Geschäftsautomatisierung: beginnen zu verstehen

Erinnerst du dich an den alten Cartoon über Nekhochukha? Der faule Junge landete im Land des großen Nekhochukhi, wo die meisten Aktionen von Robotern ausgeführt wurden. Ich muss sagen, die Animatoren haben ein düsteres Bild der Automatisierung gezeichnet: Eine Person in Roboterprozessen löst sich als Person auf und verliert die Fähigkeiten der sozialen Anpassung. Dies steht eindeutig im Widerspruch zu unserer geliebten "Elektronik", die nur den Wert der Kombination von Automatisierung und menschlichem Prinzip predigt. Etwas hat uns in die Philosophie gebracht.



In der modernen Wirtschaft wird Automatisierung jedoch entweder als Notwendigkeit oder als ungerechtfertigte Verschwendung oder als einzige magische Pille für alle Probleme betrachtet und im Allgemeinen mit Argwohn behandelt. Aber vergeblich. Wenn ja, starten wir ein Bildungsprogramm zu diesem Thema.  

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Wenn Sie versuchen, die Definition von Geschäftsautomatisierung im Internet zu finden, werden Sie auf verschiedene Optionen stoßen, die sich auf Steuerung, Robotisierung, künstliche Intelligenz usw. beziehen. Keiner von ihnen wird umfassend oder genau sein. Versuchen wir hier auf Habré eine Definition zu geben.



Lassen Sie es zunächst so sein. Geschäftsautomatisierung ist eine Reihe von Arbeitstools (Programme und Geräte), die die Routine minimieren, Arbeits- und Produktionsressourcen optimieren, um die Produktivität und Effizienz aller Geschäftsprozesse zu steigern. Hört sich gut an. Wie kann Automatisierung jedoch eine Sammlung von Werkzeugen sein? Dies ist ein Prozess. Ja, zum Beispiel ist Automatisierung die Einführung von Programmen und die Installation von Geräten ... Stop. Gibt es ein Leben nach der Implementierung? Bedienung natürlich. Ok, kommen wir zur neuen Definition:Geschäftsautomatisierung ist der Prozess der Implementierung und des Betriebs einer Reihe von Arbeitstools (Programme und Geräte), die die Routine minimieren, Arbeits- und Produktionsressourcen optimieren, um die Produktivität und Effizienz aller Geschäftsprozesse zu steigern. Wo immer es hingeht, kann es mit einem funktionierenden verwechselt werden, aber es bleiben noch Fragen offen: Was ist, wenn es keine formalisierten Geschäftsprozesse gibt und wenn es keine Produktionsressourcen usw. gibt? 



Wenn Sie sich jedoch den Quellen zuwenden, kommt es bei allen Artikeln zur Geschäftsautomatisierung sofort auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen an. Sie werden von Wikipedia genau und prägnant definiert: „ GeschäftsprozessIst eine Reihe von miteinander verbundenen Aktivitäten oder Arbeiten, die darauf abzielen, ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung für Verbraucher zu schaffen. Das BPM-Managementkonzept betrachtet Geschäftsprozesse als wichtige Ressourcen des Unternehmens und setzt deren Management als eines der wichtigsten Organisationssysteme voraus. " Automatisierung ist nur der Prozess der Implementierung und des Betriebs von Softwaretools, um den Fluss von Geschäftsprozessen zu optimieren und zu beschleunigen. Es ist einfach.



In einer idealen Welt sind Geschäftsautomatisierung und Geschäftsprozessautomatisierung theoretisch äquivalente Konzepte, da alles im Geschäft ein Prozess ist, der diskretisiert, in Teilprozesse und Stufen zerlegt und beschrieben werden kann. In der realen Welt haben Unternehmen jedoch viele Aktivitäten, die nicht unter die Definition eines Geschäftsprozesses fallen, die Prozesse selbst sind nicht optimiert oder fehlen überhaupt, und alle Arbeiten werden spontan ausgeführt. Daher befinden sich Automatisierungsaufgaben unerwartet in einer großen Vorbereitungsphase, in deren Code Sie Geschäftsprozesse analysieren, beschreiben und vorbereiten müssen. 

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Irgendein. 



Und wenn Sie ein wenig expandieren, verbessert eine kompetente und zeitnahe Automatisierung den Stand der Dinge in jedem Unternehmen: von Gazprom bis zu einem Blumenladen. Unternehmen haben unterschiedliche Metriken und Geschäftsprozesse, aber es gibt eine Gruppe von Automatisierungszielen, die für die meisten Unternehmen universell sind. 

• Einsparungen sind eines der Hauptziele der Automatisierung. Einmal in Software investiert, nutzen Unternehmen diese, um entweder die Produktivität zu steigern oder die Kosten zu senken. So spart das Unternehmen zumindest Zeit und Geld bei der Änderung der Struktur von Transaktionen und Verkäufen und steigert gleichzeitig Umsatz und Gewinn. Damit die Automatisierung offen gesagt unrentabel ist, müssen Sie nur das gekaufte Programm abbrechen und das ausgegebene Geld vergessen.
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Es ist definitiv unmöglich, alles zu automatisieren, da es Dinge wie Kommunikation, menschliches Denken, Kommunikation mit Kunden usw. gibt. Es gibt eine Reihe von Aktivitäten, die von den Prozessen ausgeschlossen sind und nur einige Programme verwenden können, aber gleichzeitig nicht bis zum Ende automatisiert werden können, z. B. Unternehmenskultur, Personalbeschaffung, Personalmanagement, Unternehmensführung als Ganzes. Diese Aktivitäten unterscheiden sich von Geschäftsprozessen durch ein hohes Maß an Sozialität, an dem eine Person nicht nur als Mitarbeiter, sondern auch als Person beteiligt ist. 



Der Rest der Prozesse kann jedoch vollständig automatisiert werden. Wie bereits erwähnt, gibt es drei Hauptgruppen von Geschäftsprozessen.

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Jedes Unternehmen sammelt jetzt viele Daten und eröffnet interessante Perspektiven für die Zusammenarbeit mit Kunden: Sie können Verkäufe tätigen, Segmente erstellen, Werbeaktionen planen, das Sortiment ändern usw. Darüber hinaus wird jede aus einer Laune heraus getroffene Entscheidung ohne Analyse qualitativer und quantitativer Indikatoren wahrscheinlich zum Scheitern führen. Das manuelle Sammeln von Daten in Excel oder Access ist eine harte und undankbare Arbeit, da solche Informationen leicht verloren gehen oder beschädigt werden können und normalerweise sehr schlecht organisiert sind. Die Automatisierung hilft beim Sammeln von Daten in Datenbanken, und das DBMS speichert Daten zuverlässig und ermöglicht es Ihnen, sie zu interpretieren und komplexe Slices zu erstellen.Darüber hinaus ist das Speichern von Informationen in einer Datenbank unvergleichlich sicherer: Durch Zugriffsrechte, Sicherung und Hardwareschutz können alle Handels- und Produktionsinformationen so zuverlässig wie möglich gespeichert werden.





Hier geht es im Allgemeinen um alle russischen Geschäfte. Nur die Mehrheit befindet sich noch im Stadium der Ablehnung. Die



Automatisierung bestellt, organisiert die operative Arbeit und das Aufgabenmanagement. Alle Mitarbeiter (und es spielt keine Rolle, ob Remote oder Büro) arbeiten in einem einzigen Informationsbereich des ACS (PM, ERP, CRM)...), koordinieren ihre Aktionen, empfangen und delegieren Aufgaben, sehen ihre Aufgaben in Projekten und Geschäftsprozessen, verteilen ihre Arbeitslast über die Zeit. Der Manager muss nicht mehr jeden zu sich rufen und Aufgaben kauen - es reicht aus, sie in das System zu integrieren und die Implementierung zu steuern. Alle operativen Arbeiten werden in einem einzigen System ausgeführt, und jeder Mitarbeiter kann im Rahmen seiner Kompetenzen auf Daten zugreifen sowie bei Bedarf Zugriff oder Daten herunterladen. Außerhalb der Automatisierung ist dies alles eine kontinuierliche spontane Kommunikation, bei der man leicht vergisst, einen Fehler macht oder die Aufgabe einfach "unmerklich" nicht erledigt. 



Der menschliche Faktor ist vielleicht das allererste, gegen das die Automatisierung in einem Unternehmen kämpft.Hier ist ein ungefähres Minimum an Unternehmensproblemen, mit denen kleine und mittlere Unternehmen konfrontiert sind: verpasste Kontaktmöglichkeiten mit Kunden, vergessene und nirgends aufgezeichnete Daten, zeitaufwändige elementare Aufgaben, Büro- und Remote-Aufschub, „links“ gemäß dem Unternehmensprofil, „eigene“ private Kunden von Managern, Diebstahl von Geschäftsinformationen usw. Wenn Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen aller Ebenen (Management, Betrieb, Support) in den Händen oder vielmehr auf Geschäftsservern erscheint, sind die meisten dieser Probleme einfach und relativ schmerzlos zu lösen.   



Sicherheit ist eine wesentliche Funktion der Geschäftsautomatisierung.Dank seiner Architektur und Softwarefunktionen schützt ACS Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, ermöglicht es Ihnen, die finanzielle Situation Ihrer Kunden zu kontrollieren und Aktionen im System zu protokollieren. Leider gibt es in einigen Unternehmen keinen absoluten Schutz - das Vorhandensein von Automatisierung reduziert jedoch die mit der Informationssicherheit verbundenen Risiken erheblich - auf nahezu Null (insbesondere in kleinen Unternehmen).



Trotz der Tatsache, dass Geschäftsautomatisierung und insbesondere Geschäftsprozesse eine gute Modeerscheinung des RegionSoft- Teams sind(Wir haben sogar ein leistungsstarkes Prozessautomatisierungsmodul in unserem CRM mit einem Setup-Assistenten und einem visuellen Designer aufgeschrieben und führen auf Anfrage über diesen Link kostenlos eine grundlegende Prüfung der Geschäftsprozesse durch.) Wir verpflichten uns nicht, zu behaupten, dass Automatisierung ein Heilmittel für alle Geschäftskrankheiten ist der magische Knopf "Mach viel Glück". 



Zunächst müssen Sie die richtigen Prozesse für die Automatisierung auswählen:

• große Prozesse - verzweigt, komplex, mehrere Mitarbeiter betroffen;
• wiederkehrend mit jedem Zeitraum (Start von Werbeaktionen, Sendungen, Standardverkäufen usw.);
• Auswirkungen auf alle anderen Prozesse und Aktivitäten in der Organisation (Schulung neuer Mitarbeiter, Veröffentlichung einer Produktfreigabe);
• Anforderungen an die Ausführung (Start von Werbeaktionen und Werbeaktionen, Kundenunterstützung, einige interne Infrastrukturmanagementprozesse usw.);
• Routineprozesse - solche, die viel Zeit in Anspruch nehmen, werden häufig wiederholt und erfordern gleichzeitig keine besonders intelligenten Maßnahmen (Beschaffung, Versand, Bildung von Dokumentenpaketen usw.)

Die Automatisierung hat einige Nachteile. Neben hohen Arbeitskosten und einem schwierigen Start führt die Automatisierung zu einem Verlust der Prozessflexibilität. Da ein automatisierter Geschäftsprozess an eine Maschine oder an einen Algorithmus gebunden ist, wird er zum Standard. Es gibt Zeiten, in denen Sie sich von dieser Standardisierung entfernen und ein unabhängiges Problem lösen müssen (ein komplexer Kunde, eine exklusive Lieferung, ein komplexer menschlicher Faktor, ungeplante Risiken). Dies ist jedoch im Allgemeinen eine Ausnahme bei der Formalisierung zum Nutzen des Unternehmens.

Wie messen Sie die Effektivität der Automatisierung?

Die Messung des ROI der Geschäftsautomatisierung ist schwierig und jedes Unternehmen verfügt möglicherweise über seine eigenen qualitativen und quantitativen Kennzahlen. Es ist am besten, Ziele im Voraus zu planen, um die Geschwindigkeit des Wandels zu verstehen. 



Für Unternehmen ohne Insolvenzrisiko und andere finanzielle Probleme ist es üblich, die Amortisationszeit von Automatisierungssystemen wie folgt zu betrachten: ein optimistisches Szenario - 1 Jahr, ein realistisches Szenario - 2 Jahre, pessimistisch - ab 3 Jahren. Dies ist jedoch ein sehr durchschnittlicher Indikator, da Unternehmen unterschiedliche Umsätze, unterschiedliche Automatisierungsziele und unterschiedliche Softwarekosten haben. Daher ist es besser, vorab über die Indikatoren und Ergebnisse der Implementierung des Automatisierungssystems nachzudenken. 



Was kann ein Indikator für die Wirksamkeit der Implementierung eines Automatisierungssystems in kleinen und mittleren Unternehmen sein:

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Sie können auch die üblichen Indikatoren berechnen, z. B. die Automatisierungskosten in Bezug auf den Umsatz des Unternehmens, den Umsatz und den Nettogewinn. Diese Indikatoren können über einen bestimmten Zeitraum hinweg verglichen werden und können verwendet werden, um abzuschätzen, wie hoch die potenziellen Kosten vor der Implementierung sind. Wenn der Wert zu hoch ist, ist es besser, erneut zu prüfen: Gibt es einen geeigneteren Anbieter (dies geschieht normalerweise, wenn ein kleines Unternehmen einen sehr guten auswählt? ein teures System, das glaubt, dass das teure nicht schlecht passiert (es kann nicht schlecht sein, aber völlig unangemessen).



Eine der Arbeitsmethoden besteht darin, die Kosten des Geschäftsprozesses oder die Arbeitskosten jedes Mitarbeiters zu schätzen. Schauen wir uns ein Beispiel an.

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Kommen wir nun zur Frage der wirtschaftlichen Auswirkungen der Einführung des Automatisierungssystems zurück. Sie können für jede Phase aller Prozesse im Unternehmen und für jeden beteiligten Mitarbeiter eine Berechnung durchführen - am Ende erhalten Sie einen ungefähren Effekt. Vergessen Sie jedoch nicht, dass Sie zur Schätzung der Betriebskosten des Systems den integralen Indikator für die Gesamtbetriebskosten (TCO) berechnen müssen , der die mit dem Erwerb, der Implementierung und dem Betrieb des automatisierten Steuerungssystems verbundenen Kosten umfasst. und die „Kosten“ eines Mitarbeiters und seine Arbeitszeit sollten nicht anhand des Nettogehalts berechnet werden, sondern anhand der Gehaltsabrechnung, der Sozialkosten, der indirekten Kosten (Büroausstattung, Bürowartung, Internet usw.). 



Vergessen Sie nicht, dass die Gesamtbetriebskosten für Cloud-Systeme mit der Anzahl der verwendeten Monate multipliziert werden müssen und aufgrund regelmäßiger Zahlungen ständig steigen. Bei Desktop-Systemen besteht die Gesamtbetriebskosten häufig aus einer einmaligen Zahlung für Lizenzen (oder Raten), den Kosten für Überarbeitung, Support und Aktualisierungen. Manchmal ist es für ein Unternehmen rentabler, eine TCO zu haben, wenn auch mehr, aber zeitlich verteilt. Für solche Unternehmen bieten wir beispielsweise einen Leasingvertrag für den Desktop RegionSoft CRM mit der Möglichkeit an, nach 7 Monaten Leasing Software und eine Reihe anderer Boni zu erwerben. 



Übrigens über CRM.

Tools zur Geschäftsautomatisierung

Ein Automatisierungssystem ist alles, was einen Teil der manuellen Arbeit in eine maschinelle, automatische Arbeit umwandelt und auf den Bereich der Technik und Informationstechnologie überträgt. Grundsätzlich können alle Mittel auf Tools zur Geschäftsautomatisierung zurückgeführt werden (von der Ausschreibung bis zum Produktionsprozess): Maschinen, Geräte, Robotik, Software, Kommunikationskanäle, Netzwerke usw. Dies ist ein riesiger Wissensbestand, der für jede spezifische Organisation gilt. Im Rahmen der Automatisierung von Geschäftsprozessen wird jedoch in der Regel Software + Hardware berücksichtigt (Server, VDS, Barcoder, Registrierkassen, elektronische Regaletiketten, Terminals, Karten, Zugangskontrollsysteme usw.). 



Im Rahmen von Habr und unseren Kompetenzen werden wir auch über Programme sprechen, mit denen Unternehmen hauptsächlich betriebliche Arbeiten automatisieren können. 

Wie wähle ich ein Automatisierungstool aus?

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Geschäftsautomatisierungssystem auszuwählen.

1. Kaufen Sie eine fertige Lösung bei einem Anbieter (Entwickler) und führen Sie eine professionelle Implementierung durch. Letztendlich ist es schneller, billiger und einfacher: Es gibt so viele Lösungen auf dem Markt, dass Sie alles finden können, von Auto-Service-Automatisierungssystemen, Schulungen und Automatisierungssystemen für Schönheitssalons bis hin zu großen Automatisierungslösungen für Fabriken. Sie profitieren von Timing, Genauigkeit der Implementierung und korrektem Training und können ziemlich schnell mit der Arbeit in einem neuen Flugzeug beginnen.
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Die Implementierung von Automatisierungssystemen birgt natürlich Risiken: Sie können beispielsweise Verbesserungen vornehmen und aus dem Budget aussteigen, einem Boykott der Mitarbeiter ausgesetzt sein, Schwierigkeiten bei der Schulung haben und Probleme bei der Umgestaltung von Geschäftsprozessen haben. Dies sind jedoch die Herausforderungen bei der Implementierung, für die jeder erfahrene Anbieter bereit ist. Sie müssen also nur loslegen.

CRM als Sonderfall der Geschäftsautomatisierung

Das CRM-System ist eines der beliebtesten Automatisierungstools für kleine und mittlere Unternehmen. Und wenn das CRM-System früher nur die Verkaufsabteilung und ein wenig Marketing automatisierte, sind jetzt die meisten modernen Lösungen auf dem Markt universelle Geschäftskombinationen. Zum Beispiel unsere Edition von RegionSoft CRM Enterprise Plusist bereits ein vollwertiges ERP und kann in einem Programm: Verkauf automatisieren, Verwaltung von Projekten, Aufgaben, KPIs, Arbeit mit Primärdokumenten, einschließlich Post, Telefonie, Mehrwährungsbuchhaltung, Logistik, Lagerbuchhaltung, Bargeldbuchhaltung, Multiproduktion, Abrechnungsmechanismus, haben mehr als 100 Standardberichte, verschiedene Konstruktoren und natürlich ein Mechanismus zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Außerdem gibt es alle 2-3 Jahre Hauptversionen, die die beliebtesten Funktionen zu den vorhandenen hinzufügen. Diese ganze Geschichte wird als End-to-End-Automatisierung bezeichnet - die sicherste und bequemste Art der Automatisierung, wenn fast das gesamte Unternehmen in einer Informationsumgebung arbeiten kann.



CRM-SystemHeute ist es ein grundlegendes Element der Automatisierung, verständlich und dringend erforderlich, insbesondere in einer Krise, insbesondere für ein verteiltes Team. Aber was soll ich sagen - immer notwendig!



Bei der Auswahl von CRM müssen Sie sich jedoch wie bei jedem anderen Automatisierungstool an drei Hauptregeln erinnern:

1. Die Automatisierung sollte nicht redundant, unangemessen, überlastet und in Bezug auf Umsatz und Produkt des Unternehmens unvergleichlich teuer sein.
2. Die Automatisierung sollte die Anforderungen eines bestimmten Unternehmens berücksichtigen und diese so weit wie möglich erfüllen.
3. Automatisierung muss funktionieren und effektiv sein.

Nach verschiedenen Expertenschätzungen liegt der Automatisierungsgrad russischer Unternehmen zwischen 10 und 15%. Das ist sehr wenig. Ja, und mit unseren eigenen Augen können wir sehen, wie zum Beispiel die Lieferung der Kreuzung an den Terminals ankommt, Automaten überprüft, alles fein abgestimmt ist und wie am Schnürchen funktioniert, und das Restaurant in der Innenstadt hat erst vor kurzem aufgehört, handschriftliche Schecks auszustellen. Die Reservierung ist immer noch auf eine Kreidetafel geschrieben. Wie kleine IT-Unternehmen in die Automatisierung von allem und jedem investieren, um die Nase vorn zu haben, und wie seriöse Handelsunternehmen Rechnungen und Handlungen manuell ausfüllen ... Diese Ungleichgewichte werden durch nationale Merkmale, Misstrauen gegenüber Technologien und Selbstgefühle im Bereich der heimischen Wirtschaft verursacht. Aber die Tatsache bleibt: Das Leben mit einem automatisierten Geschäft ist viel besser, sicherer und nachhaltiger. Alles andere sind erfundene Ausreden.

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Ein Cartoon über Nekhochuha, wenn Sie plötzlich nicht mehr alt und kein Boomer sind: