Rückblicke in Projektteams: Was ist das, warum wird es benötigt und wie kann man effektiv handeln?

Unser Team entwickelt eine Vielzahl von Schulungsprojekten und eigenen Produkten. Wir analysieren und verbessern ständig Entwicklungsprozesse, tauschen Feedback miteinander aus und setzen Änderungen um. Daher führen wir nach jedem abgeschlossenen Projekt eine Retrospektive mit dem Team und manchmal separat mit Kunden durch.

Eine Retrospektive ist eine Teambesprechung nach dem Projekt, bei der Bilanz gezogen, Lehren gezogen und zukünftige Verbesserungen geplant werden.

Warum Rückblicke nötig sind

Wir haben uns einige Zeit mit der Beantwortung dieser Frage befasst und folgende Punkte für uns selbst formuliert:

1. Schließen Sie ein Projekt emotional und wechseln Sie zu einem neuen. Dies ist ein wichtiger psychologischer Moment, da die Mitarbeiter parallel an anderen Projekten arbeiten. Daher ist es ratsam, die Retrospektive nicht zu verzögern, danach ist es einfacher, weiterzumachen.
2. Sehen Sie den Prozess von außen und verstehen Sie, was geändert werden muss. Wenn nach mehreren Überlegungen eine Lücke in der Entwicklung erkennbar wird, treffen wir eine Entscheidung über Änderungen in den Prozessen oder überlegen, wie wir diese anpassen können.
3. Stellen Sie noch einmal sicher, dass das Team alles richtig macht. Es ist wichtig, nicht nur nach Verbesserungspunkten zu suchen, sondern auch mit dem Team zu besprechen, dass die Entwicklungsprozesse gut laufen, und wir tun dies auch weiterhin bei neuen Projekten.

Durchführung von Retrospektiven mit einem Moderator

Zunächst trafen wir uns mit dem Projektteam und dem Leiter der Entwicklungsabteilung und diskutierten das Projekt frei, zogen Schlussfolgerungen und zeichneten wichtige Erkenntnisse für die Entwicklung auf. Aber im Laufe der Zeit haben wir das Format der Retrospektiven aktualisiert und halten sie seit über einem Jahr als Moderator zusammen. Seit März 2020 haben wir aufgrund einer Änderung des Arbeitsformats begonnen, Online-Retrospektiven in Skype, GoogleMeets oder Zoom durchzuführen.



Moderatoren sind Mitarbeiter unserer LEVEL-Firma mit dem Hintergrund eines Psychologen, Trainers oder Lehrers. Außerdem kann jeder Mitarbeiter, der den Wunsch und das Interesse hat, sich in dieser Rolle weiterzuentwickeln, Moderator werden.

Was macht der Moderator in der Besprechung?

• Hilft dem Team, die Diskussion zu strukturieren
• Verfolgt alle Projektteilnehmer, um mitzureden

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Im Moment haben wir ein Team von Moderatoren gebildet, das die Formate verbessert und nach neuen Tools für die Durchführung von Retrospektiven sucht.



Im April fanden die Moderatoren und ich verschiedene Lösungen für die Online-Zusammenarbeit. Zu diesem Zweck haben wir interaktive und virtuelle Whiteboards studiert und uns für Miro entschieden und darin eine Whiteboard-Vorlage für eine Retrospektive vorbereitet.











Jetzt sind wir zu dem Schluss gekommen, dass es nicht genug ein einziges Formular gibt, um es auf der Grundlage der Ergebnisse von Retrospektiven auszufüllen, und haben beschlossen, es zu erstellen.



Am Ende fast jedes Projekts führen wir eine Retrospektive durch. Wenn das Projekt langwierig und umfangreich ist, empfehlen wir den Managern, am Ende der einzelnen Phasen zusätzliche Besprechungen abzuhalten und die Mini-Ergebnisse zusammenzufassen.



Im Laufe der Zeit kamen wir auch zu dem Schluss, dass wir die Retrospektive in typischen Projekten dem Ermessen des Managers überlassen. In diesen Fällen stellen sich in der Regel keine neuen Fragen in der Entwicklung, alles läuft nach den Standardprozessen.

Implementierung von Änderungen basierend auf retrospektiven Ergebnissen

Die systematische Durchführung von Retrospektiven ermöglichte es uns, Daten über die Entwicklung von Projekten zu sammeln. Damit wertvolle Informationen nachträglich nicht verloren gehen, füllt der Projektmanager nach dem Meeting ein Formular aus, in das er alle Ergebnisse des Teams eingibt. Darüber hinaus arbeiten die Abteilungsleiter und der Leiter interner Projekte mit diesen Daten.

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Wir haben auch eine obligatorische Überprüfung des Methodologen und Konstrukteurs in der Montagephase in den Entwicklungsprozess einbezogen, da wir festgestellt haben, dass dies nicht ausreicht.



Schlussfolgerungen und retrospektive Analysen helfen nicht nur, Designlücken zu finden, sondern bestätigen auch, dass alles gut läuft. Während einer Diskussion über eines der Projekte kamen wir beispielsweise zu dem Schluss, dass die Verbindung eines Entwicklers in der Phase des Schreibens eines E-Kurs-Skripts eine erfolgreiche Erfahrung ist, mit der wir die technischen Risiken der Projektimplementierung reduzieren können.



Der LEVEL-Retrospektivprozess ist genau abgestimmt, Informationen und Schlussfolgerungen bieten ein Feld für Erkenntnisse und Veränderungen, was bedeutet, dass wir Entwicklungslücken eher vermeiden, Schlussfolgerungen ziehen und morgen definitiv besser werden als gestern.

Schlussfolgerungen

1. Wenn Sie noch nicht versucht haben, Besprechungen nach Projekten abzuhalten, empfehlen wir, diese abzuhalten. Treffen Sie sich mit dem Team, besprechen Sie das Projekt, die gesammelten Erfahrungen, danken Sie einander für die Erfolge, besprechen Sie aber auch die Fehler und Probleme, um Änderungen zu planen.
2. Es ist großartig, wenn das Meeting von einem Moderator moderiert wird - einer Person, die nicht in das Projekt einbezogen wurde und über die Kompetenzen eines Trainers oder Moderators verfügt. Der Moderator strukturiert das Gespräch, erfasst wichtige Erkenntnisse und weist Verantwortliche zu, damit Ideen und Lösungen nicht verloren gehen.
3. Wenn Sie ständig Retrospektiven durchführen, sollten Sie in Betracht ziehen, systematisch mit den gesammelten Ergebnissen zu arbeiten. Regelmäßiger Abzug kann zu inspirierenden Einsichten führen.