Der Innovation Day ist eine traditionelle jährliche Veranstaltung für die Deutsche Telekom IT Solutions Russia. Im April kommen Kollegen aus der ganzen Deutschen Telekom nach St. Petersburg, um sich Berichte über Innovationen anzuhören, sich kennenzulernen und die Sonne von St. Petersburg im April und den Blick auf die Newa von der Insel Wassiljewski aus zu genießen.
In diesem Jahr sollte alles nach Plan verlaufen: Die Veranstaltung war für den 28. April geplant, die Vorbereitungen begannen fast sechs Monate zuvor, das Gelände wurde vermietet, und einige ausländische Kollegen hatten bereits ein Visum ausgestellt und Tickets nach Russland gekauft. Aber als wir uns einen Monat vor Tag X zu unseren Häusern setzten, wurde klar, dass das Projekt auf Eis gelegt werden musste. Anfangs hofften wir naiv auf Mai oder Juni, aber die Statistiken wuchsen nur, es gab keinen Hinweis darauf, die Grenzen zu öffnen. Um die Veranstaltung überhaupt nicht abzubrechen, haben wir uns entschlossen, sie online zu stellen und den Innovationstag für September zu planen.
Neben verschiedenen technischen Problemen, die wir nur lösen mussten und auf die ich später noch eingehen werde, war es sehr wichtig, die Atmosphäre trotz des Übergangs zu Online aufrechtzuerhalten. InnoDay ist eine Veranstaltung für Menschen und über Menschen, die jedes Jahr mit besonderer Liebe und Sorgfalt vorbereitet wurde. Kommunikation, Erfahrungsaustausch, Ideen, neue Bekanntschaften - dafür flogen die Leute zum Innovationstag, und es war notwendig, ihn so weit wie möglich online zu halten.
Auf diese Weise fand 2019 der Innovationstag statt.
Als wir mit der Vorbereitung begannen, waren Online-Veranstaltungen eine Neuheit. Kurz vor September wurde jedoch klar, dass die Menschen offen gesagt keine Online-Veranstaltungen mehr hatten und persönliche Treffen wünschten. Eine unpersönliche Konferenz abzuhalten, bei der die Leute den erforderlichen Bericht beifügen und den Hintergrund für die Vorbereitung des Abendessens festlegen - dies war definitiv nicht unsere Option.
Wie es funktioniert hat
Um die Übertragung der Atmosphäre des Innovation Day online zu maximieren, haben wir uns zunächst entschlossen, die Veranstaltung vollständig live zu gestalten. Hier und jetzt sollte alles passieren - wenn der Zuschauer immer noch die Aufzeichnung eines Meetups sehen kann, ohne abgelenkt zu sein, wird kaum jemand das gesamte Ereignis, bestehend aus vorgefertigten Videos, meistern.
Ja, die Live-Übertragung war voller Fallstricke - von Zeit zu Zeit hatten einige Zuschauer Probleme mit dem Ton, ein paar Mal drang das Flüstern des Regisseurs in die Luft ... Aber wir waren bereit, ein Risiko einzugehen, damit unsere Kollegen das Gefühl hatten, zumindest der Tatsache nahe zu sein, dass sie eingeschaltet waren ein echtes Live-Event. Darüber hinaus ermöglichte die Live-Übertragung dem Redner, die Fragen des Publikums in Echtzeit zu beantworten.
Für einen Tag wurde aus einem großen Konferenzraum in unserem Büro in St. Petersburg ein echtes Filmset mit einem Chroma-Key, Lichtern, Kameras und einem Studio für Gäste - dies war der Hauptteil von drei Szenen. Auf dieser Seite gab es zwei Moderatoren sowie Live-Auftritte von Rednern, die nach den Präsentationen interviewt wurden.
Zwei benachbarte Tagungsräume wurden ebenfalls für kleine Studios ausgestattet, in denen sich die Bühnenmoderatoren befanden.
Die größte technische Schwierigkeit waren die Einschränkungen ausländischer Kollegen. Da es sich bei den Berichten um echte Projekte handelte - vertrauliche Informationen und all das - konnten Redner und Teilnehmer nur von Arbeitscomputern aus eine Verbindung herstellen. Arbeitscomputer, insbesondere ausländische = sehr begrenzte Liste genehmigter Programme. In der Zwischenzeit laden wir Studenten und einige Kunden zum Innovation Day ein, um auf diese Sendung zuzugreifen.
Es wurde beschlossen, eine separate Zielseite zu erstellen, auf der die Berichte in drei Streams (drei Szenen) unterteilt wurden und der Teilnehmer, nachdem er das Thema des Berichts aus dem interaktiven Zeitplan ausgewählt hatte, in den gewünschten Stream fiel. Die Lautsprecher wurden über Cisco Webex, ein in unserem Unternehmen bekanntes Konferenztool, mit der Sendung verbunden, und Facecast wurde als Player verwendet.
Um das Publikum in das Geschehen einzubeziehen, hatte jede Szene einen eigenen Chat mit dem Administrator, in dem es möglich war, den Rednern Fragen zu den Berichten zu stellen, organisatorische Punkte zu klären und einfach zu kommunizieren.
Außerdem hielten die Moderatoren zwischen den Berichtsblöcken in jedem Stream Pitch-Sessions ab, in denen Redner verbunden waren und kurz über das Thema ihres Berichts sprachen. Wenn sich der Teilnehmer nicht im Voraus für die Sitzungen entschied, an denen er teilnehmen wollte, konnte er sich auf dem Platz eine Vorstellung von jedem Redner und Bericht machen. Manchmal wurde es entscheidend bei der Auswahl - das Charisma des Sprechers oder der verführerische britische Akzent während der Pitch-Session ließen Sie alles vergessen.
Nach jeder Präsentation konnten der Redner und die Teilnehmer in den Webex-Raum gehen, um sich persönlich zu unterhalten und ihre Gedanken auszutauschen. Wir haben keine besonderen Hoffnungen auf diese Option gesetzt, aber nach jeder Sitzung kamen Kollegen aus verschiedenen Ländern in die Räume, die den Redner treffen und sprechen wollten.
Eine der Aufgaben, die wir uns am Anfang gestellt haben, war es, das Publikum zu "fesseln" und es nicht punkten zu lassen und in die Küche zu gehen, um den Salat zu schneiden. Während der gesamten Veranstaltung blieb die Anzahl der Zuschauer in etwa auf dem gleichen Niveau, was natürlich nicht bedeutet, dass alle Teilnehmer zu 100% beteiligt waren, sondern Hoffnung gibt!
Abschließend möchte ich festhalten ...
Es war ein angespannter, langer Tag voller Eindrücke für die Organisatoren, Redner und Zuschauer. Natürlich ist kein Online-Event, egal wie cool es ist, mit echten Emotionen und Live-Kommunikation vergleichbar. Trotzdem ist dank neuer Technologien und eines coolen Teams alles möglich, sogar eine große internationale Veranstaltung online zu organisieren - und gleichzeitig nicht nur nicht verrückt zu werden, sondern auch von der nächsten zu träumen.
Das waren Worte, aber Innovationstag in Zahlen:
2,5 Monate Vorbereitung von
17 Berichten
28 Redner aus der ganzen Deutschen Telekom
16 Länder von Amerika nach Asien
1000 Teilnehmer von Chicago nach Kuala Lumpur
5 Stunden Live-Übertragung
Wenn Sie Ihre Erfahrungen bei der Organisation von Online-Events teilen oder Fragen stellen möchten, warte ich in den Kommentaren auf Sie!