Roadmap für die Einführung des Bitrix24-Unternehmensportals in einem großen Unternehmen. Ziele, Etappen, Platz in der Infrastruktur

Das Wesentliche des Artikels ist kurz

Bitrix24 wird häufig als „nur ein CRM“ oder Task-Tracker wahrgenommen.

Große Unternehmen haben ihre eigenen Besonderheiten, sie benötigen ein „einziges Fenster für den Zugang zu Dienstleistungen“.

Dies ist das Unternehmensportal.

Der Artikel enthält eine detaillierte Roadmap für die Implementierung in einem großen Unternehmen und zeigt die Abfolge der Schritte.

Problem: Kommunikation in einem Team von 150 Personen

Je mehr Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt sind, desto schlechter ist ein einziges Informationsfeld. Die Menschen hören auf, sich am Sehen zu erkennen, die Lösung von Arbeitsproblemen wird komplizierter, die Kommunikation ist zerrissen.



Der Grund dafür ist einfach: Ein Mensch als biologische Spezies arbeitet bequem mit 5-10 engen Freunden zusammen, und die „theoretische“ Grenze der Bekanntschaften liegt bei 150 Personen. Dies ist die maximale Größe des primitiven „Stammes“.



Im 21. Jahrhundert sind die Menschen in der Lage, ernsthafte Probleme zu lösen und große Teams dafür zusammenzustellen. Aber die Probleme der Biologie sind nirgendwo hingegangen - ohne besondere Mittel wird die Kommunikation in einer großen Gemeinschaft schlecht sein.



Der schlechte ist langsam, ineffizient, papierintensiv. Niemand mag Bürokratie, aber fast immer leidet ein großes Unternehmen (auch ein modernes) genau darunter - die Komplikation des Dokumentenflusses.



So seltsam es auch scheinen mag, moderne Informationstechnologien fügen Probleme hinzu. Das „Lager“ hat ein eigenes Programm, die „Verkäufer“ haben ein eigenes, Analysten arbeiten in Excel, die Hauptaustauschmethode sind E-Mail und Chats.



All dies führt zu einem Effizienzverlust. Paradox: Im 21. Jahrhundert arbeitet ein Team von drei Personen pro Mitarbeiter um ein Vielfaches effizienter als ein „Bürogebäude“ mit 3000 Spezialisten.



Aber es sollte umgekehrt sein: Die Konsolidierung des Unternehmens hilft bei der Arbeitsteilung und sollte Menschen bei nicht zum Kerngeschäft gehörenden Operationen retten. Jeder kann sich auf sich selbst konzentrieren.



Worin besteht das Problem? Wo ist der Engpass in einem modernen Büro? Viele Informationen, Leute und "Programme". Wenn Sie sich beim Ersetzen der Tastatur nicht auf Ihren Arbeitsbereich konzentrieren können, ist ein Memo erforderlich.

Lösung: Unternehmensportal - weniger „Programme“ für einen Mitarbeiter

Bitrix24 sollte ein „einziges Fenster“ für den Zugriff auf Unternehmensinformationen und -dienste sein. Das Unternehmens-Intranet-Portal reduziert die Anzahl der „Programme“, in denen jede Person arbeitet.



Der Artikel beschreibt, wie dies zu tun ist und was Sie in jeder Phase vorbereiten müssen. Sie erhalten eine detaillierte Roadmap für eine so umfassende Implementierung.



Die Implementierung besteht aus fünf Schritten, von denen jeder fünf Schritte erfordert. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Merkmale, aber die allgemeine Logik für die Implementierung und Konfiguration von Bitrix24 sollte genau dieselbe sein.



Die Blöcke sind miteinander verbunden, aber leicht zu trennen. Wenn ein bestimmter Block für Ihr Unternehmen nicht relevant ist, schließen Sie ihn aus dem Implementierungsplan aus. Der Rest ist davon nicht betroffen.

Welche Unternehmen passen zu diesem Implementierungsszenario?

Das Szenario eignet sich für Fertigungs-, Bau- und Dienstleistungsunternehmen mit 150 bis 3000 Mitarbeitern, bei denen drei oder mehr Hierarchieebenen, Abteilungen und Niederlassungen vorhanden sind.

Stufe 1 „Ersteinrichtung. Mitarbeiter einladen "

Sie können ein Pferd zu einer Wasserstelle führen, aber Sie können es nicht zum Trinken bringen.

Ziel der ersten Phase ist es, den Mitarbeitern ein Mindestmaß an Diensten zur Verfügung zu stellen, damit sie das System nutzen können.



In dieser Phase werden die Organisationsstruktur, grundlegende Informationen über das Unternehmen und die Mitarbeiter geladen und die ersten nützlichen Dienstleistungen erbracht.



Es ist wichtig, dass sich die Mitarbeiter des Unternehmens über eine Einladung zum Bitrix24-Intranetportal freuen, damit aktuelle Informationen und nützliche Dienste verfügbar sind. Brauchen Sie eine "Süßigkeit". Jedes Unternehmen hat seine eigenen.



Beispiel einer Portal-Homepage für eine große Organisation (HR Director-Oberfläche gezeigt):

Fragen

Wenn Sie der Projektmanager für die Erstellung eines internen Intranetportals sind, müssen Sie für den Erfolg in der ersten Phase die folgenden Fragen beantworten:

1. Welches Softwaresystem speichert derzeit aktuelle Informationen zur Organisationsstruktur des Unternehmens: Abteilungen, Abteilungen, Manager?
   
   Typische Antworten:
   
   - MS Active Directory;
   
   - 1C: Gehalts- und Personalmanagement;
   
   - nirgendwo (in diesem Fall wird Bitrix24 zum „Punkt der Wahrheit“ über die Struktur).
   
   
   
   Antworten, die die erste Phase verlängern:
   
   - die Struktur der Abteilungen in AD sowie Positionen und Zusammensetzung der Abteilungen im ZUP;
   
   - Wir haben mehrere "Domains" und Kopien des ZUP.
   
   - Mitarbeiterzugriffsrechte werden in einem Drittanbieter-System gespeichert;
   
   - Alles ist kompliziert, Sie brauchen einen Austausch in Echtzeit.
   
   
2. Wo sind die offiziellen Informationen des Unternehmens jetzt gespeichert? Wer wird ihre Veröffentlichungen vorbereiten?
   
   
3. Werden offene Stellen digital organisiert? Gibt es auf der Baustelle ein spezielles Programm oder ein persönliches Konto? Wie oft erscheinen neue Stellen? Benötigen Sie eine automatische Buchung von Stellenangeboten im Portal?
   
   
4. Was "Angenehmes" können wir den Mitarbeitern in der ersten Phase bieten? Antwortvarianten:
   
   - Das Menü des nächstgelegenen Cafés oder der nächstgelegenen Firmenkantine
   
   - ein Verzeichnis mit Telefonnummern und Geburtstagen
   
   - zur Automatisierung des „schmerzhaften“ Prozesses (auch ab der nächsten Stufe).
   
   

Ressourcen

Damit die erste Phase erfolgreich ist, müssen Sie Folgendes einbeziehen:

1. Ein kompetenter Bitrix24-Implementierer mit Integratorkompetenzen. Die Auswahl einer Lizenz, die Installation eines Systems und die Schaffung einer gemeinsamen Vision mit den Projektleitern im Unternehmen sind die Grundlage für den Erfolg.
   
   
2. IT-Spezialisten. Die Konfiguration und Anzahl der Server für die erforderliche Last (Festplatte, Anzahl der Benutzer, Rechenaufgaben, Integrationen) wird vom implementierenden Unternehmen berechnet.
   
   
3. Personal-, Marketing- und PR-Abteilungen zur Bereitstellung von Informationen.
   
   

Gantt-Diagramm der ersten Implementierungsphase

Was wird nach dem Ende der ersten Stufe fertig sein:

1. Das Organigramm wird importiert und bei Änderungen in übergeordneten Systemen automatisch aktualisiert.
2. Mitarbeiter melden sich mit einem einzelnen Domänenkennwort (oder einem separaten Kennwort) beim Intranetportal an.
3. Alle offiziellen Informationen, die von den Mitarbeitern benötigt werden, sind verfügbar.
4. Informelle Lebensaktualisierungen, Unternehmensereignisse und Ankündigungen sind verfügbar.
5. Bestellungen und Bestellungen, Nachrichten und Ereignisse sind den Mitarbeitern aus einer Hand bekannt.
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3. Bitrix24 Active Directory.
   
   

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In der zweiten Phase besteht unsere Aufgabe darin, das Leben im Unternehmensportal zu beginnen. Wenn wir in der ersten Phase "Süßigkeiten" gegeben haben, um den Start zu erleichtern, werden in der zweiten Phase viele nützliche Abschnitte gleichzeitig gestartet.



Die zweite Stufe ist der Schlüssel. Jetzt kann ein Mitarbeiter seine Design- und Organisationsaufgaben täglich in Bitrix24 lösen.

Beispiel einer neuen Mitarbeiterseite

Fragen

Für die zweite Phase müssen Sie die Anforderungen sammeln, um viele Informationen vorzubereiten:

Wissensdatenbank.

1. Wie wird die Unternehmensdatenbank dargestellt? Zum Beispiel:
2. Müssen Sie den Zugriff auf die Wissensdatenbank (nach Berufsbezeichnung oder Abteilung) aufteilen?

Projektmanagement.

1. Welche Systeme werden im Unternehmen für das Projektmanagement eingesetzt?
   
   - PlanFix / Jira / Youtrack / Redmine / MS-Projekt / Sonderprogramme?
   
   
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5. Welche Prozesse im Büro werden am häufigsten wiederholt und sind ineffektiv? Wie sieht zum Beispiel eine Geschäftsreise im Leben aus?

Dokumentenfluss

1. Welche Dokumentenmanagementsysteme sind im Unternehmen implementiert? Bist du mit ihnen zufrieden? Wie viel des erforderlichen Workflows decken diese Systeme ab?
   
   
   
   Welche Dokumente sollten auf einfachen Wegen schnell vereinbart werden (für sie werden die Geschäftsprozesse von Bitrix24 konfiguriert)? Beispiele:
   
   - Zahlungsanträge mit Platzierung im Zahlungskalender;
   
   - Hilfe;
   
   - kommerzielle Angebote.
   
   
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1. .
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4. Das Management erhielt Instrumente zur transparenten Kontrolle verschiedener Prozesse und ein Bild des Einsatzes von Dienstleistungen.

Verwandte Links

1. Bitrix24 Single Window Service
   
   
2. Wie organisiere ich den Dokumentenfluss in Bitrix24? 6 Aufgaben und 4 Lösungsmöglichkeiten
   
   
3. Methodik für die Entwicklung von Wegen zur Genehmigung von Dokumenten im EDMS
   
   
4. Typisches Projektmanagement
   
   
5. Serviceanfragen und technischer Support für Bitrix24
   
   

Die zweite Phase ist die Schlüsselphase des Projekts. Genau aus diesem Grund möchte das Unternehmen in der Regel ein funktionierendes Intranetportal implementieren. Aber es gibt viele Fragen dazu.

Stufe 3 „Mitarbeiterfreundlichkeit“. HR-Aufgaben

- Und küssen?

Die Hauptaufgabe nach dem Start aller Hauptprozesse in Bitrix24 ist das Glück der Mitarbeiter und der Menschen. Das Unternehmen ist gewachsen, ein Intranet ist mitgewachsen. Es ist eine ganze Welt zu regeln. Sie müssen die Menschen „einfach“ machen.

Fragen vor der dritten Stufe "Mitarbeiterzufriedenheit und Personalfunktion"

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4. KPI , OKR ( , ).
5. ,
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1. HR 24
2. Bitrix24 als HR-Portal, Personalentwicklungszentrum und Corporate University
3. Ein Beispiel für das Sammeln von KPIs für einen Mitarbeiter zur Arbeitsgeschwindigkeit in CRM
   
   
4. Spezielle Leistungsberichte
   
   
5. Chatbot für die schnelle Dokumentensuche

Die dritte Stufe besteht darin, Freude an der Arbeit zu bringen. Es ist sehr wichtig für die Zukunft des Unternehmens und sein internes Klima. Wenn es einfacher ist, mit HR zu arbeiten, lächeln die Mitarbeiter häufiger. Es ist wichtig.

Stufe 4 "Verkauf"

Geld ist das Blut des Geschäfts.

Der Verkauf an Kunden ist ein zentrales Thema für alle Handelsunternehmen. Beim Aufbau eines Intranet-Portals für ein großes Unternehmen tritt das Thema Vertrieb nicht sofort auf.



Warum? Immerhin ist Bitrix24 als CRM-System positioniert, als Verkaufstool? Es gibt viele vorgefertigte Tools für die Arbeit mit Kunden: offene Linien, Verkäufe in Chats, Handelswahrscheinlichkeitsanalysen.



Erstens hat ein Unternehmen mit 150 Mitarbeitern immer Verkaufs- und Kundendienstprozesse. Sie sind vielleicht nicht optimal, aber sie sind es. Der Verkauf ist nicht der Hauptschmerz, deshalb wird das Portal nicht eingeführt.



Zweitens sind diese Prozesse fast immer recht komplex. Viele Arten von Verträgen, Großhandelspreise, Zahlungsaufschübe, Projektverkäufe, Ansprüche. Bitrix24 CRM ist hierfür nicht sofort geeignet.



Wir müssen CRM an die Prozesse eines großen Unternehmens, eine Händler-Management-Einheit, Management-Berichte, die Kontrolle der Forderungen und die Analyse der Arbeit der Mitarbeiter der Verkaufsabteilung anpassen.



Genau dies geschieht in Phase 4 „Vertrieb“.

Fragen vor der vierten Stufe der B24-Implementierung in einem großen Unternehmen "Vertrieb"

1. Wie werden Vertriebs- und Kundendienstprozesse im Unternehmen jetzt digitalisiert? Gibt es CRM, Registrierung von Kundenanfragen, Verkaufsanalysen im Kontext von Werbekanälen?
2. - Wenn ja, betrachtet die Vertriebsabteilung von Bitrix24 Bitrix24 als neue Plattform?
3. Was sind die Buchhaltungsmerkmale der Arbeit mit Kunden im Unternehmen? Zum Beispiel "Holding-Strukturen eines Kunden", wenn es tatsächlich in einem Kunden viele geben kann:
   
   - juristische Personen
   
   - Rechnungen für die Zahlung
   
   - Kontaktpersonen
   
   - Empfänger
   
   
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Die vierte Stufe umfasst den Verkaufsservice und die Händler in einem einzigen Informationsfeld des Unternehmens. Dies ist ein weiterer Schritt zur Lösung einer Schlüsselaufgabe: Es gibt weniger Programme, mehr Lächeln und das Management ist klarer.

Stufe 5. Persönliche Konten

Persönliches Konto für alle!

Persönliche Online-Konten zur Lösung spezieller geschäftlicher Probleme runden die fünf großen Implementierungen ab. Diese Büros verbinden Mitarbeiter, Manager, Kunden und Händler in einem einzigen Informationsfeld.



Persönliche Konten sind in die Geschäftsprozesse des Unternehmens integriert und machen die Arbeit im Allgemeinen schneller und besser.

Fragen vor der fünften Phase der Implementierung von B24 in einem großen Unternehmen "Personal Accounts"

Die Funktionen jedes Schranks hängen mit den Prozessen des Unternehmens zusammen. Das Unternehmen verfügt immer über spezifische Funktionen und Merkmale, die bei der Implementierung berücksichtigt werden müssen. Zum Beispiel die Startsequenz oder Merkmale der Prozesse im LC.



Der Projektmanager sollte 3-5 Arten von Geschäftsbenutzern oder Partnern auswählen, mit denen er am meisten "weh tut": Bürokratie, Probleme, Beschwerden, geringe Geschwindigkeit und Effizienz.



Möchten Sie verstehen, wie die Prozesse jetzt implementiert werden? Welche persönlichen Konten werden benötigt?

Erwartete Ergebnisse der Phase der Eröffnung persönlicher Konten:

1. Die Kommunikation mit der „Außenwelt“ ist in das Intranet-Portal eingebunden: Händler, Auftragnehmer, Kunden.
2. Die Geschäftsprozesse des Intranet-Portals decken das gesamte Unternehmen ab.
3. Führungskräfte können das Engagement für Beschwerden, Händler und Spezialisten leicht nachverfolgen.
4. Die Geschwindigkeit der Kommunikation in alle Richtungen hat sich aufgrund praktischer persönlicher Konten erhöht.
5. Auftragnehmer, Händler, Partner, Mitarbeiter sagen "Danke, es ist gut."

Links zum Thema "Persönliche Konten"

1. Das beste Online-Projekt zur Förderung eines Herstellers im Einzelhandel 2018
2. Über 17 Funktionen eines B2B-Online-Großhandelsgeschäfts. Beispiele für Schnittstellen
3. Persönliches Konto des EVRAZ-Kunden
4. Bearbeitung von Ansprüchen in Ihrem persönlichen Konto

Die fünfte Stufe umfasst Spezialisten, Partner und Auftragnehmer in einem einzigen Informationsfeld des Unternehmens. Das Unternehmen hat das Problem der Digitalisierung seiner Aktivitäten gelöst.

Vollversion der Roadmap

Habr erlaubt es nicht, den Code aus dem Iframe einzufügen, daher ist die Karte unter dem Link verfügbar .

Gesamt

Die Implementierung des Intranet-Portals in einem großen Unternehmen ermöglicht:

• Reduzieren Sie die Anzahl der Wechsel zwischen verschiedenen Programmen für Mitarbeiter.
• Papierkram reduzieren;
• Schaffung einer einheitlichen Informationsumgebung;
• Steigerung der Effizienz in allen Arbeitsbereichen durch Integration in Unternehmenssoftware;
• Mitarbeiter, Manager und Führungskräfte im Unternehmen glücklicher machen.

Die im Artikel beschriebene Roadmap ist die Grundlage für ein bestimmtes Implementierungsprojekt. Benutze es!