Beschaffungsrichtlinien sind ein gutes Beispiel dafür, dass einfache Regeln zu komplexen und verwirrenden Geschäftsentwürfen führen. Infolgedessen befindet sich das Unternehmen in einem „Fall“ von Einschränkungen, die sich negativ auf das Unternehmen auswirken. Es ist unmöglich, dies zu überwinden - jeder arbeitet nach den Regeln.
Sie können die Regeln ändern, aber dann beginnen Probleme. Es gibt Hinweise darauf, dass oft sehr einfache Regeln zu unvorhersehbarer Dynamik führen. Dies nennt man die neue Art von Wissenschaft . Das Ergebnis der Anwendung eines nicht sehr komplexen Regelwerks ist nicht intuitiv vorhersehbar. Sie kann nur durch Ausführen der entsprechenden Operationen berechnet (simuliert) werden.
Lassen Sie uns die folgenden Themen diskutieren:
- Kaufdynamik von produzierenden Unternehmen;
- Was ist falsch in den Vorschriften?
- warum das System immer noch funktioniert;
- KPI-Forschung durch Gröbner-Basen.
1. Analyse der Beschaffungsdaten
Nachfolgend sind die Daten der Käufe von 5 operativen Unternehmen und einem im Bau befindlichen Unternehmen aufgeführt.
Daten aus ERP entnommen. Sie sind sehr einfach:
- das Datum, an dem die Anforderungsanforderung erstellt wurde;
- Datum der Genehmigung der Anforderung nach den Genehmigungsverfahren;
- Startdatum der Lieferungen.
Betriebsanlage 1.
Der erste Zeitplan entspricht den Koordinaten <Bedarfserstellungsdatum - Kaufgenehmigungsdatum>. Das zweite Diagramm entspricht den Koordinaten <Kaufgenehmigungsdatum - Lieferbeginn>. Das dritte ist das allgemeine Bild ohne das Genehmigungsdatum in den Koordinaten <Bedarfserstellungsdatum - Lieferbeginn>.
Betriebsanlage 2.
Sie müssen verstehen, dass die Beschaffungsvorschriften ein striktes Verfahren sind: Mit einem Betrag laufen Sie in einem kleinen Kreis, mit einem anderen - für einen großen und mit einem bestimmten Betrag müssen Sie eine kollegiale Entscheidung treffen.
Betriebsanlage 3.
Während das Profil der Anlagen gleich ist. Die Einkäufe sind hauptsächlich für Reparaturen bestimmt, aber die Grafiken zeigen eine ziemlich große Einzigartigkeit der Prozesse von Anlage zu Anlage.
Betriebsanlage 4.
Betriebsanlage 5.
Bei aller Ernsthaftigkeit der Vorschriften sind Daten in negativen Bereichen interessant. Dies bedeutet, dass die Lieferung vor dem Ende des Genehmigungsverfahrens erfolgt. Dies ist auch ein Hinweis zur Frage der relativen Vorteile von ERP: Ohne ERP ist es schlecht, aber damit bleiben viele Probleme (in Bezug auf seinen Verantwortungsbereich) ungelöst.
Fabrik im Bau.
Die Daten sehen chaotischer aus, aber negative Daten sind reichlich vorhanden.
2. Was die Vorschriften in der Praxis zulassen
Die obigen Daten weisen auf das Vorhandensein nicht regulatorischer Vereinbarungen hin. Darüber hinaus finden diese Vereinbarungen auf sehr hohem Niveau statt. Achten Sie auf die unteren "Kerben" in den Tabellen der Betriebsanlagen. Sie spiegeln höchstwahrscheinlich monatliche Abschreibungen wider. In der im Bau befindlichen Anlage gibt es noch keine ordnungsgemäße Rechnungslegungsdisziplin, und Abschreibungen erfolgen chaotisch.
Es kann nur eine Schlussfolgerung geben: Der ganze Berg von Vorschriften und Beschaffungsregeln funktioniert nicht so, wie er sollte. Darüber hinaus versteht jeder dies und ergreift Maßnahmen, um es zu beheben. Die Motive dafür können unterschiedlich sein.
Der erste Abschnitt befasste sich nur mit den im ERP festgelegten tatsächlichen Terminen für Beschaffungsprozesse. Diese Käufe werden jedoch aus den zugewiesenen Beträgen getätigt, die durch Planungsvorschriften festgelegt sind, die für alle Unternehmen gleich sind.
Nachfolgend sind die Zahlen aufgeführt, die die Höhe der Mittel für Materialien zeigen. Sie entsprechen den bestehenden Anlagen, deren Daten früher berücksichtigt wurden.
Das Blau zeigt den ursprünglich genehmigten Plan an.
Die braune Linie ist der überarbeitete Plan. Die Daten sind historisch, die Lücken entsprechen der Überarbeitung der Budgetparameter.
Die grüne Linie ist eine Tatsache.
Die violette Linie ist ein verfeinerter Plan ohne Fakten: Sie zeigt, wie sehr die Bedürfnisse anfangs überschätzt werden.
Es ist interessant, dass all diese Dynamiken den aktuellen Vorschriften entsprechen.
Für Elemente wie Ressourcen und Services ist der Plan genau der gleiche (das Wunder der Prognosemethoden).
3. System von Regeln, KPIs und Schattenplanung
Die Wissenschaft lässt sich nicht täuschen, und das Regelwerk in Vorschriften liefert unvorhersehbare Ergebnisse. In der üblichen Praxis wird auf dem Papier fast immer das gewünschte Ergebnis erzielt.
Dies ist kein Paradoxon, sondern eine Folge der Schattenplanung und der korrekten Arbeit mit KPIs (wir wählen uns selbst - wir berichten uns selbst).
Niemand betrachtet negative Liefertermine (im Nachhinein) und seltsame Dynamik der Bedürfnisse. Das Hauptaugenmerk liegt auf der Fähigkeit, innerhalb des Budgets zu bleiben.
Mal sehen, was mit den Kaufpreisen passiert.
Das Bild ist für fast alle Unternehmen gleich. Nachfolgend sind die Daten nur eines der Unternehmen aufgeführt.
Die Abbildung zeigt das Verhältnis für Materialien: Purpurrote Punkte - teurer gekauft als angegeben, braun - billiger gekauft.
Alle Einkäufe von Dienstleistungen sind nicht geplant.
Weitere Ressourcen wurden außerhalb des Plans gekauft.
Die Histogramme links zeigen die Verteilung der Anzahl der Positionen und rechts deren Volumen.
Natürlich müssen in einem Unternehmen, das seit Jahrzehnten tätig ist, alle Reparaturdienste außerplanmäßig durchgeführt werden.
Ressourcenübersicht für Reparaturaktivitäten.
Mit solchen Profilen können Skandale nur mit einer regelmäßigen Schattenplanung vermieden werden, bei der „Berichtspositionen“ verfolgt werden.
Wenn eine solche Planung unter eingeschränkten Umständen stattfinden kann, wird die gezielte Entwicklung des Planungssystems zweifellos noch erfolgreicher sein.
4. Was ist zu tun? KPI. Gröbner Basen
Unabhängig davon, wie fundiert Ansprüche auf KPIs sind, haben sie sich im Unternehmensmanagementsystem fest etabliert.
Der Weg der ständigen Überarbeitung von KPIs ist nicht der effektivste. Es ist möglich, neue KPIs zu erstellen, aber dafür müssen Sie gute Gründe haben, um bestimmte funktionale Abhängigkeiten anzuwenden. Darüber hinaus gibt es arbeitsrechtliche Beschränkungen, die es nicht erlauben, das akzeptierte Vergütungssystem einfach aufzugeben.
Im Allgemeinen gibt es relativ wenige Reserven, die über KPIs verwaltet werden müssen. Eine Analyse des aktuellen KPI-Systems kann jedoch viel über die Ängste der Teilnehmer an Bonusprogrammen aussagen. Die Positionen, die nicht im KPI enthalten sind, sind am interessantesten. Für eingeschlossene Artikel (z. B. Verkaufsvolumen), die schwer eindeutig zu interpretieren und schwer zu erreichen sind, sind zusätzliche leicht erreichbare „Offset“ -Elemente interessant.
Die folgende Methode zur objektiven Bewertung bestehender KPIs wird vorgeschlagen.
Alle quantitativen und qualitativen KPIs werden (nach relativ einfachen und transparenten Regeln) in funktionale Abhängigkeiten übersetzt:
f1 (x1, x2, x3, x4)
f2 (x2, y1, y2, y5)
f3 (x4, y2, z1, z2, z3) …, Wobei x, y, z berücksichtigte Faktoren sind.
Es kann viele solcher Abhängigkeiten geben. Die gleiche Anzahl von KPIs oder mehr.
Formal ist das Ergebnis ein Polynomsystem in vielen Variablen.
Um solche Systeme zu lösen, wurde die Methode der Gröbner-Basen entwickelt. Im Allgemeinen ist das Verfahren ziemlich kompliziert und führt nicht immer zum gewünschten Ergebnis.
Bei KPIs passt es jedoch perfekt.
Was können Sie damit tun?
Zunächst liefert die Methode eine Antwort, ob das System kompatibel ist und eine Lösung hat. Wenn das System keine Lösung hat, sind die ausgewählten KPIs inkonsistent.
Zweitens können Sie mit der Methode für konsistente KPIs funktionale Abhängigkeiten (Formeln) zwischen den KPIs verschiedener Abteilungen finden und deren gegenseitige Abhängigkeit analysieren.
Drittens ist es möglich, das Ausmaß des Separatismus und der Unverbundenheit der Leistungsindikatoren der Einheiten zu verstehen. Das KPI-System kann (gemäß Formeln) in nicht verwandte (unabhängige) Teile aufgeteilt werden.
Und schließlich legt eine formalisierte Liste der Faktoren x, y, z, ... eine Reihe von Geschäftsprognosen fest, die berücksichtigt werden. Alle anderen Projektionen werden vergessen.
Versuchen Sie, die KPIs Ihres Unternehmens zu testen, bevor Sie das Planungs- und Managementsystem verbessern.