüber zu sprechen, wie sich die routinemäßige Belastung auf den Zustand des Personals auswirkt.
Es kann nicht gesagt werden, dass die damals unabhängigen Unternehmen nicht daran gedacht haben, auf elektronisches Dokumentenmanagement umzusteigen. In "Eldorado" begannen sie es zu beherrschen, in "M.Video" EDO wurde nur der Logistikdienst abgedeckt. Die Situation war eindeutig nicht die beste.
In jedem der Lager waren ständig Buchhaltungsmitarbeiter anwesend, um die Rechnungsstellung vor Ort durchzuführen. Selbst der Austausch gescannter Kopien ähnelte einer Brownschen Bewegung. Und im Buchhaltungssystem traten regelmäßig Fehler auf - „der menschliche Faktor“, nichts kann getan werden ... Und das Dokumentenvolumen nahm ständig zu - um 10% pro Jahr.
Die Situation mit dem Archiv war überhaupt nicht einfach. Wir haben die Speicherung von Dokumenten Outsourcing-Unternehmen anvertraut, die nicht in allen Regionen der Präsenz von M.Video-Eldorado tätig sind. Daher mussten Dokumente häufig als Teil von Waren transportiert oder per Post von Region zu Region verschickt werden. Dieser Prozess war nicht nur nicht billig, sondern es gingen auch regelmäßig Dokumente verloren, und die Mitarbeiter mussten sich um ihre Genesung kümmern.
Und als MVideo und Eldorado zu einer einzigen Unternehmensgruppe verschmolzen, wurde endlich klar: Es ist unmöglich, auf die elektronische Dokumentenverwaltung zu verzichten.
Welche Aufgaben sollten gelöst werden?
Die erste Aufgabe - das Problem mit dem Archiv von Papierdokumenten zu lösen - erwies sich als die einfachste. Wir haben berechnet, dass die Speicherdauer für das neueste Dokument in fünf Jahren abläuft, wenn wir sie vollständig aufgeben. Die Notwendigkeit, ein solches Archiv zu organisieren, wird daher von selbst aussterben. Für neu erstellte digitale Dokumente ist kein umfangreicher physischer Speicher erforderlich - ein einfaches zentrales Speichersystem reicht aus. Die beiden anderen Aufgaben waren jedoch viel schwieriger.
Die erste der beiden Hauptaufgaben besteht darin, den Papierkram zu minimieren. Dies musste erreicht werden, um Geld bei der Erstellung zu sparen und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter neu zu verteilen.
Gleichzeitig musste ein weiteres Problem gelöst werden - die Integration des EDM-Systems in das Rechnungswesen der Unternehmensgruppe. Nach Erhalt eines elektronischen Dokuments musste das ERP die erforderlichen Prüfungen automatisch durchführen und in der Buchhaltung berücksichtigen. Es blieb nur noch, einen Lieferanten zu finden und eine Lösung zu wählen.
Warum wir uns für TerraLink xDE entschieden haben
Es wurde eine Ausschreibung zur Auswahl einer Lösung angekündigt. Es stellte sich als sehr repräsentativ heraus, dass Anträge von allen Hauptakteuren auf dem Dienstleistungsmarkt im Bereich EDM eingereicht wurden. Das Mandat wurde von einer Arbeitsgruppe von fünfzehn Spezialisten erstellt. Es umfasst Geschäftskunden, Spezialisten auf dem Gebiet der Infrastruktur und Informationssicherheit.
Die Hauptanforderungen für das System waren erfolgreiche Erfahrung im großen Einzelhandel, offene API, einfache Integration in Buchhaltungssysteme und Multi-Operator.
Für die Summe seiner Qualitäten wurde TerraLink xDE ausgewählt - eine einzige Unternehmensplattform für die Organisation des externen und internen elektronischen Dokumentenmanagements.
Es lässt sich sofort in SAP ERP integrieren, das in der MVideo-Eldorado-Gruppe verwendet wird, und ermöglicht Ihnen den Austausch von Dokumenten ohne Roaming mit Gegenparteien, die mit verschiedenen EDI-Betreibern verbunden sind.
Wir haben „Konnektoren“ für die Betreiber der „Big Four“ (Taxcom, Diadoc, Tensor und SPHERE Courier) eingerichtet, um sicherzustellen, dass fast 90% der Dokumente über EDF verarbeitet werden. Die Auftragnehmer von TerraLink haben sogar dafür gesorgt, dass alle Mitarbeiter der Unternehmensgruppe, die mit dem System arbeiten, elektronische digitale Signaturschlüssel erhalten.
Menschlicher Faktor
Es ist bekannt, dass jede Implementierung eines Informationssystems vom Personal mehrdeutig aufgenommen wird. Zunächst wurde der Übergang zu EDM mit Feindseligkeit in unserer Holding akzeptiert. Viele Buchhalter waren der Meinung, dass die Automatisierung der zuvor durchgeführten Routineoperationen ihre Arbeit übernehmen würde.
Es ist kein Zufall, dass wir uns bemüht haben, das EDM-System in SAP ERP zu integrieren. Neben der Automatisierung der Datenüberprüfung und der Buchung von Dokumenten war es uns wichtig, die Arbeit mit elektronischen Dokumenten und Buchhaltungstransaktionen in einer einzigen Oberfläche zu ermöglichen. Und diese Funktionalität ist zu einem der größten Argumente für TerraLink xDE geworden.
Ich musste versuchen, mit jedem Mitarbeiter zu sprechen: um zu erzählen, warum und warum EDF implementiert wird, welchen realen Zielen das Projekt gegenübersteht, wie wir die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter neu verteilen und welche neuen Verantwortlichkeiten es geben wird. Wir haben sogar einen speziellen Videokurs vorbereitet, in dem die Rolle von EDM erklärt und die Arbeit im System vermittelt wurde.
In dieser Phase war es für alle Mitarbeiter wichtig zu erklären, dass die Automatisierung von Prozessen sie nicht ersetzt, sondern ihre üblichen und oft routinemäßigen Aufgaben vereinfacht. Wenn Sie beispielsweise eine Reihe von automatischen Vorgängen in Bezug auf gewerbliche Einkäufe ausführen, wird die Arbeitszeit für ein Dokument von einigen Minuten (und manchmal zehn) auf 5 bis 7 Sekunden reduziert:
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Dann kam es im Frühjahr 2020 zu einer Sperrung. Er hat uns unerwartete Hilfe gegeben. Wir haben wie alle Unternehmen in Russland auf Telearbeit umgestellt. Zuvor arbeitete unsere Buchhaltungsabteilung nur teilweise in diesem Modus, und dann stellten plötzlich alle Mitarbeiter fest, dass es möglich war, von zu Hause aus vollständig mit Dokumenten zu arbeiten, weiterhin ein volles Gehalt zu erhalten und sich in Zukunft sicher zu fühlen.
Fast ein Jahr lang hat die Buchhaltung aus der Ferne gearbeitet. Während dieser Zeit wurde aufgrund der Einführung von EDM keine einzige Person entlassen, und keiner der Buchhalter hatte seine Gehälter oder Verantwortlichkeiten reduziert. Anstelle von Routineoperationen lösen sie jetzt Probleme auf höherer Ebene.
Bei den Gegenparteien war es viel einfacher. In den Jahren 2019-20 wechselten drei Viertel unserer Lieferanten zum Austausch von Dokumenten mit uns in EDF. Tatsache ist, dass die größten von ihnen bereits die elektronische Dokumentenverwaltung verwendet haben und es für sie noch bequemer war, bei der Arbeit mit uns darauf umzusteigen.
Die Kollegen haben sogar Mitglieder unserer Projektarbeitsgruppe zu sich nach Hause eingeladen, um ihre eigenen Erfahrungen auszutauschen. Andere Anbieter unterstützten die Idee ebenfalls. Viele dieser Unternehmen haben bereits darüber nachgedacht, selbst auf EDI umzusteigen, und unser Projekt wurde zu einer Ausrede für sie, diesen Prozess zu starten.
Von groß nach klein
Die ersten territorialen Strukturen, mit denen wir mit der Implementierung von EDM begonnen haben, waren zentrale Distributionslager in der Nähe von Moskau.
Zusammen mit Partnern von TerraLink besuchten wir jeden von ihnen, führten Mitarbeiterschulungen durch und führten Testsitzungen zur Verwendung des Systems durch. An diesen Standorten konnten wir die schwierigsten Momente der Implementierung identifizieren und Inkonsistenzen und Inkonsistenzen ermitteln.
Als wir in regionale Lager umzogen, wurden die Implementierungsarbeiten dank der Erfahrungen an Distributionszentren viel einfacher und schneller. Wenn von der Auswahl der Lösung bis zur Einführung von EDM im Zentrum neun Monate vergangen sind, dauerte die Verbindung zum regionalen System nur fünf Monate. Wir haben all diese Arbeiten mit Hilfe von zwei Projektteams durchgeführt - unserem und dem Unternehmen TerraLink. Jeder von ihnen umfasste 10-15 Entwickler und Analysten.
Jetzt bietet das System sowohl formalisierte (UPD, UKD) als auch nicht formalisierte Dokumente (Vereinbarungen, Zahlungsrechnungen, TORG-2-Diskrepanzerklärungen, Abstimmungserklärungen usw.).
Wie wir unseren eigenen Fehler behoben haben
Zu Beginn der Projektarbeit versuchten sowohl unsere Spezialisten als auch die Vertreter des Kunden, die Präferenzen aller interessierten Abteilungen zu berücksichtigen. Deshalb haben wir parallel mit ihren Führern kommuniziert. Dies wurde jedoch zum Grund für einen schwerwiegenden Fehler, dessen Überwindung Zeit und Mühe kostete.
Tatsache ist, dass wir damit begonnen haben, den Zielgeschäftsprozess für jede Abteilung separat zu gestalten. Infolgedessen haben wir die Arbeit an dem Projekt verwirrt, und die Lösung, die für die gesamte Unternehmensgruppe gleich sein sollte, begann sich in separate Teile aufzulösen, die sich jeweils auf die Aufgaben nur einer Abteilung konzentrierten.
Eine solche Parade der Souveränitäten musste gestoppt werden. Geschäftskunden aus allen Abteilungen wurden zur Arbeitsgruppe eingeladen, und gemeinsam fanden wir alle eine Kompromisslösung, die für alle geeignet war.
Wie wir unseren eigenen Fehler behoben haben
Heute wurden 80% der kommerziellen Einkäufe der M.Video-Eldorado-Gruppe auf die elektronische Dokumentenverwaltung übertragen. Jeden Monat werden 40.000 primäre Buchhaltungsdokumente in EDM eingegeben. Diese Zahl ist sowohl für unsere Geschäftspartner als auch für die Mitarbeiter der Abteilungen, die noch nicht mit dem EDI-System verbunden sind, beeindruckend.
Sie erkannten die Vorteile der Umstellung auf EDI und müssen nicht mehr von der Notwendigkeit eines solchen Schritts überzeugt sein. Im Gegenteil, sie schlagen bereits jetzt Ideen im Zusammenhang mit der Einführung elektronischer Büroarbeit vor, und wir werden einige davon eindeutig verwenden, wenn wir den nichtkommerziellen Dokumentenfluss in elektronische Form umwandeln.
Die Entscheidung, gleichzeitig mit dem Einsatz von EDM die Automatisierung der Dokumentenbuchung durchzuführen, hat uns sehr geholfen. Im kommerziellen Teil werden heute 85% der Primärdokumente ohne menschliche Beteiligung aufgezeichnet. Dies spart Zeit und Geld, hilft, Fehler zu vermeiden und beschleunigt die Entscheidungsfindung.
In naher Zukunft planen wir die Digitalisierung nichtkommerzieller Einkäufe. Parallel zur Einführung von EDM planen wir, die Basis von Aktienlisten und Referenzinformationen zu optimieren, ein Unternehmenszertifizierungszentrum einzurichten und in Source to Pay zu integrieren.
Auf dem Markt erscheinen immer mehr Experimente zur Kennzeichnung verschiedener Produktgruppen. Wir überwachen dies und planen, aktiv mit der Rückverfolgbarkeit zu arbeiten.
In diesem Stadium Wir brauchen wirklich talentierte Programmierer . Wenn Sie so sind, kommen Sie , es wird interessant sein.