Was ist Onboarding?
Onboarding oder Onboarding ist der Prozess des Kennenlernens eines Unternehmens, des Lernens von Lösungsansätzen sowie des Aufbaus von Prozessen für die Interaktion mit einem Team. Kurz gesagt bedeutet Onboarding, dass eine neue Person in das Unternehmen aufgenommen und bis zum Ende der Probezeit oder einer anderen vom Unternehmen festgelegten Frist begleitet wird.
Das Hauptziel des Arbeitgebers ist es, dass der neue Mitarbeiter so schnell wie möglich das maximale Effizienzniveau „erreicht“ und sich in die Unternehmenskultur integriert. Aus diesem Grund wird in vielen Organisationen diesem Prozess und der Automatisierung zumindest eines Teils so viel Aufmerksamkeit geschenkt, und im Idealfall ist der gesamte Prozess ein sehr wichtiger Aspekt. Dieser Prozess beginnt mit der Einstellung einer neuen Person in der Organisation oder mit internen Bewegungen von einer Position zur anderen.
Welche Aufgaben löst der Prozess des "Einsteigens" eines Neulings an Bord?
- Bequemer Arbeitsbeginn - es ist sehr wichtig, dass sich eine neue Person vom ersten Arbeitstag im Unternehmen an sofort wohl fühlt.
- Bekanntschaft mit den Produkten und der Struktur des Unternehmens - ein neuer Mitarbeiter muss verstehen, an welchen Produkten er arbeiten muss und was sie sind.
- Das Team kennenlernen und Kommunikation aufbauen - Oft sind neue Mitarbeiter nicht mit dem Team vertraut, in dem sie arbeiten werden. Eine der wichtigsten Aufgaben besteht darin, das Team dem neuen Mitarbeiter vorzustellen und bestimmte Kommunikationen zwischen ihnen herzustellen, damit jeder versteht, wer für was verantwortlich ist.
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Was sind einige der wichtigsten Punkte für eine erfolgreiche Anpassung?
- Der erste ist der regelmäßige Kontakt mit dem Vorgesetzten und die Rückmeldung. Während eines oder eines vom Unternehmen festgelegten Zeitraums ist es wichtig, immer mit der Person in Kontakt zu sein und regelmäßig Feedback von ihr zu erhalten.
- Es ist auch wichtig, Informationen umgehend zu erhalten und bereitzustellen sowie verschiedene organisatorische Probleme zu lösen.
- Eine gute Mitarbeiterschulung ist auch der Schlüssel zu einer erfolgreichen Anpassung.
- Die Reaktion auf Signale eines Mitarbeiters ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil der Anpassung.
- Ein weiterer wichtiger Parameter ist die Einbindung in das gesellschaftliche Leben des Unternehmens, verschiedene Veranstaltungen, Meetings, Teambuildings usw.
In all diesen Phasen nimmt auf die eine oder andere Weise eine bestimmte Person unter dem Codenamen "Buddy" oder "Partner" teil. „Buddy“ ist die Person, die den Neuling begleitet, ihm hilft, sich in der Arbeit zurechtzufinden, Fragen zu beantworten, zu navigieren und an die richtigen Personen weiterzuleiten, wenn die vom Neuling gestellte Frage an eine andere Person weitergegeben werden muss. In vielen Unternehmen in jeder Abteilung gibt es eine Reihe solcher Buddies, die Neulingen bei der Anpassung helfen. Buddy wird eine bestimmte Anzahl von Neulingen zugewiesen (normalerweise nicht mehr als 3).
Wie kann Microsoft Power Platform mit Microsoft 365 zusammenarbeiten, um verschiedene Onboarding-Prozesse zu automatisieren?
Ein großes Plus ist, dass die Power Platform eine Reihe von Softwareprodukten zum Erstellen von Anwendungen, Organisieren von Geschäftslogik und Generieren von Berichten ohne Programmierung ist, mit denen Sie viele Prozesse im laufenden Betrieb konfigurieren und Änderungen an Anwendungen und Logik vornehmen können, die viel weniger Zeit in Anspruch nehmen als dies der Fall wäre wurde von Grund auf neu programmiert. Mit Power Apps können Sie problemlos Formulare und Anwendungen erstellen, indem Sie eine einfache Verbindung zu verschiedenen Datenquellen (z. B. Microsoft SharePoint) herstellen.
Mit Power BI als umfassender Business Intelligence-Software (BI) können Sie Berichte zu Ihren Daten erstellen.
Power Virtual Agents ist ein Dienst zum Erstellen virtueller Assistenten oder einfacher Chat-Bots, mit dessen Hilfe die Logik der Benutzerinteraktion mit Bots konfiguriert werden kann. So können Sie verschiedene Vorgänge ausführen, um verschiedene Dienste schnell und effizient zu informieren oder bereitzustellen.
Power Automate ist wie Klebstoff. Es ermöglicht Ihnen, Daten und Prozesse in einem einzigen Microsoft-Ökosystem zu verbinden und zu vereinen.
Wie haben wir einige der Onboarding-Szenarien implementiert?
Der Screenshot unten zeigt einige Fragmente des Systems. SharePoint Online wird als Datenquelle verwendet, und PowerApps wird zum Anpassen von Anwendungen und Formularen verwendet.
Über das Navigationsmenü gibt der Benutzer die Hauptliste der Onboarding-Anwendungen ein, in der er die Anwendungskarte öffnen kann. In der Form jeder Anwendung befindet sich eine Schaltfläche zum Aufrufen von Aktionen in der Anwendung, in der abhängig von den Benutzerrechten bestimmte Schaltflächen angezeigt werden. Beispielsweise steht die Schaltfläche "Buddy zuweisen", mit der Buddy einem Neuling (oder ein Neuling einem Buddy) zugewiesen wird, nur Benutzern mit einer bestimmten Rolle im System zur Verfügung. Dies sind die sogenannten Onboarding-Administratoren.
Wenn die Person, die die Karte öffnet, nicht in dieser Rolle als Administrator enthalten ist, sondern Buddy in seiner Abteilung ist, kann sie gleichzeitig auf die Schaltfläche "Station nehmen" klicken. In diesem Fall muss die Zuweisung eines Neulings zu einem Buddy die Genehmigungsphase mit dem Einstellungsmanager durchlaufen ... Der Manager kann diesen Link entweder bestätigen oder selbst einen Kumpel für den Anfänger ablehnen und ernennen.
Das heißt, es stellt sich heraus, dass im ersten Fall die Ernennung eines Kumpels ohne Genehmigung möglich ist, die Station jedoch durch den Genehmigungsprozess geführt werden muss. Wenn während eines bestimmten Zeitraums kein Kumpel der Station zugewiesen wurde, wird gleichzeitig automatisch ein freier Freund innerhalb der Abteilung ausgewählt und ihm zugewiesen. In Buddys Handbuch werden automatisch Statistiken darüber gespeichert, wer wie viele Stationen hat.
Darüber hinaus können Sie aus den Aktionen das Austrittsdatum (wenn der Mitarbeiter oder eine andere Person das Austrittsdatum auf ein anderes Datum verschoben hat), die Bestätigung des Austritts, die Delegierung des Antrags an einen anderen Einstellungsmanager sowie die Stornierung des Antrags ändern, was dem Stornieren des Austritts des Mitarbeiters entspricht. Natürlich stehen alle Aktionen verschiedenen Benutzerrollen zur Verfügung. Beispielsweise kann nur der aktuelle Einstellungsanwendungsmanager oder Onboarding-Administrator eine Anforderung an einen anderen Einstellungsmanager delegieren.
Aber. Was passiert, wenn der Benutzer auf die Schaltfläche klickt? Wenn Sie sich den Screenshot ansehen, sehen Sie, dass ein Dialogfeld aufgerufen wird, in dem Sie etwas angeben und die Aktion bestätigen müssen. Und was passiert in diesem Fall mit uns? Theoretisch sollte ein Power Automate-Flow gestartet werden, der etwas ändert, Briefe und andere Benachrichtigungen sendet. Die folgende Situation trat jedoch während der Implementierung auf.
Basierend auf den Anforderungen mussten wir HTTP-Anforderungen innerhalb der Prozesse senden und andere Aktionen aus der Premium-Kategorie verwenden. Der Kunde hat jedoch nicht für alle Benutzer Lizenzen aus der Premium-Kategorie gekauft, und es war notwendig, aus dieser Situation herauszukommen.
Anstelle von Power Automate haben wir uns für Logic Apps entschieden, da der Kunde ein Azure-Abonnement hatte.
Power Automate und Logic Apps sind praktisch Zwillingsbrüder, aber sie haben sicherlich ihre eigenen großen Unterschiede zueinander. Das Wichtigste an Logic Apps war, dass alle Premium Connectors in Logic Apps ohne zusätzliche Lizenzen verfügbar sind.
Es gibt jedoch eine Einschränkung. Es ist nicht möglich, den Logic Apps-Stream direkt über die Schaltfläche von PowerApps zu starten. Deshalb haben meine Kollegen und ich eine Lösung mit einer separaten SharePoint-Liste für Aktionen entwickelt.
Das Wesentliche an der Liste ist, dass beim Klicken des Benutzers auf die Schaltfläche ein Element in dieser Liste mit bestimmten Attributwerten erstellt wird, die wir in der PowerApps-Anwendung selbst definieren. Wie Sie in diesem Screenshot sehen können, enthält diese Aktionsliste beispielsweise ein ActionType-Feld, ein Anforderungsfeld, ApprovalResult, Comment usw.
In ActionType schreiben wir den Namen der Aktion, die gerade ausgeführt wird, z. B. indem wir einem Freund zustimmen, eine Frist ändern oder eine Bewerbung stornieren. Wir schreiben zusätzliche Informationen in die restlichen Felder.
Und bereits beim Erstellen eines Elements in dieser Liste starten wir einen Logic Apps-Stream, der nicht über eine Schaltfläche, sondern über einen einfachen Auslöser gestartet wird. Als nächstes nimmt der Thread die Feldwerte auf und erledigt seine Arbeit basierend auf den Feldwerten.
Was sind die Vorteile dieses Ansatzes mit einer systematischen Liste von Maßnahmen? Nun, abgesehen von der Tatsache, dass der Logic Apps-Stream ohne ihn nicht normal gestartet werden kann?
- Asynchrone Ausführung von Aktionen. Dies bedeutet, dass Sie nicht warten müssen, bis ein Thread gestartet oder eine Aktion ausgeführt wird, bevor Sie das Formular verlassen. Sie haben auf die Schaltfläche geklickt und sind Ihrem Geschäft nachgegangen. Zu diesem Zeitpunkt wird im Hintergrund ein Element in der Systemliste erstellt und der Thread gestartet.
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Der folgende Screenshot zeigt ein kleines Fragment desselben Threads, der beim Erstellen eines Elements in der Systemliste gestartet wird.
Wie Sie sehen können, wird während der Ausführung des Flows das Feld ActionType analysiert - der Aktionstyp. Und abhängig von der Art der Aktion, dh von der Art der Schaltfläche, auf die geklickt wurde, verläuft der Fluss entlang des einen oder anderen Zweigs. Er bestimmt beispielsweise die Teilnehmer und bildet eine Liste von E-Mail-Adressen, an die Briefe und Nachrichten an die Chat-Bots gesendet werden sollen. Einige der Variablen und Daten können in einen separaten Block ganz oben im Stream verschoben werden, um sie nicht mehrmals in jedem Zweig zu definieren.
Chat Bots
Übrigens über Chat-Bots. In diesem Screenshot finden Sie ein kleines Beispiel für Nachrichten, die im Chatbot von Microsoft Teams eingehen, wenn verschiedene Ereignisse aufgerufen werden.
Es gibt separate Karten, um den Ablauf der Probezeit für einen bestimmten Zeitraum zu vereinbaren. In unserem Fall gibt es drei Punkte, dies ist ein Monat ab dem Veröffentlichungsdatum, nach 2 Monaten und nach 3 Monaten. Zu jedem dieser Zeitpunkte wird ein spezieller Thread gestartet, der dem Einstellungsmanager eine solche Karte in Teams sendet, damit der Manager den erfolgreichen Abschluss dieses Testzeitraums entweder bestätigen oder ablehnen kann. Mit der Angabe von Kommentaren.
Es gibt auch Karten mit verschiedenen Informationen über den Kumpel, zum Beispiel, dass die Teilnahme an der Rolle eines Kumpels abgelehnt wird oder wenn dem Anfänger kein Kumpel zugewiesen ist. Darüber hinaus werden Benachrichtigungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten gesendet, dass eine Umfrage erforderlich ist. In unserem Fall zeigt der Screenshot eine Karte mit dem Vorschlag, eine Umfrage für den Anfänger selbst durchzuführen.
Umfragen
Wenn wir über Umfragen sprechen, werden diese auf der Basis von Microsoft Forms implementiert. Im Allgemeinen ist Microsoft Forms ein unglaublich praktischer Dienst zum Erstellen von Umfragen in nur wenigen Minuten.
Und als Beispiel für Umfragen - im Screenshot.
Diese Umfragen werden nach einer bestimmten Zeit an den Neuankömmling gesendet, beispielsweise nach der ersten Woche nach dem ersten Arbeitsmonat. Während der Umfrage können Sie mit dem Mitarbeiter klären, ob eine Besichtigung des Büros stattgefunden hat, wie der Arbeitsplatz besetzt ist, wie die Aufgaben sind und wie bewusst die Person ist, welche Aufgaben sie während des Testzeitraums hat.
All dies kann ein Anfänger mithilfe von Microsoft Forms-Umfragen erfragen. Es ist wichtig, Feedback vom Mitarbeiter zu erhalten und rechtzeitig zu reagieren, wenn plötzlich etwas schief geht. Natürlich werden solche Umfragen sowohl an den Manager als auch an den Kumpel in Bezug auf den Anfänger selbst gesendet, da es notwendig ist, das gesamte Bild über den Mitarbeiter zu verstehen.
Checklisten
Übrigens kann man bei der Diskussion von Umfragen nur eine so wichtige Komponente wie Checklisten ansprechen. Da der Onboarding-Prozess immer noch ein Prozess ist, kann die Überprüfung des Durchlaufs bestimmter Onboarding-Phasen in Form von Checklisten ausgestellt werden, die für Anfänger, Freunde und Manager vorhanden sein können. In unserem Fall werden die Checklisten in Form einer PowerApps-Anwendung erstellt, in der jeder Teilnehmer die Kontrollkästchen aktivieren kann, die er zu einem bestimmten Zeitpunkt übergeben hat. Im Screenshot befindet sich beispielsweise ein kleines Fragment der Checkliste für Anfänger, in der Sie in jedem Zeitintervall (jetzt in der ersten Woche) ankreuzen müssen, welche Aufgaben aus der Hauptliste abgeschlossen wurden. Alternativ wird hier angemerkt, dass die Person begonnen hat, Arbeitsaufgaben auszuführen und an einer Art Einführungsveranstaltung teilgenommen hat.
Und dieser Screenshot zeigt ein Fragment der Checkliste für einen Kumpel. Da Kumpel in erster Linie ein Kamerad ist, sind seine Aufgaben kameradschaftlich. Chatten Sie außerhalb des Büros, besprechen Sie Ihre Eindrücke, gratulieren Sie zu der Passage und geben Sie zusätzliche Kommentare an.
Ich habe übrigens vergessen zu sagen, dass zum Ausfüllen der Checkliste bestimmte Punkte vergeben werden, die dann eine Rolle spielen.
Berichte
Natürlich ist es notwendig, bestimmte Statistiken anhand von Checklisten zu sammeln und anzuzeigen. Hierzu wird das Microsoft Power BI Business Analytics-Tool verwendet, mit dessen Hilfe Berichte erstellt werden, auf denen Checklistenelemente abgeschlossen wurden und welche nicht. Es gibt einen Filter von Mitarbeitern, so dass Sie in jedem Fall sofort herausfinden können, wer was getan hat.
Bonuspunkte für Buddy
Um auf das Thema Checklisten und deren Ausfüllung zurückzukommen, möchte ich darauf hinweisen, dass Mitarbeiter, die Buddy sind, für die Erledigung von Aufgaben innerhalb der Checklisten Bonuspunkte erhalten. Es gibt Standardpunkte, die für das Erledigen von Aufgaben in Checklisten vergeben werden, und es gibt Bonuspunkte, die für einzelne Aufgaben vergeben werden, die außerhalb des Systems festgelegt wurden. Diese Punkte bilden die endgültige Buddy-Bewertung im Kontext der Abteilung und im Kontext des gesamten Unternehmens. Der beste Freund kann identifiziert werden. Hierzu werden spezielle Logic Apps-Streams verwendet, die nach einem Zeitplan die Bewertung anhand von Daten aus den Checklisten berechnen.
Wieder Chatbots
Wie Sie wissen, gibt es innerhalb der Microsoft Power Platform ein Produkt wie Power Virtual Agents, mit dem Sie die Logik des Chatbots einfach anpassen und separate Dialoge für verschiedene Vorgänge weiterentwickeln können. Im Screenshot sehen Sie beispielsweise die Logik des Bot-Dialogs, wenn Sie zur Hilfe 2ndfl aufgefordert werden. Diese Anfrage kann von jedem Benutzer in der Organisation über einen Chat-Bot aufgerufen werden. Es reicht aus, eine Schlüsselauslöserphrase zu schreiben, um einen Dialog zu starten. Anschließend stellt der Bot die darin eingebetteten Fragen, speichert die Antworten auf Variablen und überträgt die Antworten an Power Automate über einen Ablauf, der ein Element erstellen, einen Brief senden und eine Million weiterer Operationen ausführen kann.
Mit einem Chatbot können Sie im Allgemeinen viele verschiedene Vorgänge in einem einzigen Microsoft Teams-Fenster kombinieren, ohne einen Anfänger dazu zu zwingen, herauszufinden, wo sich ein bestimmter Dienst in einer Organisation befindet. Es reicht aus, den Tab mit dem Bot zu öffnen und ihm eine Nachricht zu schreiben, die Sie tun möchten.
Alternativ zeigt der folgende Screenshot eine Informationsanfrage zur Registrierung von dms. Diese Informationen können in die Wissensdatenbank des Unternehmens eingefügt und vom Bot unterwegs abgerufen werden.
Darüber hinaus können Sie mit dem Bot Anforderungen für die Bereitstellung von beispielsweise verschiedenen Zertifikaten und Auszügen erstellen, Anforderungen für Bürodienste erstellen und Schreibwaren bereitstellen. Nachdem die Anforderung bestätigt wurde, wird unter der Haube ein Power Automate- oder Logic Apps-Prozess gestartet, der eine Anforderung zur Erfüllung der Benutzeranforderung erstellt. Nun, die Anforderungen selbst können bereits in einem separaten Portal für Geschäftsprozesse in SharePoint Online erstellt werden.
In den folgenden Artikeln werden noch mehr Szenarien vorgestellt, die mithilfe der Microsoft Power Platform automatisiert werden können. Habt alle einen schönen Tag!