Entwurf eines automatisierten Systems für die Zusammenarbeit mit Händlern
Die Gewinnung und Bindung von Händlern ist einer der wichtigsten Arbeitsbereiche für ein Produktions- und Handelsunternehmen. Ein umfangreiches effektives Händlernetz ist ein stabiles Einkommen für das Unternehmen und ein ernsthafter Vorteil für die Verbraucher.
Es kommt jedoch häufig vor, dass eine Erhöhung der Anzahl der Händler nicht nur einen zusätzlichen Gewinn mit sich bringt, sondern auch eine Erhöhung des Personals der Verkaufsabteilung, die auf altmodische Weise Großbestellungen per Telefon und E-Mail entgegennimmt und manuell bearbeitet. Die Kosten einer solchen Arbeitsorganisation sind hoch, der Prozess ist nicht effizient.
„Machen wir ein persönliches Konto“ - diese Idee kommt dem Leiter des Unternehmens einfach und logisch in den Sinn. Es gibt ein Buchhaltungssystem, die Site ist bereits vorhanden. Fügen Sie die begehrte Schaltfläche "Anmelden" hinzu.
"Natürlich werden wir hinzufügen" - wir werden antworten und definitiv vorschlagen, es richtig zu machen.
Was bedeutet "richtig" und wie geht das? Darum geht es in unserem Artikel. Als Beispiel verwenden wir den Fall der Automatisierung der Interaktion zwischen Händlern und der Verkaufsabteilung eines großen russischen Herstellers von Materialien für Konstruktion und Veredelung, der uns diese Aufgabe gestellt hat.
Konstruktion und Veredelung - diese komplexen Prozesse können mit der Schaffung eines automatisierten Systems verglichen werden. Damit das Haus (System) fest steht, richtig funktioniert und komfortabel zum Wohnen (Arbeiten) ist, müssen Ort, Infrastruktur und Kommunikation untersucht, Materialien (Technologien) ausgewählt, ein Architekturprojekt erstellt, ein Dekorationsstil entwickelt und die Schätzung genau berechnet werden. Und erst dann beginnen Stein für Stein mit dem Bau.
- Was wird auf dem persönlichen Konto des Händlers sein?
- Bestellen Sie einfach mit Dokumenten und erstellen Sie ein neues.
- In der Tat einfach. Woher kommen die Bestellungen? Wie entstehen sie jetzt? Ist es möglich, über API mit diesem System zu interagieren? Wer kann sie in unserem System erstellen? Und wer kann nicht? Kann ich stornieren? Was ist, wenn die Bestellung bereits versendet wurde? Wer hat Zugriff auf die Bestellung? Und wann und woher kommen die Dokumente? Ist es möglich, sie zu entladen? Wie werden sich die Status ändern? Wird jemand die Ausführung des Auftrags kontrollieren? Die Bestellung kann Werbematerial enthalten, sagen Sie? Und welche Art von Materialien, wer schafft sie, wer hängt an der Bestellung?
Und tausend weitere Fragen, deren Antworten noch von niemandem beantwortet wurden. Und wenn es nicht geklappt hat, müssen Sie eine umfassende Forschung starten.
Studie
Domain-Recherche
Jede Arbeit eines Analytikers, dh er ist in der Recherche tätig, beginnt mit einem Verständnis der Aktivitäten des Kunden. Wir bereiten uns auf das erste Gespräch vor und untersuchen unabhängig die Produktpalette, die Geografie der Arbeit, die Wettbewerber und Wettbewerbsvorteile, die Bedingungen der Händlerzusammenarbeit - alles, was in Open Source zu finden ist, beispielsweise auf der Website des Unternehmens und in Werbematerialien. So hat der Analyst bereits vor dem ersten Einführungsgespräch ein allgemeines Verständnis für die Arbeit des Unternehmens, versteht die Terminologie und erstellt eine Liste mit Fragen, die er stellen wird.
Unser Kunde ist einer der führenden russischen Hersteller von Materialien für Bau und Dekoration. Dies ist ein Vollzyklusunternehmen: von der Gewinnung von Gipsstein (das Unternehmen verfügt über eine eigene Rohstoffbasis) bis zur Verpackung und Verpackung von Fertigprodukten. Die Produkte des Unternehmens werden in mehr als 100 Städte in Russland sowie in andere Länder in Europa und Asien geliefert. Das Unternehmen hat rund 150 Händler, die Produkte aus ihrem Groß- und Einzelhandelsnetzwerk verkaufen. Es wird gründlich daran gearbeitet, Händler zu gewinnen und zu halten. Das Unternehmen unterstützt sie nachdrücklich bei der Werbung für Produkte und ermutigt sie, mit interessanten Marketingkampagnen und einem Bonussystem mehr zu verkaufen.
Interviews mit Stakeholdern, Festlegung von Geschäftszielen
Beim ersten Treffen treffen sich Analysten und Kundenvertreter. Unsere Aufgabe ist es, zu hören, und der Kunde ist es, über die zu lösenden Probleme und die Ziele zu berichten, die wir erreichen möchten. Als Ergebnis einer solchen Kommunikation wird ein Dokument erstellt, das die Grundlage des gesamten Systems bildet. Dementsprechend werden alle Anforderungen dafür entwickelt und alle Lösungen erstellt.
Solche Probleme wurden uns geäußert:
- Alle Arbeiten mit Händlern erfolgen per Telefon und E-Mail. Die Bestellung erfolgt per E-Mail, Aktualisierungen werden in der persönlichen Mitteilung besprochen. Kommunikation und Bestellung sind Handarbeit, die viel Zeit in Anspruch nimmt.
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- Die Analyse der Verkäufe an Händler, der Salden in ihren Lagern und der Produktionsplanung erfolgt manuell durch einen Unternehmensanalysten auf der Grundlage von Vermutungen und Annahmen. Alle Daten werden in einer Datei im Excel-Format gesammelt, aus der Berichte generiert werden.
- Abteilungsleiter erhalten keine genauen Informationen über die Arbeit ihrer Abteilungsmitarbeiter und können ihre Arbeitsbelastung nicht genau planen und Verkaufspläne festlegen.
Die Ziele der Arbeit waren also:
- Verbesserung der Effizienz von Entscheidungen des operativen Managements in Bezug auf die Geschäftsprozesse des Unternehmens durch Bereitstellung konsolidierter Informationen für das Management des Unternehmens.
- Die Fähigkeit, detailliertere Informationen über die Aktivitäten der Partner des Unternehmens zu erhalten: Struktur und Volumen des Umsatzes aller Warengruppen, Besonderheiten der Arbeit, Vertriebskanäle, Vertriebsmitarbeiter.
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Die korrekte Formulierung von Geschäftszielen ist die Aufgabe des Analysten, der Kunde benötigt keine schönen Wörter und komplexen Sätze. Es ist wichtig, Ihre Erwartungen und Einschränkungen so genau und vollständig wie möglich zu beschreiben, sofern sie in technischer und organisatorischer Hinsicht vorliegen. Es ist möglich, den Umfang des Budgets festzulegen, das Volumen der geplanten Arbeiten wird davon abhängen.
Beim ersten Treffen versuchen wir auch, allgemeine Informationen über die Organisation der Arbeit im Unternehmen zu erhalten, die Abteilungsleiter und Abteilungen kennenzulernen, mit denen wir zusammenarbeiten müssen, die ersten Treffen für die Durchführung von Forschungsarbeiten zu planen und Dokumente für das Studium zu erhalten (Verträge, Vereinbarungen, interne Regeln, Gesetze, Regierungsverordnungen) die sich auf die Tätigkeiten des Unternehmens beziehen).
Beim ersten Treffen mit unserem Kunden haben wir auch:
1. Wir haben gelernt, dass:
- Alle Verkäufe des Unternehmens sind nach Abteilungen organisiert, die mit einem geografischen Bezug zu den Ländern und Regionen Russlands erstellt wurden.
- Jede Abteilung hat einen Leiter und mehrere regionale Manager, denen Regionen und Handelsvertreter (Händler) in bestimmten Städten zugewiesen sind.
- Händler wiederum verkaufen die Produkte des Unternehmens an ihr Groß- und Einzelhandelsnetz und liefern sie an Baustellen.
2. Erhalten:
- Partnerschaftsvertrag,
- Ein Beispiel für einen Analysebericht über Sendungen,
- Produktkatalog,
- Werbematerial.
3. Bekannt geworden mit:
- Generaldirektor,
- Kaufmännischer Leiter,
- Leiter der Verkaufsabteilung,
- Leiter der Marketingabteilung.,
- Leiter der Logistikabteilung,
- Hauptbuchhalter.
Um das Gespräch produktiv zu gestalten, bitten wir den Kunden normalerweise, sich darauf vorzubereiten:
a) Führungskräfte, die an der Erstellung des Systems interessiert sind, und diejenigen Mitarbeiter, die automatisierte Geschäftsprozesse erstellen und daran teilnehmen, zu dem Meeting einzuladen. Es sollten nicht viele Teilnehmer sein, 5-6 Personen sind genug, wir werden definitiv später mit allen anderen sprechen. Die Kommunikation mit allen wird nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, solange es für uns wichtig ist, dass der Mitarbeiter über das Projekt informiert ist, seine Koordinaten für die operative Kommunikation angibt und bereit ist, an der Erforschung von Geschäftsprozessen teilzunehmen.
b) Überlegen Sie sich und seien Sie bereit, über ihre Erwartungen an das neue System und die Ziele seiner Schaffung zu sprechen.
c) Wählen Sie einen verantwortlichen Mitarbeiter aus, der sich seitens des Kunden mit dem Projekt befasst. Ein Mitarbeiter muss sich der Aktivitäten des Unternehmens bewusst sein, seine Aufgaben und Probleme verstehen und das Vertrauen seiner Kollegen genießen. Er muss viel kommunizieren, Termine vereinbaren und die Ergebnisse der Analystenarbeit koordinieren.
WIE BESEHEN oder Beschreibung bestehender Geschäftsprozesse, Identifizierung von Problemen, Erfassung von Benutzeranforderungen
Nach dem ersten Treffen beginnt eine ziemlich lange Forschungsperiode, die bis zu zwei Monate dauern kann. Wir identifizieren alle Benutzer des neuen Systems, treffen uns separat mit jedem von ihnen und finden heraus, wie dieser oder jener Prozess abläuft, warum er so organisiert ist, was daran schlecht ist, was gut ist, was geändert werden könnte.
Beispiel einer Liste von Mitarbeitern für die Kommunikation:
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Es kann mehrere Besprechungen geben, wenn die Aufgaben komplex sind und der Analyst tief in die Details eintauchen muss. Nach jeder Besprechung wird eine Beschreibung der Arbeit des Mitarbeiters in Form von Diagrammen in verschiedenen Notationen oder in Form von Text sowie eine Liste seiner Anforderungen und Wünsche für das neue System erstellt.
Ein Beispiel für eine Beschreibung der aktuellen Situation:
Jeder Händler verfügt über einen Katalog der Produkte des Unternehmens und eine gültige Preisliste. Die Preisliste hängt von der Stadt ab, in der sich das Unternehmen des Händlers befindet, und kann auch von der endgültigen Einrichtung abhängen, an die die Materialien geliefert werden (für denselben Händler kann für eine bestimmte Einrichtung ein Rabatt gewährt werden).
Um eine Bestellung aufzugeben, sendet der Händler ein Bewerbungsschreiben an die E-Mail-Adresse des dem Unternehmen zugewiesenen Managers. In der Bewerbung gibt er an:
- die Namen und Mengen der Waren, die benötigt werden,
- deine Details;
- Adresse des Empfängers, an den die Waren versendet werden müssen;
- Transport, um die Waren zu senden;
- gewünschtes Versanddatum.
Der Verkaufsleiter legt im 1C-System einen neuen Auftrag für den Händler an:
- wählt Produkte aus der Liste aus. Die tatsächliche Verfügbarkeit von Waren im Lager wird durch die Anzahl der verbleibenden Waren bestimmt, die der Manager am Morgen in Form einer Tabelle aus der Produktion erhält. Der Manager weiß nicht, wie viel des gleichen Produkts von anderen Händlern des Unternehmens (nicht in seiner Abteilung) bestellt wurde, daher gibt er eine Bestellung ohne genaue Angaben zur Verfügbarkeit auf.
- fügt geeignete Rabatte hinzu (im Falle eines besonderen Objekts oder einer vorübergehenden Aktion);
- erstellt eine separate Bestellung mit Waren für die Aktion (wenn es eine Aktion gibt);
- bestimmt unabhängig die Anzahl der zu liefernden Fahrzeuge (für jedes Fahrzeug wird eine separate Bestellung erstellt);
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Nach der Bestellung wird ein Transportauftrag dafür erstellt, der an die Logistikabteilung gesendet wird.
Ein Beispiel für Benutzeranforderungen für das neue System:
a) Automatisieren Sie die Erstellung einer Bestellung durch einen Händler, geben Sie ihm die Möglichkeit, eine Bestellung selbst zu sammeln und aufzugeben, überwachen Sie den Ausführungsstatus und sehen Sie den Verlauf aller seiner Bestellungen während seiner Arbeit mit dem Unternehmen.
b) den Händlern die Möglichkeit zu geben, eine Woche lang Vorbestellungen aufzugeben, um die Produktion und den Versand von Waren vorhersagen zu können;
c) damit der Verkaufsleiter den Warenbestand im Lager sehen kann;
d) Ermöglichen Sie dem Manager, die Anzahl der Paletten und Fahrzeuge abhängig vom Auftragsvolumen automatisch zu bestimmen.
e) Speichern Sie alle Dokumente für alle Bestellungen des Händlers und geben Sie die Möglichkeit, sie allen Interessenten (Manager, Manager, Buchhalter, Händler) herunterzuladen.
In dieser Phase ist es wichtig, dass der Analyst Unterstützung vom Kunden erhält:
a) Den Mitarbeitern muss mitgeteilt werden, dass die Entscheidung zur Erstellung des Systems endgültig getroffen wurde, ob sie es wollten oder nicht. Diejenigen, die keine Änderungen benötigen, sind immer genug. Menschen sind an bestehende Prozesse gewöhnt, wollen keine Zeit damit verschwenden, neue Dinge zu lernen, oder wollen zum Beispiel keine Offenheit in ihrer Arbeit, weil es vorkommt, dass Regeln und Verfahren nicht befolgt werden, persönliche Verbindungen und Vorlieben in Beziehungen eine Rolle spielen. Wenn Sie verstehen, wie das System aussehen wird, und es für alle verbessern, können Sie sich in den Prozess einbringen und das erforderliche Feedback geben.
b) Beschränken Sie den Analysten nicht auf die Anzahl der Mitarbeiter in einer Position und die Anzahl der Besprechungen mit ihnen. Einer, selbst der erfahrenste Spezialist, kann nicht sofort alle Feinheiten seiner Arbeit aussprechen. Bei der Betrachtung der Diagramme und bei der Beantwortung zusätzlicher Fragen, die sich aus einem Treffen mit einem Kollegen ergeben haben, werden im Verlauf der Kommunikation häufig Details angezeigt. Darüber hinaus können unterschiedliche Mitarbeiter unterschiedliche Probleme haben und völlig unterschiedliche Standpunkte zu derselben Aktion vertreten. Durch die Kommunikation mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern erhalten Sie ein vollständigeres Bild des Geschehens.
c) Überprüfen Sie die vom Analysten gesammelten Daten und die von ihm gezogenen Schlussfolgerungen. Nach jeder Kommunikation formalisieren wir immer alle erhaltenen Informationen und präsentieren sie dem Mitarbeiter, von dem wir sie erhalten haben, und manchmal auch seinem Vorgesetzten. Auf diese Weise erhalten wir einerseits die Bestätigung, dass wir alles richtig verstanden haben, und andererseits motivieren wir zu zusätzlichen Details, die beim Lesen der bereits gegebenen Informationen häufig im Kopf auftreten.
d) Organisieren Sie die Kommunikation mit einer Gruppe von Mitarbeitern oder einer ganzen Abteilung in einer freien oder sogar informellen Atmosphäre. In der Zusammenarbeit mit unserem Kunden war beispielsweise die Teilnahme an der jährlichen allrussischen Abschlusskonferenz des Unternehmens ein besonderer Erfolg. Tagsüber konnten wir mit Händlern aus anderen Städten (sogar aus Wladiwostok) sprechen und herausfinden, was sie behalten oder ändern möchten. In einer informellen Umgebung außerhalb der Wände von Büros ist die Kommunikation einfacher und schneller, die Menschen sind offener und gesprächiger.
e) Es sei daran erinnert, dass Probleme, die von Mitarbeitern geäußert werden, häufig über den Rahmen des diskutierten Projekts hinausgehen. Wenn Sie beispielsweise mit Händlern über die Arbeit sprechen, kann sich herausstellen, dass nicht alles im internen System des Unternehmens gut und bequem konfiguriert ist und es höchste Zeit ist, die Verzeichnisstruktur zu ändern. Diese Situation ist normal, aber Sie sollten nicht alles in einem Projekt sammeln und alle Probleme gleichzeitig lösen. Im Rahmen des Projekts lohnt es sich, nur das zu belassen, was wirklich stört oder überhaupt nicht das Erreichen der zuvor gesetzten Ziele ermöglicht.
Feldforschung
Es ist immer besser, einmal zu sehen als hundertmal zu hören. Gespräche reichen oft nicht aus, es ist viel besser, den Prozess von innen zu betrachten. Hierzu werden spezielle Techniken verwendet, wenn der Analyst buchstäblich hinter dem Rücken eines Mitarbeiters oder Händlers sitzt und ihm in jeder unverständlichen Situation Fragen stellt. Durch solche Beobachtungen und Kommunikation während des Prozesses sind Problempunkte besser sichtbar, sie klingen oft von den Forschungsteilnehmern und der Analyst hat Vorschläge, wie man etwas verbessern, etwas schneller und effizienter machen kann.
Um die Arbeit des Forschers zu unterstützen, können Sie auf ein wenig Trick zurückgreifen und ihn als Praktikanten präsentieren, dem beigebracht werden muss, mit Kunden zu arbeiten. Die auf diese Weise erhaltenen Informationen sind wertvoller, die Mitarbeiter versuchen nicht, die Realität zu verschönern und aufrichtiger über die Prozesse zu sprechen.
Technische Eigenschaften
Lange Zeit gibt es keine solchen Unternehmen, die keine speziellen Programme und Tools für ihre Arbeit verwenden würden (z. B. 1C). In der Forschungsphase ist es wichtig zu verstehen, welche Daten in solchen Programmen enthalten sind, wie notwendig sie sind, ob sie im Format geeignet sind und vor allem, wie sie als Ergebnis der Integration in das System extrahiert oder verwendet werden können.
Für die Arbeit des persönlichen Kontos unseres Kunden wurde ein Warenkatalog und Daten von Händlern (Auftragnehmern) benötigt. All dies ist im 1C: Enterprise-System gespeichert. Die Struktur des Katalogs ist nicht optimal, es ist unpraktisch, ihn zu verwenden (es ist nicht intuitiv klar, in welcher Kategorie sich das Produkt befindet, und der Händler muss jetzt selbst danach suchen), die Daten werden nicht immer ausgefüllt (keine Beschreibungen, die Verpackung ist gemischt).
Die Arbeit in dieser Phase erfordert die Teilnahme von technischen Spezialisten sowohl des Designers als auch des Kunden, da wir die Architektur und die API vollständig beschreiben, Wege zur Integration finden und den Datenaustausch planen müssen.
Es ist notwendig, die Details und Probleme so früh wie möglich herauszufinden, da Sie während des Entwurfs eines neuen Systems Zeit haben können, alle Daten in Ordnung zu bringen, eine API zu erstellen oder sogar auf neue Software umzusteigen.
Als Ergebnis der Forschungsphase haben wir normalerweise:
- Vom Management formulierte Ziele und Vorgaben für die Erstellung persönlicher Konten;
- Allgemeines Verständnis und detaillierte Beschreibung von Geschäftsprozessen, die aufgrund ihrer Erstellung automatisiert werden;
- Eine Liste der Benutzeranforderungen für jeden Benutzertyp im persönlichen Konto.
- Liste der Systeme, mit denen interagiert werden muss, deren Beschreibung und technische Daten.
Jetzt können Sie entscheiden, wie persönliche Konten erstellt werden sollen: Verwenden eines vorgefertigten CRM (wenn alle angegebenen Anforderungen in den Standardsatz der CRM-Funktionalität passen) oder Entwickeln eigener Konten (wenn die Anforderungen nicht dem Standard entsprechen). In der Zusammenarbeit mit unseren Kunden wurde beschlossen, ein eigenes System zu entwickeln.
Design
ZU SEIN oder neue Geschäftsprozesse und Benutzerszenarien zu entwerfen
Eine Beschreibung, wie jetzt alles funktioniert, empfangen, Wünsche wurden geäußert - Sie können damit beginnen, zu entwerfen, wie alles funktionieren soll.
In dieser Phase ist die Kommunikation zwischen Kunden und Analysten intensiver als je zuvor, da derzeit die grundlegenden Regeln und Interaktionsmethoden festgelegt werden müssen, um bequeme und optimale Arbeitsszenarien zu erstellen. Die Szenarien basieren auf den Systemanforderungen der Benutzer.
Benutzeranforderung des Abteilungsleiters:
Sehen Sie sich die systematisierten Verkaufsdaten Ihrer Abteilung klar, bequem und schnell an. Bewerten Sie anhand dieser Daten das Gesamtbild des Umsatzes der Division, verfolgen Sie Trends, erstellen Sie Pläne, lösen Sie identifizierte und potenzielle Probleme.
Mögliche Szenarien basierend auf dieser Anforderung:
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Um die Lieferungen für die nächste Woche zu planen, wollte der Benutzer die Salden in den Lagern der Händler der Division für jede Art von Produkt überprüfen. Zu diesem Zweck fand er im Statistikbereich Bestandsbilanzen für die letzte Woche, die vom System anhand einer speziellen Formel berechnet wurden, und verglich diese Informationen mit dem Bereich der Händlerlager. Dann ging der Benutzer zum Planungsabschnitt und sah die Informationen, die von den Händlern selbst bereitgestellt wurden.
Jedes Szenario wird mit allen Nuancen seiner Implementierung ausführlich beschrieben. Dies erfolgt normalerweise in Form von Diagrammen. Alles sollte durchdacht sein: Was ist, wenn das Produkt zurückgegeben wird? Was ist, wenn eine Marketingkampagne zwei Gewinner hat? Nach welchen Kriterien wird der Verkaufsbericht erstellt? Kann der Manager einen bereits festgelegten Plan bearbeiten? Aus den Antworten auf die Fragen ergeben sich neue Regeln für die automatisierte Arbeit des Unternehmens.
Hervorheben der Mindestmenge an auszuführenden Skripten
Es muss verstanden werden, dass die Implementierung aller Szenarien auf einmal ziemlich lange dauern wird. Daher wäre es optimal, aus der gesamten Liste die wichtigsten und notwendigsten Szenarien auszuwählen oder diejenigen, die sofort implementiert werden können, ohne vorherige Vorbereitung (z. B. ohne zusätzliche Konfiguration des 1C-Systems). Ein solches Set (MVP - Minimum Viable Product) wird als Grundlage verwendet, auf dessen Grundlage nach dem Start immer mehr neue Funktionen aus den zuvor ausgewählten hinzugefügt werden.
Beispiel MVP:
Persönliche Konten:
- Generaldirektor,
- Abteilungsleiter,
- Verkaufsleiter,
- Vermarkter (durchgestrichen),
- Logistikmitarbeiter (durchgestrichen),
- Hauptbuchhalter (durchgestrichen).
Beispiele für Szenarien für einen Abteilungsleiter:
- Erstellung eines Verkaufsplans für Mitarbeiter,
- Aufstellung eines Verkaufsplans im Rahmen eines Vertrags für Händler,
- Kontrolle des Auftragsstatus (durchgestrichen),
- Erhalten von Verkaufsstatistiken für die Division nach Mitarbeitern,
- Abrufen von Verkaufsstatistiken für eine Division nach Händlern,
- Händlerinformationen anzeigen.
Beispiele für Händlerszenarien:
- Anzeigen der Arbeitsbedingungen mit dem Unternehmen, Verkaufsplan,
- Bestellung aufgeben (durchgestrichen),
- Monatliche Verkaufsstatistiken anzeigen,
- Einreichung eines Antrags auf Erhalt von Marketingmaterialien (durchgestrichen),
- Teilnahme an der Aktion (durchgestrichen).
Funktionale Anforderungen
Alle Wünsche (Benutzeranforderungen), die von den Forschungsteilnehmern unter Berücksichtigung der für sie erstellten Skripte eingehen, sind in Funktionen unterteilt, die implementiert werden müssen. Als Ergebnis dieser Arbeit wird eine lange Liste von Aufgaben erhalten, die die Grundlage für die Struktur des Systems bilden und in der Leistungsbeschreibung ausführlich beschrieben werden.
Benutzeranforderung des Abteilungsleiters:
Sehen Sie sich die systematisierten Verkaufsdaten Ihrer Abteilung klar, bequem und schnell an. Bewerten Sie anhand dieser Daten das Gesamtbild des Umsatzes der Division, verfolgen Sie Trends, erstellen Sie Pläne und lösen Sie identifizierte und potenzielle Probleme.
Die sich daraus ergebenden funktionalen Anforderungen:
1. Sehen Sie sich allgemeine Informationen zu Lieferungen an Händler in Ihrer Abteilung mit der Möglichkeit der Mehrfach- und gleichzeitigen Auswahl an:
a) Zeitraum (Woche, Monat, Jahr);
b) Warengruppen (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) ein bestimmtes Produkt;
d) Region / Stadt; ein bestimmter Manager;
e) einen bestimmten Händler.
2. Erstellen und ändern Sie den monatlichen Versandplan für jeden Abteilungsleiter.
3. Siehe den Plan des Unternehmens für Lieferungen an Händler in seiner Abteilung mit der Möglichkeit der Mehrfach- und gleichzeitigen Auswahl:
a) den Zeitraum (Woche, Monat, Jahr);
b) Region / Stadt;
c) Warengruppen (CCS, SCS, GSP, PGP);
d) ein bestimmtes Produkt;
e) einen bestimmten Manager;
f) einen bestimmten Händler.
4. Vergleichen Sie (gleichzeitig) die geplanten Indikatoren mit den tatsächlichen, um Abweichungen und Trends zu erkennen. Die Möglichkeit der Mehrfach- und gleichzeitigen Auswahl ist erforderlich:
a) der Zeitraum (Woche, Monat, Jahr);
b) Warengruppen (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) ein bestimmtes Produkt;
d) Region / Stadt; ein bestimmter Manager;
e) einen bestimmten Händler.
5. Sehen Sie allgemeine Informationen über den Sekundärverkauf von Händlern in Ihrem Geschäftsbereich mit der Möglichkeit der Mehrfach- und gleichzeitigen Auswahl:
a) den Zeitraum (Woche, Monat, Jahr);
b) Warengruppen (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) Region / Stadt;
d) einen bestimmten Manager;
e) einen bestimmten Händler.
6. Geben Sie an, wie viele Händler Informationen bereitgestellt haben.
7. Sehen Sie sich allgemeine Informationen zur Struktur des Sekundärverkaufs von Händlern in Ihrem Geschäftsbereich mit der Möglichkeit der Mehrfach- und gleichzeitigen Auswahl an:
a) den Zeitraum (Woche, Monat, Jahr);
b) Warengruppen (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) Region / Abteilung und Stadt;
d) einen bestimmten Manager;
e) einen bestimmten Händler.
8. Um allgemeine Informationen über die Forderungen von Händlern Ihres Geschäftsbereichs mit der Möglichkeit der mehrfachen und gleichzeitigen Auswahl der Laufzeit der Schulden anzuzeigen:
a) Allgemeines;
b) nicht mehr als 14 Tage;
c) 15 bis 30 Tage;
d) 31-45 Tage;
e) 46-60 Tage;
f) mehr als 61 Tage.
9. Sehen Sie sich eine Liste aller Zahlungen von Händlern in Ihrer Abteilung mit der Möglichkeit der Mehrfach- und gleichzeitigen Auswahl an:
a) Zeitraum (Woche, Monat, Jahr);
b) Region / Stadt;
c) einen bestimmten Manager;
d) einen bestimmten Händler.
10. Sehen Sie sich Prognosen zu Produktlieferungen von Händlern in Ihrem Geschäftsbereich mit der Möglichkeit der Mehrfach- und gleichzeitigen Auswahl an:
a) den Zeitraum (Woche, Monat, Jahr);
b) Warengruppen (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) ein bestimmtes Produkt;
d) Region / Stadt;
e) Art des Transports;
f) einen bestimmten Manager;
g) einen bestimmten Händler.
Erstellung der Systemstruktur, Benutzerrechte
Wir organisieren alle erhaltenen Funktionen in homogenen und logisch engen Gruppen. Wenn wir ein Haus bauen würden, würden in dieser Phase die Kommunikation hergestellt, Wände errichtet und Räumlichkeiten geplant. Und im zukünftigen Schrank erscheinen Abschnitte, Seiten, Formulare und Schaltflächen.
Normalerweise werden zwei Strukturen gleichzeitig erstellt: eine allgemeine (in Form von Skizzen) für ein komplettes System und eine genauere Version für MVP. Dies ist erforderlich, um alle wichtigen Funktionen des Systems zu berücksichtigen. Sie können sich entscheiden, die Sanitärinstallationen in Ihrem Haus in den ersten sechs Lebensmonaten nicht zu verwenden, aber Wände zu bauen und dann mit der Kommunikation zu beginnen, ist eine schlechte Designoption.
Als Beispiel für die Struktur eines Händlerbüros * ist die MVP-Version gekennzeichnet:
1. Anmeldeseite *
2. Desktop *
3. Mein Unternehmen
a) Profil *
b) Vereinbarung und Änderungen *
c) Handelsbedingungen *
d) Über das Unternehmen *
- Mitarbeiter *
- Lager *
- Arbeitsbereich *
- Verträge anderer Hersteller *
- Fachabteilungen *
- Anforderungen und Vorteile *
e) Empfänger *
f) Gegenstände *
4. Katalog
a) Produktliste
b) Warenkorb
c) Kasse
5. Bestellungen und Zahlungen
a) Meine Bestellungen
- Bestellungen
- Sendungen
b) Meine Zahlungen
c) Debitorenbuchhaltung
5. Aktion
a) POS-Materialien
b) Aktionen
c) Boni
6. Übergabe Bericht *
7. Hilfe *
8. Einstellungen *
9. Kontakte *
10. Benachrichtigungen *
a) Automatische Benachrichtigungen *
b) Nachrichten *
c) Schreiben einer Nachricht *
In dieser Phase entscheiden wir auch, wie die Bewohner im Bürohaus wohnen werden: Können sie sie besuchen? ob es eine Wand zwischen der Küche und dem Esszimmer gibt. Diese Definition von Benutzerrechten kann lange dauern, insbesondere wenn viele Benutzer vorhanden sind.
So können Rechte eingestellt werden:
Der Verkaufsleiter arbeitet mit Händlern und deren Bestellungen zusammen, kann jedoch keine neuen Händler hinzufügen und den Versandfortschritt anzeigen. Er sieht seinen Plan, sieht aber nicht den allgemeinen Plan der Abteilung. Er sieht das Warensortiment, fügt aber keine Waren hinzu, er kann den Erhalt von Werbegeschenken verfolgen, erstellt aber keine Werbeaktionen. Die Ergebnisse der Aktion können jedoch genauso gesehen werden, wie sie ein Mitarbeiter der Marketingabteilung sieht.
Gleichzeitig entsteht die Struktur aller Daten: eine lange Liste von Objekten, deren Attributen, Typen und Quellen. Beispielsweise hat eine Bestellung ein Datum, den Namen des Händlers, der sie gesendet hat, eine Liste der bestellten Produkte, die Gesamtkosten, den Status, das Versanddatum und viele andere verwandte Daten. All dies muss gesammelt, strukturiert und beschrieben werden.
Die Datenstruktur wird immer als Schema dargestellt:
Tipps:
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Um die Navigation in den Daten und Diagrammen zu vereinfachen, wird ein visuelles Layout des zukünftigen Systems erstellt. Es gibt noch kein Design, und Sie können sich auf das Wesentliche konzentrieren: Funktionen und Daten, die Machbarkeit von Szenarien überprüfen und Problembereiche finden. Ob die Navigation bequem ist, ob die Schaltfläche verständlich ist, ob Sie die Warnung vergessen haben - solche Fragen stellen sich und werden sofort gelöst. Oft müssen Sie immer wieder zur vorherigen Stufe zurückkehren und Daten ergänzen, sich merken, verschieben und Szenarien ändern.
Technische Aufgabe
Die Leistungsbeschreibung wird hauptsächlich für Entwickler erstellt, da der Kunde bereits Szenarien, Struktur, Arbeitslogik und sogar ein allgemeines Erscheinungsbild vereinbart hat. Die TK beschreibt die Funktionen mit allen Details ihrer Implementierung auf jeder Seite des Schranks und in jedem Anwendungsfall. Normalerweise ist dies ein umfangreiches und seriöses Dokument, das die Entwurfsphase abschließt und es Ihnen ermöglicht, in die Entwicklungsphase überzugehen.
Ein Auszug aus der Leistungsbeschreibung:
3.1.1.1.1. Lager
Der Hauptteil der Seite enthält die folgenden Elemente:
1. Liste der bereits hinzugefügten Lager des Unternehmens in Form von Karten und die Möglichkeit, ein neues Lager hinzuzufügen (die Schaltfläche "Lager hinzufügen" - ein Ankerlink zum Formular unten auf der Seite). Die Reihenfolge der Anzeige von Lagerkarten in der Liste wird durch das Datum und die Uhrzeit des Hinzufügens eines Lagers bestimmt. Je früher ein Lager hinzugefügt wird, desto höher ist es in der Liste. Die folgenden Daten werden für jedes Lager angezeigt:
- Name (Adresse) des Lagers;
- die Stadt, in der sich das Lager befindet;
- Lagerfläche (qm);
- das Zeichen der Zugehörigkeit zum Lager des Unternehmens. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden die Lagerbereichsdaten in den statistischen Informationen zu den Lagern im persönlichen Konto des Mitarbeiters berücksichtigt. Der Bereich der Lagerhäuser ohne diese Kennzeichnung wird in dieser Statistik nicht berücksichtigt.
- Zusätzliche Informationen: Text, der das Lager beschreibt.
Der Partner kann jedes Lager jederzeit bearbeiten oder löschen. Gleichzeitig sieht der Partner beim Speichern der Daten die Meldung: "Vielen Dank für Ihre Informationen!" oder „Das Lager wurde erfolgreich gelöscht“, und der Manager des Partners und der Leiter seiner Abteilung erhalten eine Benachrichtigung in Form einer automatischen Benachrichtigung sowie eine Nachricht im Abschnitt „Benachrichtigungen“, dass der Partner das Lager bearbeitet oder gelöscht hat. Neue Daten zum Bereich des Partnerlagers werden in der Statistik des Monats berücksichtigt, in dem die Änderungen vorgenommen wurden, und sofort darin angezeigt.
Wenn ein Benutzer in einem Monat mehrere Änderungen vorgenommen hat, sollte die Statistik die zuletzt bereitgestellten Daten berücksichtigen. Somit wird der aktuelle Indikator für den Lagerbereich des Partners am letzten Tag des Monats um 23:59 Uhr gespeichert, und diese Daten werden als Indikator für diesen Monat angezeigt.
2. Formular zum Hinzufügen eines neuen Lagers mit den folgenden Feldern, * als erforderliche Felder markiert:
- Name (Adresse) des Lagers (Textzeichenfolge) *;
- Lagerstadt (Textzeichenfolge) *;
- eigenes Lager (Kontrollkästchen) *;
- Lagerfläche, m2 (Anzahl) *;
- zusätzliche Informationen (Textfeld).
In jedem Feld kann erläutert werden, welche Informationen eingegeben werden müssen. Erklärungen werden im Seitencode bearbeitet.
Beim Hinzufügen eines Lagers wird dem Partner die Meldung "Vielen Dank für Ihre Informationen!" Angezeigt. Der Manager des Partners und der Leiter seiner Abteilung erhalten eine Benachrichtigung in Form einer automatischen Benachrichtigung sowie eine Nachricht im Abschnitt "Benachrichtigungen", dass der Partner ein neues Lager hinzugefügt hat. Der Bereich des neuen Lagers wird, sofern das Lager als firmeneigenes Lager gekennzeichnet ist, zur Lagerbereichsstatistik für den Monat hinzugefügt, in dem das neue Lager hinzugefügt wurde, und wird sofort darin angezeigt. Das vom Partner hinzugefügte Lager wird sofort in seiner Liste angezeigt.
Wenn der Seite noch kein Lager hinzugefügt wurde, wird dem Benutzer eine Meldung dazu angezeigt: „Sie haben noch kein Lager hinzugefügt. Bitte verwenden Sie dazu das unten stehende Formular "und das Formular zum Hinzufügen eines Lagers.
Wenn sich die Daten im aktuellen Monat nicht geändert haben, werden für die Statistik dieselben Informationen wie für den Vormonat berücksichtigt.
Wenn ein Benutzer in einem Monat mehrere Lager hinzugefügt hat, müssen für Statistiken die neuesten Änderungen berücksichtigt werden.
Fassen wir zusammen
Durch die Entwicklung eines richtig gestalteten Systems erhält der Kunde ein Werkzeug, das seine Aufgaben erfüllt und bei seiner Arbeit wirklich hilft. Ein solches Tool kann entwickelt und durch neue Funktionen ergänzt werden, seine Arbeit ist dokumentiert und für alle Seiten des Projekts verständlich.
Unser Kunde erhielt:
1. Persönliches Konto für die Händler des Unternehmens mit folgenden Funktionen:
- unabhängig sammeln und eine Bestellung für die Produkte des Unternehmens aufgeben, den Status der Verarbeitung und Lieferung an das Lager anzeigen,
- Vorbestellungen vornehmen und damit die Möglichkeit bieten, Produktion und Transport für die Lieferung zu planen,
- siehe die Bedingungen der Zusammenarbeit, den Fortschritt des Beschaffungsplans, die Schulden und alle erhaltenen Boni und Geschenke vom Unternehmen,
- dem Unternehmen Informationen über die Warenbilanz im Lager, die Verkaufsstruktur seines Netzwerks und die Nachfrage nach verschiedenen Sortimentsgruppen auf dem Markt zu liefern.
2. Persönliche Konten von Mitarbeitern des Unternehmens mit folgenden Funktionen:
- Planen Sie Verkäufe an Händler unter Berücksichtigung der aktuellen Informationen über die Verfügbarkeit von Waren im Lager des Unternehmens.
- Bestellungen von Händlern im Rahmen ihrer Befugnisse und aufeinanderfolgende Schritte im gesamten Bestellprozess entgegennehmen und bearbeiten,
- Informationen über den Verkauf von Händlern, die Besonderheiten ihrer Arbeit in jeder Region mit jeder Warengruppe erhalten, diese Informationen analysieren und strategische Entscheidungen auf der Grundlage von Daten treffen,
- Überwachen Sie die Arbeit Ihrer eigenen Mitarbeiter, erhalten Sie Berichte über deren Umsetzung des Plans.
- Speichern und verarbeiten Sie die Ergebnisse von Marketingkampagnen.
Als Ergebnis der Entwurfsarbeit hatten die Projektteilnehmer die Möglichkeit, eine Entwicklungstechnologie auszuwählen, die alle Anforderungen erfüllt (Webtechnologien unter Verwendung bewährter Frameworks), wodurch die Entwicklungskosten im Vergleich zur Entwicklung bei (7-8 Millionen Rubel statt 70 Millionen) erheblich gesenkt werden konnten basierend auf bekannten Softwareprodukten wie SAP.