- die aufgetretenen Probleme und wie sie gelöst wurden;
- technische Ausrüstung (die das Home Office mitgenommen hat);
- interne und externe Kommunikation von Teams.
Denis, Firmware-Teamleiter, sagt
Probleme
Schon vor der Pandemie hatten Bright Box-Mitarbeiter die Möglichkeit, zwei Tage die Woche von zu Hause aus zu arbeiten, normalerweise dienstags und donnerstags. Als das Haus zu einem Büro wurde, begannen zunächst psychische Schwierigkeiten - viele fanden es schwierig, den Arbeitskontext zu Hause wiederherzustellen. Familienbeziehungen, Gewohnheiten, Informationshintergrund störten.
Zunächst standen wir im Team vor dem Problem eines abgestürzten Regimes, das sich in extremer Form in Schlaflosigkeit verwandelte. Die Frage erforderte die Einführung eines Tagesablaufs - wir haben den Beginn der Arbeit, die Unterbrechungen und das Ende genau festgelegt. Darüber hinaus traf das Team eine Entscheidung über die Notwendigkeit, die Arbeits- und Nichtarbeitsräume zu trennen. Jemand stellte einen Schreibtisch zusammen, jemand rüstete ein Zimmer aus, jemand einen Balkon. Personal- und Büroleiter kümmerten sich um alles und versorgten die Mitarbeiter mit Komfort - Hocker, Tischlampen, Bürostühle. Alles, damit die Arbeit mit einem bestimmten Raum verbunden war, bedeutete, dass der Beginn des Fokus auf Aufgaben begann, und der Ausgang bedeutete Entspannung oder den Wechsel zur Hausarbeit.
Positiv zu vermerken ist, dass das Fehlen von Bürolärm die Geschwindigkeit erhöht, mit der Aufgaben erledigt werden. Und trotz der Tatsache, dass zusätzliche Besprechungen und die Organisation neuer Informationsflüsse diesen Hintergrund teilweise wiederherstellten, hat sich die Produktivität der Mitarbeiter im Vergleich zum Büro erhöht.
Die Synergien zwischen den Teammitgliedern haben bei der Umstellung auf Telearbeit am meisten gelitten. Es ist entscheidend, komplexe Aufgaben effizienter zu erledigen und bessere Lösungen zu finden.
Technisches Equipment
Die Programmierer nahmen die funktionierenden Telematikgeräte von drei Versionen unseres Produkts mit, um Remote-Support durchzuführen und neue Funktionen zu entwickeln. Ein ungefährer Satz von Geräten für jedes war wie folgt: 9 Telematikgeräte der letzten drei Versionen, 4 Programmierer, ein Kabelbaum zum Anschließen eines Emulators, Sender mit Kabelbäumen, CAN-Hacker, ein Labornetzteil, 3 Fahrtenschreiber, ein USB-Port-Expander.
Kommunikation
Die Besonderheit der Arbeit unseres Teams besteht darin, dass wir an Autos forschen und dass es wichtig ist, dass wir physisch in der Nähe des Büros präsent sind oder die Möglichkeit haben, auf dem Gebiet des Kunden zu arbeiten. Code schreiben und debuggen, Funktionstests werden auch an echten Autos durchgeführt.
Aufgrund der Pandemie haben wir unseren Fokus jedoch auf Fernforschung verlagert. Ein kompetenter Mitarbeiter wird in lokalen Büros oder auf Kundenseite eingesetzt. Mit der Fernunterstützung unseres Ingenieurs führt er Forschungsarbeiten durch, sammelt und überträgt Informationen zur Analyse und führt minimale Tests durch. Auf dieser Grundlage bietet das Team eine Lösung. Dieser Ansatz ist mit Einschränkungen behaftet, aber in der aktuellen Situation können Sie einen Teil der geplanten Arbeit ohne Umzug und Geschäftsreisen fortsetzen. Teilweise führen Mitarbeiter Arbeiten an ihren eigenen Fahrzeugen oder den Fahrzeugen von Kollegen durch.
Von Pavel, Leiter des technischen Supportteams in Russland
Probleme
Die Schwierigkeit, in einem Team remote zu arbeiten, trat hauptsächlich bei Mitarbeitern mit Kindern auf. Abhängig von ihrem Alter verstehen Kinder möglicherweise nicht, dass die Eltern den ganzen Tag arbeiten müssen und nicht mit ihnen spielen können.
Darüber hinaus fehlt die physische Präsenz des Teams noch immer sehr. Aber wir versuchen auch, dieses Problem zu lösen. Um den Teamgeist und das Bewusstsein der Mitarbeiter zu fördern, veranstaltet das HR-Team wöchentlich eine Reihe von Veranstaltungen.
Technische Ausstattung Wir
mussten für unsere Arbeit nichts Neues erfinden. Wir verwenden jeden Tag alle Tools, auch außerhalb der Selbstisolation: VoIP-Telefonie, ein System zur Verfolgung von Vorfällen, interne Dienste für die Arbeit mit Geräten usw.
Kommunikation
Unsere Kunden werden in zwei Typen unterteilt. Kundendienstkunden, die Geräte für ihre Autos und Carsharing-Betreiber gekauft haben. Letztere bieten wir nur mit Informationsunterstützung an. After-Sales-Kunden helfen ihnen wie immer aus der Ferne. Die Spezialisten für technischen Support haben einen Schichtarbeitsplan. Früher war es so, dass sie Kunden von zu Hause aus halfen, wenn die Schicht am Samstag oder Sonntag fiel. Clients rufen die erste Support-Zeile an, mit deren Hilfe wir Anforderungen an das Incident-System initiieren oder in die E-Mail schreiben können, die automatisch dieselben Anforderungen startet. Als nächstes kommt die Unterstützung per Telefon oder Post.
Von Ivan, Leiter des Produktentwicklungsteams:
Probleme
Für uns war der Übergang zur Fernarbeit unmerklich, da unser Team zuvor in einem ähnlichen Format gearbeitet hatte. Wir haben immer die Gelegenheit genutzt, dienstags und donnerstags von zu Hause aus zu arbeiten. Deshalb haben wir vor langer Zeit ein Fernkommunikationssystem eingerichtet, das die persönlichen Kontakte im Büro vollständig ersetzt. Mit dem Aufkommen der Fernarbeit löste unser Team die aufgetretenen Probleme - alle Mitarbeiter sind während der Arbeitszeit per Post, Telefon und Instant Messenger verfügbar, und Sie müssen sie nicht in den Seitenstraßen des Büros suchen.
Zu Beginn des Übergangs waren alle besorgt über die Unsicherheit. Viele waren bereit, in einer anderen Stadt / einem anderen Land zu arbeiten, trauten sich aber nicht, da sie möglicherweise nächsten Monat ins Büro zurückkehren mussten. Jetzt ist diese Frage verschwunden. Wir werden erst Ende März 2021 in die Büros zurückkehren, oder wir werden vollständig auf ein Remote-Format umsteigen.
Technisches Equipment
Seit der Gründung des Unternehmens sind die Tools und technischen Lösungen, die wir in unserer Arbeit verwenden, auf maximale Mobilität der Mitarbeiter ausgelegt. Jeder hat einen Laptop, einige sogar zwei, so dass es keine Probleme mit dem Zugang gibt und die Arbeit reibungslos verläuft. Wenn jemand seine Arbeitsausrüstung an einem entfernten Ort kaputt macht, kann unsere IT-Abteilung dringend einen Laptop zum Ersatz schicken. Jeder hat den erforderlichen Zugriff auf technische Websites für Büros oder Clouds.
Kommunikation
Unser Team arbeitet so autark wie möglich, sodass die Interaktion mit anderen Teams minimiert wird und bei Remote-Arbeiten die Leistung unserer Aufgaben nicht entscheidend ist. Im Gegenteil, es eröffnete uns neue Möglichkeiten. Sie können beispielsweise lange Zeit an einen Berghang oder ans Meer gehen, aus der Ferne weiterarbeiten und die Immunität erhöhen.
Von Sergey, Leiter Project Management Office
Problems
Der Übergang zur Fernarbeit war ziemlich einfach und reibungslos. Die Überstellung in die Quarantäne wurde zunächst als Hinweis auf Maßnahmen wahrgenommen. Und um ehrlich zu sein, haben sie sich vor allem immer mehr Gedanken über die Kontinuität der Implementierung von Geschäftsprozessen und die Aufrechterhaltung aller Projektaktivitäten gemacht. Sobald wir davon überzeugt waren, dass alle Prozesse weiterhin auf dem richtigen Niveau ausgeführt werden, haben wir begonnen, die Kommunikation zu optimieren, „alltägliche“ Probleme zu lösen und den Zustand der Remote-Mitarbeiter zu überwachen. In dieser Phase war es wichtig, Feedback von Mitarbeitern zu erhalten und schnell zu reagieren. Das Unternehmen unterstützte die Mitarbeiter aktiv bei der Schaffung eines komfortablen Arbeitsumfelds zu Hause. Es hat sich als bewährte Methode erwiesen, Fragen im Zusammenhang mit Fernarbeit bei persönlichen Online-Besprechungen mit Mitarbeitern sowie bei Besprechungen im Rahmen regelmäßiger jährlicher und vorläufiger Bewertungen zu erörtern.Die Hauptschwierigkeiten lagen nicht in der Ebene der technischen Fähigkeit, ihre Aufgaben aus der Ferne zu erfüllen, sondern im Bereich der Organisation des Raums für Fernarbeit und der Integration des Arbeitslebens in das Privatleben.
Technische Ausrüstung
In den frühen Tagen der Quarantäne lösten alle ihre alltäglichen Probleme und versuchten, einen Arbeitsplatz zu Hause auszurüsten. Das Unternehmen bot die Möglichkeit, die Lieferung aller erforderlichen Geräte und Büromöbel beim Büro zu bestellen. Jemand musste seinen Heimrouter gegen einen leistungsstärkeren austauschen, und jemand musste eine zusätzliche Antenne kaufen und den Mobilfunktarif ändern, um einen zuverlässigen Kommunikationskanal in einem Landhaus oder auf dem Land bereitzustellen. Alle anderen für die Arbeit erforderlichen Ressourcen waren bereits im Internet verfügbar.
Kommunikation
Die Arbeit mit Remote-Mitarbeitern ist für uns nicht neu. Es ist keine Neuheit für uns, aber die gleichzeitige Versetzung aller Mitarbeiter in diese Arbeitsweise verursachte einige Schwierigkeiten. Wenn Sie ein Remote-Team verwalten, müssen Sie viel mehr Zeit für die Teamkommunikation und Einzelgespräche aufwenden. Es überrascht nicht, dass zunächst alle verfügbaren Zeitnischen für Anrufe und Online-Besprechungen 2-3 Wochen im Voraus vollständig belegt waren. Zusätzliche Aktivitäten wurden mit Mitarbeitern durchgeführt, die Mikromanagement und häufigere Überwachung benötigten, um die Regeln für Fernarbeit, die Art der Verfügbarkeit und die Reaktionszeit auf Anfragen von Kollegen zu erörtern.
Darüber hinaus haben wir während der Quarantänezeit mehrere neue Verträge unterzeichnet, auch mit bestehenden Kunden. Eines davon ist ein ziemlich großes Projekt mit unserem Partner in den VAE, an dem viele Ingenieure aus Moskau beteiligt waren. Das Projekt wurde von einem Mitarbeiter des ungarischen Büros geleitet, und der Berater war ein Mitarbeiter des Büros in Dubai. Im Rahmen des Projekts mussten wir die Arbeit der Mitarbeiter im Büro organisieren, da wir Zugang zum untersuchten Fahrzeug und zur spezifischen Ausrüstung benötigten und eine Geschäftsreise nach Dubai mit der Muttergesellschaft koordinierten. Die Organisation der Reise stellte sich als Aufgabe heraus, da es trotz der offiziellen Aussagen der Behörden über die Eröffnung der Flugkommunikation mit den VAE zunächst einfach unmöglich war, ein Flugticket zu kaufen. Natürlich endete alles erfolgreich, der Mitarbeiter bestand alle notwendigen medizinischen Tests,hat alle formellen Verfahren des Landes des Absenders und des Bestimmungslandes abgeschlossen und alle Aufgaben erfolgreich abgeschlossen. Unter normalen Umständen ist die Organisation einer Geschäftsreise in unserem Unternehmen ein etablierter Geschäftsprozess, der Ihre Beteiligung absolut nicht erfordert. Diesmal verfolgte das gesamte Team jedoch genau die Organisation der Geschäftsreise und die Bewegungen des Kollegen, da die Reise für den Abschluss einer großen Phase des Projekts entscheidend war.denn die Reise war entscheidend für den Abschluss einer großen Phase des Projekts.denn die Reise war entscheidend für den Abschluss einer großen Phase des Projekts.
Bright Box ist seit 2017 Teil der internationalen Versicherungsgruppe Zürich, die sich auf die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter aller Unternehmen konzentriert, aus denen sich ihre Struktur zusammensetzt. Daher haben wir es nicht eilig, unsere Büros zu eröffnen, wir schicken keine Mitarbeiter auf Geschäftsreisen, wir entschädigen Mitarbeiter für die Kosten von Coronavirus-Tests, um im Büro arbeiten zu können, wenn dies unbedingt erforderlich ist. Und heute konzentrieren wir uns bei der Einstellung eines Teams weniger auf „Goodies“ im Büro als vielmehr auf die Liste der wirklichen Vorteile von „Remote Work“. Hier sind sie:
- Ein Mitarbeiter kann von jedem Ort aus in Gegenwart des Internets arbeiten.
- Neue Arbeitserfahrung - Unsere Ingenieure haben einen Weg gefunden, Fahrzeuge aus der Ferne zu testen.
- Sie müssen keine Zeit auf der Straße verschwenden.
- Wenn Sie Geld für das Mittagessen sparen, können Sie sich an Ihre Diät halten.
- Planen Sie die Arbeitszeiten nach Ihren Wünschen.
- Die Möglichkeit, mehr Zeit mit Ihrer Familie zu verbringen;
- Steigerung der Selbstorganisation und Verantwortung;
- Die Wärme, darauf zu warten, Ihre Kollegen zu treffen;
- Sparen Sie Geld bei der Wartung des Büros (Kauf von Büromaterial, Tee, Kaffee usw.) und bei Geschäftsreisen.
- Mehr Möglichkeiten für Fernunterricht. Die Mitarbeiter engagieren sich aktiver in der Selbstbildung und nehmen gerne an Online-Kursen auf der Bildungsplattform der Zurich Insurance Group teil.
Es war einmal schwer vorstellbar, dass alle Unternehmen sofort auf ein Remote-Arbeitsformat umsteigen würden. Wir haben es zweimal pro Woche genommen, also haben wir es geschafft, schnell wieder aufzubauen. Die meisten Mitarbeiter geben jedoch immer noch zu, dass sie mindestens mehrmals pro Woche mit Kollegen kommunizieren müssen. Wir sind also noch nicht bereit, das physische Büro vollständig aufzugeben, oder?