Wir alle verstehen, dass wir nicht in Japan leben, wo es lebenslange Verträge gibt. Jeder Mitarbeiter kann seinen Arbeitsplatz jederzeit kündigen und wechseln. Während der Arbeit erhält diese Person jedoch offiziellen Zugang zu den Unternehmenswerten. In vielen Fällen ist eine effektive Arbeit eines Spezialisten ohne diesen Zugang nicht möglich. Aber wie können Sie Missbrauch vermeiden?
Informationen zu den Werten, auf die in der Verkaufsabteilung zugegriffen wird
In diesem Beitrag werde ich hauptsächlich über die Arbeit der Verkaufsabteilung sprechen. Hier treten am häufigsten Lecks auf.
Der Vertriebsleiter erhält normalerweise Zugriff auf diese Arten von Werten:
- Finanzen. Die Beziehung ist indirekt, da die Verkaufsabteilung im Gegensatz zur Buchhaltung nicht direkt mit Geld interagiert.
- Produkte. Auch hier ist der Zugang nur teilweise, da eine andere Abteilung für die Lagerbestände zuständig ist.
- Information. Der wichtigste Punkt. Diese Art von Wert wird von der Verkaufsabteilung geschaffen, und in den meisten Fällen erhält der Mitarbeiter direkten Zugriff auf die Daten, die er und seine Kollegen gesammelt haben.
Finanzielle Manipulationen sind in der Verkaufsabteilung nur indirekt möglich, dies geschieht durch Manipulation von Rabatten oder Wechselkursdifferenzen. Ich werde hier nicht im Detail auf diese Methoden eingehen. Betrug ist ziemlich bekannt, ebenso wie die Methoden zum Schutz vor Betrug. Darüber hinaus sind diese Missbräuche für das Thema der Veröffentlichung nicht relevant.
Der Missbrauch von Waren kann in Zusammenarbeit mit Lagerarbeitern erfolgen. In diesem Fall werden meistens Spesenabrechnungen erstellt, auf deren Grundlage die Waren versandt werden. Als nächstes wird das elektronische Dokument entfernt, die gedruckte Kopie wird zerstört. Basierend auf den Ergebnissen des Inventars wird der Mangel auf die Kosten abgeschrieben.
Eine andere Methode besteht darin, eine "Neueinstufung" nach Dokumenten zu erstellen. In diesem Fall werden einige Artikel versendet, während andere meistens auf Wunsch des Käufers in den Dokumenten erscheinen. Manchmal werden solche Aktionen auf Anweisung des Managers durchgeführt, häufiger auf eigene Initiative des Mitarbeiters. Bei der nächsten Bestandsaufnahme wird der Mangel behoben, die Differenz wird in die "Neubewertung" abgeschrieben. Diese Aktionen werden auch nicht als Geschäftsgeheimnisse eingestuft.
Deshalb gehen wir zum Wichtigsten über - der Arbeit mit Informationen.
Geschäftsgeheimnis: Was ist das?
Viele Unternehmensleiter und -inhaber glauben fälschlicherweise, dass alle Arten von Informationen, die ihre Mitarbeiter bei der Arbeit erhalten, um ihre offiziellen Funktionen zu erfüllen, standardmäßig als Geschäftsgeheimnis betrachtet werden können. Diese Fehler führen zu traurigen Konsequenzen.
Ein Geschäftsgeheimnis ist nicht einmal die geschützte Information selbst, sondern die Arbeitsweise des Unternehmens. Jene. Nur die Einführung einer bestimmten Betriebsart, einschließlich des entsprechenden Workflows, trägt dazu bei, die ausgewählten Arten von Informationen durch Geschäftsgeheimnisse zu schützen.
Früher war der Ausdruck "sichere Einrichtung" mit etwas Militärischem verbunden, da es ein Höchstmaß an Schutz gab, einschließlich jeglicher Art von Daten. Unternehmen, die Geschäftsgeheimnisse nutzen, können heute als "Regime" bezeichnet werden, d. H. Definieren Sie klar, welche Informationen sie schützen, und ergreifen Sie geeignete organisatorische Maßnahmen.
Informationen, die gemeinfrei erhältlich sind - Name, Adresse, TIN, Telefonnummer des Unternehmens usw. - können nicht "eingeschränkt" werden. Grundsätzlich können öffentlich zugängliche Informationen nicht als vertraulich angesehen werden, sondern sollten sich zunächst an ihnen orientieren Liste aus Artikel 5 des Bundesgesetzes über Geschäftsgeheimnisse.
Artikel 5. Informationen, die kein Geschäftsgeheimnis darstellen können
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- zu den Bedingungen von Ausschreibungen oder Auktionen für die Privatisierung von staatlichem oder kommunalem Eigentum;
- über die Größe und Struktur des Einkommens von gemeinnützigen Organisationen, über die Größe und Zusammensetzung ihres Eigentums, über ihre Ausgaben, über die Anzahl und die Vergütung ihrer Beschäftigten, über den Einsatz freier Arbeitskräfte der Bürger bei den Tätigkeiten einer gemeinnützigen Organisation;
- auf der Liste der Personen, die berechtigt sind, im Namen einer juristischen Person ohne Vollmacht zu handeln;
- Die obligatorische Offenlegung oder die Unzulässigkeit der Zugangsbeschränkung wird durch andere Bundesgesetze festgelegt.
Bei den sensiblen Daten handelt es sich um Daten, die von der Organisation als "geschlossen" eingestuft werden. Sie sind ausschließlich für den offiziellen Gebrauch bestimmt und ihre Offenlegung gilt als Verstoß gegen Geschäftsgeheimnisse.
In der Verkaufsabteilung umfassen die "Regime" -Informationen:
- Kundenstamm.
- Transaktionen mit Kunden.
- Informationen zur Beziehung zu Kunden.
Der Kundenstamm enthält eine Liste von Organisationen und Personen, die Käufer (Kunden) sind: deren Namen, Namen von Kontaktpersonen, Telefone, Adressen und andere Kommunikationsmethoden.
Transaktionen sind die Details von Finanzbeziehungen (wann Kunden zahlen, mit welchen Details, welchen Zahlungen usw.).
Beziehungen umfassen Informationen über die Bedürfnisse von Käufern, die Häufigkeit von Bestellungen, Einzelheiten von Sendungen usw. Anhand dieser Daten können Sie verstehen, wie und was am besten an einen bestimmten Kunden verkauft werden kann.
Warum Sie Informationen schützen müssen
Es ist äußerst wichtig, alle oben beschriebenen Datenkategorien durch Geschäftsgeheimnisse zu schützen. Nur dann kann das Unternehmen sicher arbeiten.
Wenn diese Daten Wettbewerbern zur Verfügung stehen, können sie die Informationen nutzen. Zum Beispiel werden sie Ihre Kunden kontaktieren und ihnen ein interessantes Angebot mit den besten Preisen oder Produkten machen, die Sie ihnen nicht anbieten können.
Oft arbeiten Organisationen kontinuierlich zusammen, sind mit allem zufrieden und überwachen daher den Markt nicht und wissen nicht, dass es rentablere Optionen für die Zusammenarbeit gibt als jetzt. Wenn jedoch ein interessantes Angebot für ein solches Unternehmen eingeht, wird die Organisation höchstwahrscheinlich den Lieferanten wechseln. Das durchgesickerte Unternehmen wird Gewinne verlieren.
Mehr zum Leck: wie es passiert
Die häufigsten Optionen sind:
- Der Mitarbeiter lädt sich eine Kopie der Datenbank in beliebiger Form herunter. Dies können Datendateien oder Informationen auf Papier sein.
- Bei der Kommunikation per E-Mail mit einem Kunden werden Kopien an die Mailbox des Mitarbeiters oder an Dritte gesendet. Wenn Sie diese Informationen untersuchen, erhalten Sie die Informationen, die Sie benötigen.
Solche "Lecks" können nach und nach entstehen, so dass die Mitarbeiter weiterhin in der Organisation arbeiten, aber gleichzeitig Einnahmen von Wettbewerbern erhalten. Viel häufiger wird der Kundenstamm vor der geplanten Entlassung für den persönlichen Gebrauch heruntergeladen.
Während dieser Zeit kann der Manager auch eine Art Sabotage arrangieren. Zum Beispiel werden Kunden, die Wettbewerbern "wegnehmen" möchten, ungünstigere Bedingungen angeboten, und dann, bereits an einem neuen Ort, mit einem vollständigen Verständnis aller Nuancen, wird ein profitables Geschäft abgeschlossen.
Schäden durch Verletzung von Geschäftsgeheimnissen
Um den Schaden beurteilen zu können, müssen Sie wissen, welche Ressourcen des Unternehmens im Falle eines Verlusts wiederhergestellt werden können und welche unmöglich oder äußerst schwierig sind. Wenn Ihnen also einige Waren gestohlen werden, ist dies unangenehm, aber Sie können immer noch neue kaufen. Das erfordert zwar Geld. Aber Geld ist genau die Ressource, die Sie von Ihren Kunden erhalten. Daher ist die Situation mit einem solchen Diebstahl unangenehm, aber behebbar.
Kunden im Geschäft können mit einem Brunnen verglichen werden, in dem es immer Wasser gibt. Solange Sie diesen "Brunnen" nutzen, funktioniert das Geschäft und Verluste können kompensiert werden.
Stellen wir uns nun vor, der Brunnen ist trocken. Das Wasser "links", das heißt, Kunden. Dies geschieht, wenn ein Geschäftsgeheimnis durchgesickert ist.
Im Leben ist die Weigerung, mit allen Kunden des Unternehmens zusammenzuarbeiten, praktisch nie anzutreffen. In der Regel hinterlassen Lecks nur eine Teilmenge der Kunden. Aber auch in diesem Fall stellt sich heraus, dass Ihr "Wasserstand" erheblich gesunken ist, und das schon lange. Jene. Darüber hinaus erzielen Sie nicht nur heute, sondern auch morgen und sogar in einem Jahr weniger Gewinn. Je mehr Loyalität der Kunde Ihnen entgegenbrachte, desto mehr potenziellen Gewinn verlieren Sie.
Im Inlandsgeschäft wird diesen Punkten seltsamerweise nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt. In der Tat ist dies ein großer Fehler. Finanzielle und materielle Vermögenswerte sind erneuerbar, Kunden nicht. Wenn der Käufer den Lieferanten gewechselt hat, kommt er fast nie zurück.
Verletzung von Geschäftsgeheimnissen: echte Geschichten
Um den Schaden, den ein Unternehmen durch mangelnde Aufmerksamkeit für Geschäftsgeheimnisse erleidet, besser zu verstehen, habe ich beschlossen, Ihnen Beispiele mitzuteilen, die mir im wirklichen Leben begegnet sind. Die Essenz ist überall gleich - jemand erhält Zugang zu Informationen und beginnt, diese nicht zum Nutzen des Unternehmens zu nutzen. Aber irgendwo endete es vor einem Strafgericht, und irgendwo verwendet ein ehemaliger Mitarbeiter oder Partner die Daten ungestraft. Es hing alles davon ab, ob die Leute im Voraus für sich selbst sorgten oder nicht.
Leckage aus der Kostenvoranschlag- und Ausschreibungsabteilung
Das Unternehmen arbeitet mit großen Industrie- und Ölfabriken zusammen und führt regelmäßig Ausschreibungen durch.
In der Abteilung Schätzung und Ausschreibung arbeitet ein Mädchen in einer hohen Position. Und ihr Mann ist in der Leitung einer Baufirma, die regelmäßig an solchen Wettbewerben teilnimmt. Vor der nächsten Ausschreibung kopiert das Mädchen die Daten und sendet die Dateien an ihre persönliche E-Mail. Infolgedessen erhält die Baufirma bereits vor Bekanntgabe der Ausschreibung alle Ausschreibungsunterlagen einschließlich der amtlichen Unterlagen.
Hier hat das Unternehmen den Schutz von Informationen und Geschäftsgeheimnissen rechtzeitig aufgegriffen. Sobald der Verstoß bekannt wurde, wurde der Mitarbeiter gemäß dem Artikel "Zur Offenlegung vertraulicher Informationen" entlassen.
Sie versuchte sich vor Gericht zu verteidigen, aber die Schuld war eindeutig. Infolgedessen verlor das Mädchen nicht nur ein gutes Gehalt und einen guten Job, sondern noch viel mehr. Mit einem solchen Ruf wird es äußerst schwierig sein, einen Job zu finden.
In der Russischen Föderation werden Arbeitsbücher bereits in elektronischer Form eingeführt. Nach ihrer weit verbreiteten Verbreitung wird es nicht möglich sein, eine Arbeit mit einer unbequemen Aufzeichnung zu "verlieren" und von vorne zu beginnen. Infolgedessen sind diese Reputationsprobleme noch schwerwiegender als zuvor und wirken sich viel stärker auf die Motivation der Menschen aus als die verschiedenen Arten von Geldbußen.
Bankkundendaten
In einer der großen Banken konnte ein Mitarbeiter mit Datenbanken mit vertraulichen Informationen von Kunden (Einzelpersonen) arbeiten, in denen unter anderem Bankkartennummern, Telefone und Codewörter auftauchten.
Darüber hinaus stimmte diese Person Dritten zu, dass sie ihnen regelmäßig Daten über Kundenkonten sowie Informationen übermitteln würde, die den Zugang zu ihnen erleichtern würden. Diese Geschichte dauerte mehr als einen Tag. Betrüger zogen Geld von den Karten anderer ab, Menschen erlitten Schaden, die Bank erlitt Reputationsverluste und verlor Kunden.
Der Sicherheitsdienst identifizierte die Ursache der Probleme, der Mitarbeiter wurde entlassen und unter Strafe gestellt. Hier stellte sich heraus, dass die Verantwortung äußerst ernst war. Aber alles begann mit der Tatsache, dass eine Person Zugang zu "geschlossenen" Daten erhielt, aber nicht verstand, womit solche "Schemata" sie infolgedessen bedrohen würden.
Verkaufsabteilung und Geschäftsgeheimnisse
Diese Geschichte ist längst zu einem Massenproblem geworden, deshalb habe ich mich hier entschlossen, ein Beispiel zu verallgemeinern. Die Verkaufsabteilung arbeitet ständig mit dem Kundenstamm zusammen, Manager erhalten Kenntnisse über Kunden, ihre Eigenschaften und Beziehungen zu ihnen. Der Manager selbst erhält einen wesentlichen Teil dieser Informationen vom Kunden und bringt sie mit eigenen Händen in die Datenbank. Infolgedessen haben viele Menschen das Gefühl, dass diese Daten ihnen persönlich und nicht dem Unternehmen gehören.
Infolgedessen sammelt der Manager am Vorabend der Entlassung (und oft sogar früher) Informationen über seine Kunden und kopiert sie sich selbst. Jemand nimmt eine Datei auf einem Flash-Laufwerk mit nach Hause, jemand sendet sie über das Internet, andere sind näher an Papierheften mit Notizen. Es ist nicht wichtig, die Hauptsache ist, dass die Daten das Unternehmen „verlassen“. Einige Manager kopieren auf diese Weise nicht nur Daten über ihre Kunden, sondern den gesamten Kundenstamm.
Dies geschieht in einem von zwei Fällen:
- Der Manager plant, zu kündigen und einen Job bei Wettbewerbern anzunehmen.
- Freunde des Mitarbeiters oder er selbst werden ein ähnliches Geschäft eröffnen.
Wie kann ein Arbeitgeber auf solche Verstöße reagieren:
- Disziplinarische Einflussmethoden, einschließlich der Eingabe von Informationen in die Arbeit. Dies geschieht, wenn die Situation schwierig, aber nicht kritisch ist und sie aus irgendeinem Grund die Person nicht entlassen möchten.
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Diese Geschichte konzentriert sich auf ein produzierendes Unternehmen. Für ihre eigenen Bedürfnisse haben Spezialisten eine der Maschinen modernisiert. Tatsächlich ist es einzigartig geworden, da niemand so etwas produziert. Nach einer Weile fiel die Maschine aus. Für die Reparatur wurde eine Drittorganisation ausgewählt, an die nicht nur die Maschine selbst übertragen wurde, sondern auch Zeichnungen mit eindeutigen Änderungen.
Die Reparaturspezialisten erfüllten ihre Verpflichtungen, die Maschine wurde wieder in Betrieb genommen. Und nach einer Weile begann das Unternehmen, das den Reparaturvertrag abgeschlossen hatte, Maschinen mit derselben Revision zu produzieren.
Hier konnten die Eigentümer der Informationen ihre Rechte nicht schützen, da sie nirgendwo registrierten, dass die Zeichnungen der modifizierten Maschine im Geschäftsgeheimnis enthalten waren.
Franchise und Geschäftsgeheimnis
Franchise in modernen Unternehmen ist sehr verbreitet. Fast alles, was man sich vorstellen kann, ist Franchise, von Hamburger-Rezepten bis hin zu Marketing-Tools. Alles, was als geistiges Eigentum bezeichnet werden kann, kann unter einem Franchise verkauft werden.
Unabhängig davon lohnt es sich, ein solches Konzept als Produktionsgeheimnis zu behandeln.
Das Geheimnis der Produktion ist eine Art geistiges Eigentum.
Bürgerliches Gesetzbuch der Russischen Föderation Artikel 1465. Produktionsgeheimnis (Know-how)
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Wenn beispielsweise die Liste der Kunden, ihre Kontakte, Projekte und die Geschichte der Beziehungen in Form einer Datenbank dargestellt werden, ist eine solche Datenbank ein geschütztes Ergebnis intellektueller Aktivitäten (Artikel 1225 Absatz 3, Absatz 1 von Artikel 1225 des Bürgerlichen Gesetzbuchs der Russischen Föderation) sowie der Methode zur Suche, Gewinnung von Kunden und Das Format der Zusammenarbeit mit ihnen kann als Produktionsgeheimnis im Sinne der Kunst angesehen werden. 1465 des Bürgerlichen Gesetzbuches der Russischen Föderation.
Der Rechtsschutz ergibt sich wiederum aus der Einführung eines Geschäftsgeheimnisregimes, und dies ist der einzige Weg.
Aus rechtlicher Sicht erscheint ein Geschäftsgeheimnis, wenn ein Geschäftsgeheimnis über bestimmte Informationen im Zusammenhang mit Produktionsmethoden verteilt wird.
Zum Beispiel wird das Geheimnis der Herstellung von Coca-Cola sehr sorgfältig gehütet. Infolgedessen haben Konkurrenten jahrelang versucht, das Rezept zu wiederholen, aber niemand konnte genau den gleichen Geschmack reproduzieren.
Es passiert aber auch anders. Kleine Unternehmen wissen oft nicht, wie sie eine Produktion richtig geheim halten sollen.
Zum Beispiel kauft ein kleines Unternehmen einen Friseurladen im Rahmen einer Konzessionsvereinbarung (Franchise). Übrigens ist der Name der Franchise in diesem Fall nicht ganz korrekt, aber allgemein anerkannt. Unter einer bestimmten Marke wird also eine neue Einrichtung eröffnet. Die Manager und Mitarbeiter sind in bestimmten Arbeitsstandards geschult und haben Zugriff auf die Dokumentation der Markenentwickler.
Der Friseurladen arbeitet, der Eigentümer zieht gemäß einer kommerziellen Konzessionsvereinbarung bestimmte Mittel für die Nutzung der Marke ab. Nach einer Weile wird die Einrichtung geschlossen oder als weitere Option verlassen Mitarbeiter, die Zugriff auf die meisten Geschäftsinformationen hatten, diese.
Nach einer Weile wird eine neue Einrichtung eröffnet, die eine eigene Marke hat. Die Kunden erkennen es jedoch als einen bekannten Friseurladen an zahlreichen Merkmalen: Arbeitsweise, "Tricks", Prinzipien usw.
Beim Kauf einer Franchise geschieht dies in der Russischen Föderation in vielen Bereichen. Und es gibt nur einen Grund: Markeninhaber machen Fehler beim Erstellen von Dokumenten. Infolgedessen erhalten Fremde ihre Geschäftsgeheimnisse ungestraft und kostenlos.
So schützen Sie kommerzielle Informationen
Was ist für die kompetente Einführung des Geschäftsgeheimnisregimes erforderlich:
- Erstellen Sie Dokumente, in denen alle Arten von Daten aufgeführt sind, die als Geschäftsgeheimnisse gelten.
- Unterzeichnen Sie mit jedem Mitarbeiter eine Geheimhaltungsverpflichtung (bei Einstellung wird diese Bestandteil des Arbeitsvertrags).
Somit erhält das Unternehmen Rechtsschutz gegen mögliche Handlungen von Mitarbeitern, die Zugang zu Geschäftsinformationen haben.
Gleichzeitig verstehen bereits Erwerbstätige, welche Informationen als „geschlossen“ eingestuft werden. Sie verstehen die möglichen Folgen des Kopierens und Offenlegens dieser Daten. Infolgedessen wird eine Person auch nach ihrer Entlassung gut überlegen, ob es sich lohnt, den Kundenstamm mitzunehmen, da sie versteht, was sie erwartet, wenn dem Arbeitgeber Informationen darüber bekannt werden.
Fragen und Antworten
Wie kann festgestellt werden, welche Informationen als Geschäftsgeheimnis gelten?
Jedes Unternehmen erstellt eine vollständige, eindeutige und klare Liste der Arten von Informationen, die es zum „Schließen“ für erforderlich hält. Die Mitarbeiter werden in diese Liste eingeführt und unterzeichnen anschließend eine Geheimhaltungsvereinbarung. Dadurch wissen alle Mitarbeiter genau, welche Informationen nicht offengelegt oder persönlich verwendet werden dürfen. Die potenzielle Haftung für Verstöße ist im Geheimhaltungsdokument angegeben. Er wird zum Beweis für Missbrauch vor Gericht.
Werden Geschäftsgeheimnisse oft missbraucht?
Aus persönlicher Erfahrung kann ich sagen, dass der Prozentsatz solcher Missbräuche nicht zu hoch ist, insbesondere wenn das Unternehmen im Voraus für die Einführung eines Geschäftsgeheimnisregimes gesorgt hat. In den meisten Fällen neigt ein Mitarbeiter, der zu wenig bezahlt oder auf irgendeine Weise beleidigt wurde, z. B. umgangen, wenn er in eine Führungsposition berufen wurde, dazu, den Kundenstamm usw. "wegzunehmen" usw. Der Kundenstamm ist auch für Personen interessant, die planen, ein ähnliches Geschäft selbst zu eröffnen, oder Familie und Freunde haben, die ähnliche Aktivitäten ausführen.
Ist es realistisch, diese Art von Missbrauch zu bekämpfen?
Sie können sich verschiedene Methoden zur Bekämpfung von Informationslecks vorstellen, einschließlich technischer Methoden (Zugriffsrechte auf verschiedene Arten von Informationen), die zur Rettung beitragen. Es ist jedoch besser, Probleme zu vermeiden, als sich mit den Folgen zu befassen. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass eine Person mit Dokumenten im Zusammenhang mit Geschäftsgeheimnissen vertraut ist und die möglichen Folgen von Missbrauch klar versteht.
In diesem Fall gilt das gleiche Prinzip wie für die Staatsbürger. Jeder weiß, dass Gesetze nicht gebrochen werden können. Jeder versteht, welche Verantwortung in diesem oder jenem Fall entstehen kann. Daher halten sich die meisten Bürger an das Gesetz. Gleiches gilt für Geschäftsgeheimnisse. Wenn eine Person versteht, dass die Bestrafung schwerwiegend sein kann, angefangen von Geldstrafen und Reputationsverlust bis hin zum kriminellen Ende, wird sie dreimal überlegen, ob es sich lohnt, gegen die unterzeichneten Verpflichtungen zu verstoßen.