Gespräche 1-1. Kommunikationsmaschine

Ich denke, das Thema Einzelgespräche, 1: 1 oder wie auch immer sie genannt werden, hätte die Zähne ein wenig nervös machen können. Über die Notwendigkeit von Gesprächen mit Mitarbeitern zu sprechen und nicht über regelmäßige persönliche Gespräche zu sprechen, ist dasselbe wie über das Gerät eines Autos zu sprechen, aber den Motor zu umgehen.



Hier möchte ich meine Prinzipien von 1-1-Gesprächen, die sich meiner Meinung nach geringfügig von den klassischen unterscheiden, teilen und Beispiele für Fragen geben, die in solchen Gesprächen aufgeworfen werden sollten oder nicht, und wie es besser ist, dies auf formelle und informelle Weise zu tun.



Ich behaupte nicht, die ultimative Wahrheit zu sein. Jeder wählt ein Instrument nach seinem Geschmack und für seine Umstände. Aber ich hoffe, mein Tool wird jemandem nützlich sein.





^{Nicht unbedingt formal. Die Hauptsache ist allein. Foto von Charles Deluvio auf Unsplash}



Ich glaube, dass 1: 1-Gespräche die Grundlage für Beziehungen zu Kollegen sind. Ohne sie verlieren andere Managementgespräche den Löwenanteil ihrer Effektivität, und viele Prozesse werden völlig unmöglich.



Warum? Hier sind einige Gründe aus meiner Praxis:

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Ich erinnere mich noch sehr schmerzhaft an die Abreise eines Mitarbeiters. Bei einem Exit-Interview (ich versuche am letzten Tag seiner Arbeit mit einer Person zu sprechen) sagte er zu mir: „Schärpe, du hast oft mit mir gesprochen, einmal alle 1-2 Monate, und dann hast du aufgehört. Ich schmorte in mir selbst, ich hatte niemanden zum Teilen, ich bekam Probleme zu Hause, ich fing an, bei der Arbeit auszubrennen. Aber niemand war es egal. Ich hatte keine psychologische Hilfe erwartet . Ich wollte nur wenigstens minimale Aufmerksamkeit , zumindest bei der Arbeit. " Und dies wurde von einer Person gesagt, die Optimismus ausstrahlte, wonach man nicht sagen kann, dass sie ausbrennt oder Probleme hat. Das ist keine Entschuldigung für mich. Dies erinnert mich jetzt daran, dass es trotz aller "Eindrücke" unmöglich ist, die Kommunikation mit dem Team als Menschen zu beenden.

Was ist 1-1?

Es gibt einen Standpunkt, dass 1-1 ein spezifisches Treffen ist, normalerweise streng periodisch, oft mit genau formulierten Fragen.



Ich bin einverstanden. Du kannst das tun. Manchmal muss es sogar gemacht werden. Und das ist sehr hilfreich.



Aber! Für mich ist dies nicht unbedingt ein vorab vereinbartes Einzelgespräch, es ist keine formalisierte Veranstaltung. 1-1 ist für mich eine Möglichkeit, Menschen kennenzulernen und persönliche Beziehungen zu ihnen aufzubauen .





^{Während des Rafting, das für mein Team traditionell ist, sind die Treffen besonders aufrichtig. Foto von Priscilla Du Preez auf Unsplash}



Einmal im Monat können Sie Ihre Kollegen im Voraus benachrichtigen und mit jedem Mitglied sprechen, wenn dies für Sie und das Team bequemer ist.



Ich ziehe es vor, nur regelmäßig mit Menschen zu sprechen und zu erfahren, was in ihrem Leben passiert, wohin sie gehen, welche Probleme sie haben. Ich liebe meine Jungs, denn selbst wenn ich keine gemeinsamen Interessen mit jemandem habe (und es schwierig ist, Interesse an jedem der Hunderte von Menschen zu finden), versuche ich zu verstehen, was sie antreibt, was sie interessiert, wie ich helfen kann.



Es ist wichtig, 1-1 nicht mit Performance Review zu verwechseln. Dies sind zwei völlig unterschiedliche Formen der Interaktion, die unterschiedlichen Zwecken dienen und in unterschiedlichen Intervallen durchgeführt werden. Und wenn das Vorhandensein einer Leistungsüberprüfung in einem Unternehmen meiner Meinung nach nicht erforderlich ist (verschiedene Unternehmen verfolgen den Fortschritt auf unterschiedliche Weise, setzen Ziele usw.), ist 1-1 erforderlich, unabhängig von der Organisation der Produktions- und Bildungsprozesse und dem Zielsetzungssystem.

Was zu fragen?

Es ist schwer, loszulegen. Es ist ohne Grund schwierig, dem Mitarbeiter zu schreiben: "Hey, hallo, wie geht es dir?" Vor allem, wenn Sie es noch nie getan haben. Daher müssen wir versuchen , diese Praxis vom ersten Tag an umzusetzen , wenn sich eine Person dem Team anschließt.



Meine Jungs kennen mich bereits und sind daher nicht überrascht über meine Frage: „Wie geht es dir? Wie fühlst du dich? Wie funktioniert es? "



Die letzte Frage, die ich je nach Situation oft ersetze oder ergänze: "Wie ist Ihre Ausbildung in einer Fahrschule?", "Haben Sie es geschafft, Ihr Kind in einen Kindergarten einzuschreiben?" usw.



Kennen Sie Ihr Team und Sie müssen nicht herausfinden, wie Sie anfangen sollen.



Versuchen Sie während des Gesprächs herauszufinden:

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Es ist nicht notwendig, für jedes Gespräch alles zu lernen oder den gleichen Plan zu haben. Versuchen Sie einfach, die Antworten auf diese Fragen immer in Ihrem Blickfeld zu behalten und Ihre Informationen mit einer bestimmten Häufigkeit zu aktualisieren.

Was ist wichtig?

Sei aufrichtig!

^{"Menschen fühlen sich heute geliebt." Foto von Clay Banks auf Unsplash}



Für mich ist dies das Wichtigste: aufrichtig zu sein und Interesse an einer Person zu zeigen. Gefälschte Listen erfundener Fragen, ein gezwungenes Lächeln, die Technik des "aktiven Zuhörens" - vergessen Sie alles. Wenn Sie in Ihrem Interesse nicht aufrichtig sein können, lohnt es sich, ein formalisiertes Meeting 1-1 in Betracht zu ziehen. Es ist auch notwendig, aufrichtiges Interesse zu zeigen, aber die Anforderungen sind erheblich niedriger als bei informellen Gesprächen.



Übrigens sind hohe emotionale Kosten einer der Gründe, warum es unmöglich ist, viele Meetings an einem Tag abzuhalten. Behalten Sie Ihr emotionales Gleichgewicht bei. Normalerweise sind 3-4 Sitzungen pro Tag das Maximum .

Rückmeldung bekommen

Beim Treffen mit Teammitgliedern geht es nicht nur darum, die Person besser kennenzulernen. Hier geht es auch darum, sich selbst besser kennenzulernen und zu verstehen, was an sich und im Unternehmen geändert werden muss. Fragen Sie danach, klären Sie, was in Ihnen fehlt, was in der Art und Weise, wie Sie mit ihm sprechen, fehlt, wie Sie Feedback geben.



Ich mag es nicht wirklich, bei Besprechungen Feedback zu geben , wie es in vielen 1-1-Materialien empfohlen wird. Dafür gibt es mehrere Gründe:

• Lob muss rechtzeitig sein . Dies bedeutet: Um eine Person zu loben, müssen Sie keinen Monat warten, bis "Sie die Gelegenheit haben zu sprechen". Lob, sobald der Mitarbeiter es verdient. Er wird also verstehen, was Sie von ihm erwarten, und dies wird ihn dazu anregen, dies auch in Zukunft zu tun.
  
  
• Korrekturrückmeldungen sollten nicht verzögert werden . Warum bis zum Meeting warten, wenn die Person jetzt Probleme hat? In der Hoffnung, dass "es sich selbst heilen wird"? Hallo an den selbstfahrenden Manager.
  
  
• Verwechseln Sie nicht die Konversation über die Person und das korrigierende Feedback . Warum einen Präzedenzfall schaffen: "Ich habe ihm meine Seele ausgegossen, und er hat sofort begonnen, Ansprüche an mich auszurollen"?

Eine Ausnahme ist, wenn das Feedback vor Gericht kommt.



"Ich mochte Problem XXx" - "Übrigens, du hast es perfekt gemacht, danke für deine Hilfe!"



„Wegen dieser Fahrschule habe ich keine Zeit, etwas zu tun.“ - „Ja, ich erinnere mich, wir haben über diese Frage gesprochen. Ich sehe, dass es langsam gelöst wird. Wie kann ich hier helfen? "



Usw.



Warum befürworten so viele Manager diesen Ansatz? Ich sehe zwei Hauptgründe:

1. Formalisierung
2. Das Gespräch wird nicht mit einem direkten Bericht geführt.

Es ist schwierig, rechtzeitig Feedback zu geben, wenn Sie nicht eng mit der Person zusammenarbeiten. Sie müssen also geben, wenn Sie eins zu eins sprechen. Daran ist nichts auszusetzen. Dies sind die Umstände. Und das ist der Führungsstil. Jeder hat seine eigenen. Ich vermute, dass ich eines Tages zum selben kommen könnte.

Glauben Sie nicht immer, was Ihnen gesagt wird

Ich hatte einen Mitarbeiter, der in einem Gespräch erwähnte, wie er zum Automatisierungstechniker heranwachsen möchte (eine der Optionen für die Entwicklung eines Testspezialisten). Als ich sagte, dass wir ein Projekt hatten, in dem Sie dies lernen können, und ich bereit war zu helfen, gab er sofort nach und gab zu, dass er dies nur sagte, weil „die Entwicklung in unserer Abteilung gefördert wird und wenn Sie sich nicht entwickeln, oh du fängst an schlecht zu denken. " Das ist es. Wie viele Gründe, hier zu denken? )



Leider oder zum Glück, aber manchmal versuchen Mitarbeiter, die Wünsche des Managers zu erraten und ihm zu gefallen. Es ist schlecht, wenn es sich zu einem System entwickelt!



Dies ist ein Thema für einen anderen Artikel, aber es lohnt sich, daran zu denken: Wenn Sie feststellen, dass zu oft Menschen auf Ihre Entscheidung wartenZuallererst warten sie darauf zu hören, was Sie darüber denken, also unterdrücken Sie die Initiative... Es ist schwierig für einen kleinen Spross, unter einem sich ausbreitenden Baum zu wachsen. Dies ist eine große Gefahr - das Team kann in die administrative Kontrolle geraten und äußerst ineffektiv werden. Ein solches Unglück tritt häufig bei starken, charismatischen oder unterdrückenden Führern auf. Es gibt eine Reihe von Beispielen: vom Vorsitzenden einer Kollektivfarm, der aus irgendeinem (sogar abwesenden) Grund schimpft und jedem und allem beibringt, wie man Öl melkt, mäht, behandelt und extrahiert, bis zu einem Manager, der sich als zu oft richtig herausstellt und an den die Leute gewöhnt sind, wenn sie das Problem nicht lösen Ein guter Onkel wird kommen und alles entscheiden. Das Ergebnis ist auf lange Sicht immer dasselbe: ein Team, das nicht in der Lage ist, unabhängig zu arbeiten, die Unfähigkeit, Aufgaben ausreichend zu delegieren, und infolgedessen die Unfähigkeit zu wachsen, weil alles für eine Person geschlossen ist. Zu harter AnführerDas Missmanagement seiner Coolness ist für ein Unternehmen oft dasselbe wie ein Diktator für ein Land . Es kann sogar kurzfristig helfen, auf lange Sicht führt es zu Fehlern.





Auch ein Manager ...



Ich habe also schon so oft über formelle Gespräche gesprochen, dass es sich lohnt, näher darauf einzugehen.

Formalisierung 1-1

Wie ich bereits sagte, ist es nichts Falsches, Gespräche zu formalisieren. Das ist der Stil. Jeder hat seine eigenen.



Ich kann nur einige Empfehlungen geben, die ich entwickelt habe, als ich diesen Ansatz ausprobiert habe und die sich aus Beobachtungen von Menschen mit diesem Ansatz ergeben haben.

Regelmäßigkeit

Bei einem formalen Ansatz ist Regelmäßigkeit von größter Bedeutung. Die Leute warten auf ein Treffen . Darüber hinaus melden Personen das Problem möglicherweise erst, wenn Sie sich treffen. Und wenn Sie kein Meeting abgehalten haben, dann: a) Sie haben nichts über das Problem erfahren; b) Sie haben eine starke negative Ladung in Ihre Richtung erhalten. Die Leute werden es als Misserfolg ansehen, Ihr Versprechen zu halten.... Auch wenn Sie nichts versprochen haben. Es erinnert mich daran, meinen Enkel zu meiner Großmutter zu rufen. Der Enkel liebte seine Großmutter sehr, deshalb rief er regelmäßig mit einer genau festgelegten Häufigkeit an. Und irgendwie habe ich den Anruf verpasst. Das nächste Mal begann das Gespräch mit dem Satz „Hallo, Enkel. Du vergisst deine Großmutter völlig, du liebst nicht. Ich warte. Sie haben vorher angerufen, also haben wir vereinbart, dass Sie anrufen, aber Sie werden nicht anrufen. " Warst du einverstanden? O_o Der Enkel erinnerte sich an die Lektion, die Anrufe wurden chaotischer. Es gab keine Beschwerden dieser Art mehr, obwohl es im Durchschnitt keine mehr oder weniger Anrufe gab.



Einer meiner Mitarbeiter, der mit einem Manager im Team war, der formellere Besprechungen bevorzugte, hatte ein Problem mit dem Projekt. Er arbeitete nicht so gut mit einem der Teammitglieder zusammen, dass er bereit war, aufzuhören. Aber er hat mir oder irgendjemandem nichts davon erzählt. Ich freute mich auf ein Treffen.Der Mann behielt fast einen Monat lang alles für sich und brodelte. Und das Problem wurde innerhalb eines Tages gelöst . Und er gab zu, dass er über die Möglichkeit Bescheid wusste, einfach zum Manager zu gehen und zu reden, aber seitdem ehrt die Prozesse und die Zeit anderer, er tat dies nicht und sah das bevorstehende Treffen voraus.



Übrigens macht dieses Merkmal der menschlichen Psyche formelle Treffen für Menschen besser geeignet als informelle für Menschen, die aufgrund ihrer Natur nicht in der Lage sind, Fragen zu stellen oder sich zuerst an den Führer zu wenden. Mehr als einmal traf ich auf eine Situation, in der ruhige und bescheidene Mitarbeiter lieber warteten, bis ich sie ansprach, und dann stellten sie eine Reihe von Fragen. Und ich denke, nicht jeder wurde wegen der Spontanität solcher Treffen gefragt. Ich habe versucht, Treffen mit ihnen weniger spontan und formalisierter zu gestalten. Wenn Sie solche Leute in Ihrem Team haben - achten Sie darauf. Wahrscheinlich wird es für sie einfacher sein, sich im Voraus auf ein Meeting vorzubereiten , was bedeutet, dass 1: 1 mit ihnen verhandelbar und vielleicht sogar bis zu einem gewissen Grad formalisiert und nicht spontan sein sollte.

Zeit

Bestimmen Sie die Häufigkeit der Besprechungen mit jedem einzelnen. Die Mitarbeiter müssen auch mental auf das Meeting vorbereitet sein. Es ist nicht notwendig, sich alle 2 Wochen oder einmal im Monat mit allen zu treffen. Bestimmen Sie eine Frequenz, die für beide Seiten angenehm ist.



Einen Termin machen. Das Treffen ist formell, sowohl Sie als auch der Gesprächspartner müssen dafür bereit sein. Dies wird produktiver sein, und ein solches Treffen hat eine deutlich bessere Chance, wichtige Themen zu behandeln.



Ziehen Sie das Meeting nicht heraus. Ich empfehle, jeweils etwa 30 Minuten zuzuweisen (und für alle Fälle 60 Minuten im Kalender):

• 10 Minuten für Fragen und Probleme der Mitarbeiter;
• 10 Minuten für Kommentare, Feedback und Berücksichtigung zuvor getroffener Vereinbarungen;
• 10 Minuten über anstehende Aufgaben, Ideen, Bestrebungen eines Mitarbeiters, Ausarbeiten und Festlegen einiger Entscheidungen.

Es ist klar, dass die Zeit ungefähr ist. Ich stehe nie mit einer Stoppuhr und nehme mir so viel Zeit wie nötig. Manchmal muss das Meeting in mehrere aufgeteilt werden, wenn einige Momente auftauchen, für die wir keine Zeit haben.

Ergebnisse und Schlussfolgerungen

Es ist sehr gut, wenn ein Mitarbeiter oder Sie anhand der Ergebnisse Ihres Gesprächs selbst beschreiben, wozu Sie gekommen sind. Es ist schwer vorstellbar, wie oft ich auf die Tatsache gestoßen bin, dass beide Seiten glaubten, zu bestimmten Entscheidungen gekommen zu sein. Bei der Beschreibung stellte sich jedoch heraus, dass diese Lösungen völlig unterschiedlich sind.



Wenn Sie sich entscheiden, etwas zu tun, sollte dies auf jeden Fall sofort behoben werden.



Scheuen Sie sich nicht, Ihre eigenen Unterlagen zu führen. Der langweiligste Bleistift ist schärfer als die schärfste Erinnerung. Wir neigen dazu, vor allem die Details zu vergessen. Schreiben Sie die wichtigen Dinge auf, die Sie selbst herausgefunden haben. Gehen Sie zurück zu diesen Notizen.



Die Tipps in diesem Abschnitt gelten übrigens auch für informelle Besprechungen. Es ist nur so, dass Disziplin viel mehr erfordert.

Themen

Die Themen sind normalerweise die gleichen wie bei informellen Treffen:

• persönliche Fragen;
• Entwicklung;
• Designprobleme;
• Fragen zum Verständnis der Person und des Mitarbeiters;
• Frage zum Unternehmen;
• Korrekturfragen.

Im Allgemeinen eignen sich formelle Treffen besser zur Klärung von Fragen, die eher arbeitsbezogen und informell sind, um den Kontakt aufrechtzuerhalten und herzustellen. Vernachlässigen Sie keinen Aspekt, egal für welche Art von Arbeit Sie sich entscheiden.

Fragen

Wie ich zuvor versprochen hatte, habe ich versucht, einige der auf den Sitzungen aufgeworfenen Fragen und meine Meinung dazu zusammenzufassen und zusammenzufassen.











Kurz gesagt, was ich beschrieben habe, ist eine Startrampe für Gespräche. Ich habe lange gebraucht, um meine Fähigkeiten zu verbessern und meinen eigenen Dirigierstil zu entwickeln, und ich kann nicht sagen, dass ich auf halbem Weg bin. Aber ich habe keine Zweifel, dass dieser Weg richtig und notwendig ist.



Schließlich wird alles so gemacht, dass die richtigen Leute da sind. Und die richtigen Leute sind das Wichtigste, was jeder Manager hat. Verpassen Sie sie nicht.