Was ist die große Sache?
Vielleicht für manche nichts. Aber wir sind auf ein Problem gestoßen. Wir beschäftigen uns mit dem Aufbau und der Automatisierung von Verkaufssystemen, der Implementierung von CRM und der Schaffung einer Cloud-Infrastruktur für Unternehmen. Zu den Kundenprojekten gehören neben Entwicklungs- und Produktionsabteilungen häufig Vermarkter, Verkäufer, Buchhalter und andere Mitarbeiter. Und wir begannen darüber nachzudenken, wie wir einen effektiven Projektmanagementprozess organisieren können.
Wenn der Entwicklungs- und Produktionsprozess auf einer Plattform wie Jira oder GitLab organisiert ist, versteht niemand außer der Entwicklung, was was ist . Um einen Mitarbeiter eines Drittanbieters mit einem Projekt zu verbinden, müssen Sie sich mit ihm treffen, den Kontext erläutern, die Aufgabe irgendwo beheben, dann die Bereitschaftsstufe in Arbeitschats steuern, das Ergebnis per Chat abrufen und zu Jira hinzufügen. Und so jedes Mal.
Die Entwicklung ist von anderen Abteilungen des Unternehmens abgeschnitten, sie wissen nicht, wie sie uns anziehen sollen, und wir wissen nicht, ob sie unsere Teilnahme benötigen.
Vor ein paar Jahren haben wir die Asana-Plattform entdeckt. In diesem Artikel möchte ich Ihnen erklären, wie wir den Entwicklungs- und Produktionsmanagementprozess so organisiert haben, dass:
- Das gesamte Unternehmen arbeitete in einem einzigen Ökosystem.
- Jeder hatte genug Funktionalität,
- Es war möglich, die Kosten jedes Projekts in Stunden und Geld zu schätzen.
- Die Zusammenarbeit mit Kunden war langfristig: nicht im Rahmen einer Aufgabe, sondern im Rahmen eines gesamten Projekts mit einem ständigen Ideenstau.
Ein bisschen über das Kennenlernen von Asana
Ich habe 10 Jahre lang nach praktischer Software für das Projektmanagement gesucht. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 und Dutzende anderer Task-Tracker haben den Festigkeitstest nicht bestanden. Dann habe ich Asana gefunden. Und alles hat geklappt.
Unserer Meinung nach ist es die beste und am schnellsten wachsende Plattform für Aufgaben- und Projektmanagement. Heute ist Asana weltweit führend in Bezug auf Popularität und Benutzerzufriedenheit. Dies wird durch die grafische Darstellung der g2-Bewertung belegt.
Wir sind Fans von Asana, wir haben uns sogar zertifizieren lassen, um es für Kunden implementieren zu können.
Ich werde den Prozess vom Verkauf bis zur Projektumsetzung kurz beschreiben
Da wir IT-Services verkaufen, ist unser Trichter ziemlich lang und gelangt gegen Ende in die Produktions- und manchmal auch in die Entwicklungsabteilung.
Die Verkaufsabteilung führt Standardmanipulationen durch: Prüfung, Genehmigung des Geschäftsvorschlags, Unterzeichnung einer Vereinbarung, Übertragung der Transaktion auf die Produktion. Die Produktion akzeptiert den Vertrag möglicherweise nicht: Sie muss notwendigerweise das Budget, das Datum der Übertragung an die Produktion und den geschätzten Zeitfonds für das Projekt angeben.
Dank der Kombination von amoCRM + Asana wird die Arbeit nirgendwo unterbrochen, wenn die Transaktion von der Verkaufsabteilung in die Produktion und umgekehrt übertragen wird. Der Verantwortungsbereich der Verkaufsabteilung ist blau gekennzeichnet, der Verantwortungsbereich der Produktionsabteilung rosa - die Entwicklungsabteilung.
Es ist wichtig, dass die Entwicklungsabteilung im Gegensatz zur Projektabteilung nicht an jedem Projekt beteiligt ist. Manchmal erfordert das System-Setup keine benutzerdefinierten Lösungen.
Wenn der Manager das Projekt in die Produktion aufgenommen hat, geht der Verkaufsleiter mit einem Klick zu Asana (Screenshot). Aus amoCRM wird das Projekt automatisch in Asana erstellt.
Eine Aufgabe (Aufgabe) mit einer Projektkarte, kommerzielle Vorschläge werden automatisch im Vorstand der Kundenprojekte erstellt. Hier werden alle Kunden angezeigt, die derzeit in Produktion sind. Hier wird ein verantwortlicher Manager ernannt, Termine festgelegt, die Art der Arbeit ausgewählt und der Aufgabenstatus geändert.
Der Manager kann jeden der vorgeschlagenen automatischen Geschäftsprozesse in der Aufgabe starten:
- Suchen / Erstellen eines Kundenprojekts + Fügen Sie dort eine Aufgabe hinzu
- Füllen Sie die Aufgabe mit Informationen zum Geschäft aus
- Erstellen Sie einen Deal aus der aktuellen Aufgabe
Das Projekt wird mit allen in amoCRM angegebenen Daten gefüllt. Abhängig von der Art der Dienste wird sofort eine Reihe von Unteraufgaben für die Implementierung relevanter Arbeitsblöcke erstellt. Für den Projektmanager bleibt lediglich die Zerlegung der detaillierten Aufgaben, die Zuweisung von Verantwortlichen und Fristen.
Dieses Board hilft Ihnen dabei, neue Projekte zum Laufen zu bringen. Es ist jedoch unpraktisch, den aktuellen Status und das Vorhandensein von Projekten in der Risikozone zu kontrollieren.
Wie wir Kundenaufgaben und -projekte gruppieren
Vom General Board aller Projekte fügt der Manager das Projekt 3 weiteren Boards hinzu:
- persönliches Kundengremium;
- Portfolio aktiver Kunden;
- Manager-Portfolio.
Lassen Sie uns herausfinden, warum wir jede der Entitäten brauchen.
Im Screenshot sehen Sie das persönliche Board des Kunden.
Warum ist dieses Board?
Wir haben in Aufgaben gedacht. Ich erledigte die Aufgabe und machte eine andere. Es stellte sich heraus, dass wir genau die Menge an Arbeit für den Kunden erledigen, nach der er gefragt hat. Da wir jedoch langfristige Beziehungen aufbauen wollten, wechselten wir von der Arbeit mit Aufgaben zur Arbeit mit Kunden.
Wir stellen sicher, dass wir alle Ideen für Verbesserungen für den Kunden aufschreiben. Auch wenn dies ein Gedanke ist, den ein Kunde versehentlich in die Luft geworfen hat, reparieren wir ihn und beenden ihn. Auf diese Weise wird das Task-Backlog gebildet, die Arbeit mit dem Client endet nicht.
Was ist auf diesem Board?
Unsere Asana ist mit mehreren Dienstleistungen verbunden:
- CRM-System (zur Interaktion mit der Verkaufsabteilung),
- TimeDoctor (zur Zeiterfassung),
- ERP- ( ).
Wir haben Asana ein schnelles Ressourcen-Kontrollfeld hinzugefügt. Sie schweben über dem Teller über der Aufgabe und sehen, wer und wie viel an der Aufgabe gearbeitet hat, welchen Bonus sie verdient haben.
Die Arbeit der Produktionsabteilung wird stundenweise geschätzt. Daher war es für uns wichtig, genau zu verfolgen, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter benötigt, um die Probleme des Kunden zu lösen.
Was ist der Vorteil der Verwendung des Boards?
Als Ergebnis sehen wir im ERP-System den Projektbericht . Transaktionsstatus, Projektteilnehmer, Projektbudget, geleistete Arbeitsstunden und Fristen.
Wir können die Kosten ähnlicher Entwicklungsprojekte vorhersagen, die Berechnung der KPIs wird vollständig transparent und es gibt keinen Raum für die Illusion, dass die Entwicklung nur ein paar Stunden dauert. Bei Bedarf haben wir immer eine Schnittstelle, über die wir dem Kunden die Berichterstellung anzeigen können.
Asana Aktentaschen
Diese Funktionalität ist seit langem in Asana implementiert. Aber wir haben es nicht sofort geschätzt. Zuerst haben wir nur alle Projekte unserer Manager in Portfolios zusammengefasst. Es stellte sich heraus, dass Denis Kiselev während seiner Arbeit im Unternehmen mit 61 Kunden zusammenarbeitete.
Es macht Spaß zu wissen, aber nicht genug, um die Zeit zu rechtfertigen, die zum Sammeln benötigt wird. Und wir haben bei Portfolios getroffen. Alles änderte sich, als wir das Projekt in Asana mit einem Deal im CRM-System gleichsetzten.
Zuvor hat der Manager alle Projekte abonniert und Benachrichtigungen für alle Änderungen im Posteingang erhalten (Benachrichtigungs-Feed). Bei jeder Statusaktualisierung wurde im Feed ein neuer Kommentar angezeigt, beginnend mit dem neuesten. Am Montag setzte sich der Leiter und führte die Aufgaben im Posteingang nacheinander aus. Prioritäten kamen nicht in Frage, und manchmal erreichten wichtige Aufgaben ihre Hände nicht.
Jetzt gibt es ein Mitarbeiterportfolio und ein Projektabteilungsportfolio. Im ersten Fall verwaltet der Manager seine Projekte, im zweiten Fall bietet der Manager Steuerungsfunktionen für die aktuelle Arbeitsbelastung aller Mitarbeiter.
Portfolio der Projektabteilung
Im Screenshot sehen Sie Projekte, die nach Mitarbeitern sortiert sind.
Einmal pro Woche aktualisiert der Projektmanager den Status jedes Projekts. Schreibt, was letzte Woche gemacht wurde und was für die nächste geplant ist. Setzt eines von drei Tags: Unter Kontrolle, gefährdet, gibt es Probleme.
Der Manager kann schnell beurteilen:
- das aktuelle Kundenvolumen in der Designabteilung,
- die Anzahl der Projekte, die für jeden Manager in Arbeit sind,
- Anzahl überfälliger Aufgaben nach Projekten,
- das Vorhandensein von Problemen und die Notwendigkeit, sich an Projekten zu beteiligen,
- Projektfristen, aufgewendete Zeit, Trichterphase und Projektpriorität.
Portfolios helfen uns auch bei der Berichterstattung. Nach der Aktualisierung des Projektstatus wird der Bericht über die abgeschlossenen und geplanten Arbeiten automatisch an den Chat mit dem Kunden gesendet.
Mitarbeiterportfolio
Auch der Leiter der Projektabteilung hat sein eigenes Portfolio. Wenn er, pah-pah-pah, seine Kräfte aufgibt, sieht die neue Person alle kontrollierten Projekte, die sie weiter verfolgen muss.
Die Linienmitarbeiter schätzten auch die Bequemlichkeit der Planung von Portfolio-Workloads. Auf der Registerkarte „Laden“ analysiert Asana das Aufgabenvolumen unter Berücksichtigung von Fristen und warnt, wenn ein Mitarbeiter eine unerträgliche Anzahl von Aufgaben geplant hat. Sie können Termine ändern und Details anpassen, ohne diese Registerkarte zu verlassen.
Fehlerbehebung und kundenspezifische Entwicklung
Ein separates Team ist für unsere Entwicklung verantwortlich. Im Rahmen des Geschäftsprozesses erhält es zwei Arten von Aufgaben:
- Fehler,
- Neue Entwicklung.
Fehler werden überprüft, auf Kritikalität bewertet und an den technischen Support weitergeleitet.
Entwicklungsaufgaben kommen entweder aus dem Rückstand für interne Produkte des Unternehmens oder vom Projektmanager, wenn dies vom Kunden angefordert wird.
Der Entwicklungsprozess sieht im Allgemeinen so aus.
Aufgaben trafen das Entwicklungsboard in Asana. Da ist sie.
Der Aufgabenautor wählt den Typ "Fehler" oder "Funktion" aus, legt den Grad der Kritikalität fest und gibt den Kunden sowie die internen Abteilungen des Unternehmens an, die von der Aufgabe betroffen sind. Wenn die Aufgabe alle Anforderungen der internen Vorschriften erfüllt, klickt der Einsender auf das Blitzsymbol in der oberen Leiste über der Aufgabe und startet den automatischen Geschäftsprozess „In Entwicklung auswerten“.
Der Leiter der Entwicklungsabteilung erhält eine Benachrichtigung über eine neue Aufgabe zur Bewertung. Die Aufgabe selbst wird für die Dauer der Bewertung in eine separate gleichnamige Tafel verschoben.
Nach der Bewertung verschiebt der Manager die Aufgabe in den Sprint, der dem Monat der geplanten Fertigstellung entspricht. Aufgaben sind immer auf mehreren Brettern gleichzeitig:
- im persönlichen Vorstand des Projektmanagers,
- im technischen Support Board,
- auf dem Entwicklungsboard.
Alle Teilnehmer und Mitarbeiter, die die Aufgabe steuern, sehen den Fortschritt der Aufgabe, erhalten Benachrichtigungen und führen Diskussionen direkt in den Aufgabenkommentaren. Wenn die Aufgabe erledigt ist, nimmt der Projektmanager oder der zuständige Spezialist für technischen Support sie auf seine Seite, um weiter an dem Projekt zu arbeiten.
Was ist passiert, als wir die Entwicklungs- und Produktionsabteilungen mit dem Team wieder in eine einzige Umgebung gebracht haben?
Erstens sind Kundenprojekte langfristiger geworden. Aufgrund des ständig aktualisierten Rückstands ist der durchschnittliche Scheck gestiegen.
Zweitens hat sich die Qualität der Projekte erheblich verbessert, da die Entwicklungsabteilung jederzeit eine Frage an Marketing, Vertrieb, Buchhaltung usw. stellen kann. Wir hatten die Möglichkeit, die notwendigen Teamkompetenzen rechtzeitig zu verbinden und Lösungen auf ganz anderem Niveau anzubieten.
Drittens erhielten sowohl Mitarbeiter als auch Manager und Kunden vollständige Transparenz über die geplanten und abgeschlossenen Aufgaben. Wir haben gelernt, Projekte zu verwalten, und festgestellt, dass dies ein absolut technischer Prozess ist, bei dem der menschliche Faktor fast vollständig eliminiert werden kann.
Viertens,Das Team ist kohärenter geworden. Zuvor hatten die Mitarbeiter wenig Ahnung, was die mythischen Entwicklungs- und Produktionsabteilungen taten.
Nun sehen wir den Entwicklungsprozess und die technische Konfiguration von Systemen:
- Die Verkaufsabteilung findet Ideen und Anregungen in ihm, wie man verkauft.
- Vermarkter verwenden regelmäßig nützliche Inhalte für Posts, Artikel, Positionierungen und Anzeigenkopien.
- Führungskräfte analysieren die Bedürfnisse und das Verhalten von Kunden und passen die Strategie an.
Das Ergebnis ist eine Win-Win-Win-Transformation, bei der wir, unsere Kunden und unsere Partner gewonnen haben. Ich würde mich freuen, wenn Sie Ihre Meinung in den Kommentaren mitteilen: Gab es in meinem Artikel etwas Nützliches und welche Projektmanagementmethoden verwenden Sie in der Entwicklung?