Traditionell wurde dieses Problem durch eine sequentielle Zusammenkunft aller Teilnehmer in Klassen gelöst, in denen erfahrene Kollegen Schulungen durchführten. Sie zeigten, was zu tun ist, und erklärten klar, warum dies erforderlich war und wie schlimm es für sie wäre, wenn sie es nicht lernten. Die Demonstration und die Geschichte wurden notwendigerweise von praktischen Aufgaben begleitet, die die Schüler im Klassenzimmer unter der Aufsicht mehrerer Trainer erledigten.
Das Coronavirus hat das Sammeln in Klassenzimmern unmöglich gemacht. Aber niemand würde den Start des Systems verschieben, in dessen Vorbereitung sehr ernsthaftes Geld investiert worden war. Es war notwendig, einen anderen Weg zu finden, um zukünftigen Benutzern Wissen zu vermitteln und Fähigkeiten für die Arbeit im neuen System zu entwickeln.
Die offensichtliche Entscheidung wurde getroffen, Fernunterricht mit Verstärkung in Form von obligatorischen praktischen Aufgaben durchzuführen. Aber einige Details sind hier wichtig.
Erstens die Technik. Fernunterricht erfordert Computer mit Lautsprechern und Mikrofonen. Nicht alle Arbeitsplätze im Werk waren mit solchen Geräten ausgestattet. es bestand kein Produktionsbedarf dafür. Es war notwendig, in kurzer Zeit ein Audit der Arbeitsplätze und ihrer zusätzlichen Ausrüstung durchzuführen.
Menschen an Arbeitsplätzen konnten aufgrund der lauten und hektischen Umgebung nicht überall lernen. Für solche Standorte wurden temporäre Arbeitsplätze in separaten Räumlichkeiten organisiert und ein Zeitplan erstellt, nach dem Benutzer zu diesen Kursen kommen sollten, um am Fernunterricht teilzunehmen.
Zweitens ergab die Anzahl der Benutzer multipliziert mit der Anzahl der Geschäftsprozesse (~ 2500) unter Berücksichtigung der Verschiebung und Verfügbarkeit der Benutzer eine erhebliche Anzahl von Schulungen. Geschäftsprozesse sind unterschiedlich - von den einfachsten bis zu den komplexesten. Es wurde beschlossen, einen kombinierten Ansatz anzuwenden. Zu den einfachsten Themen wurden Benutzer gebeten, die Anweisungen zu lesen und unabhängige Aufgaben auszuführen. Für komplexere und viele Benutzer wurden Videos aufgezeichnet. Wo es weniger Benutzer und mehr Optionen für die Verwendung des Systems gab, führten sie Online-Kurse über Skype durch. Und schließlich wurde für die Fortgeschrittenen mit 1 bis 3 Personen eine Ausnahme gemacht und eine Vollzeitausbildung durchgeführt.
Drittens mussten neben der Ausbildung auch die praktischen Aufgaben umgesetzt werden. Ohne dies wäre das Anschauen von Videos und die Teilnahme an Skype-Schulungen Zeitverschwendung - es flog in ein Ohr, flog in das andere. Zu diesem Zweck haben wir einen Plan für die Ausführung praktischer Aufgaben erstellt, nach dem jeder Benutzer bestimmte Vorgänge ausführen musste, z. B. die Eingabe einer Reparaturaufgabe oder die Schaffung eines Materialbedarfs. Darüber hinaus mussten sie dies nicht gleichzeitig tun, sondern mehrere Operationen pro Tag für einen Monat.
Um die Implementierung praktischer Aufgaben zu steuern, wurde im System ein Bericht erstellt, in dem Transaktionen im System ausgewählt und anhand des Benutzernamens festgestellt wurden, ob der Mitarbeiter die erforderliche Anzahl von Vorgängen im System ausgeführt hat. Der Plan und die Tatsache wurden in Excel verglichen und jeden Tag bei einem operativen Treffen der Gruppenleiter die Ergebnisse untersucht. Für diejenigen, die hinter dem Plan standen, gaben sie Informationen an die Leiter der Geschäfte, die Feedback gaben und die Nachzügler motivierten.
Die vierte und wahrscheinlich wichtigste ist die Bildung einer Vertikalen der Verantwortung für den Durchgang der Ausbildung. Niemand außer der Unternehmensleitung kann die Teilnahme von Mitarbeitern an diesen Veranstaltungen sicherstellen. Der Betriebsleiter verstand dies perfekt und brachte den Managern auf allen Ebenen klar, dass die Menschen keine andere Wahl hatten, als zu lernen und mit der Arbeit im neuen System zu beginnen. Die Leiter der Geschäfte waren gegenüber dem Betriebsleiter für die Anwesenheit und die Durchführung der praktischen Aufgaben verantwortlich, und es war ihre Aufgabe, den Durchgang der Schulungen für die Mitarbeiter sicherzustellen.
Natürlich war es nicht ohne Schwierigkeiten. Es gab Zweifel an der Notwendigkeit einer detaillierten Planung und täglichen Überwachung der Umsetzung praktischer Aufgaben. Dies erforderte natürlich Aufwand und Zeit für Planung und Kontrolle. Nach einer Weile wurde das System jedoch angepasst, und der Rhythmus des Prozesses stellte sicher, dass die Benutzer in typischen Vorgängen qualitativ hochwertige Fähigkeiten besitzen.
Bereits während des Trainings gab es viele Klarstellungen. Es stellte sich schnell heraus, dass die anfängliche Liste der Mitarbeiter und ihre Anmeldeinformationen nicht dem entsprachen, was die Leute eigentlich tun sollten. Unabhängig davon, wie wir die Essenz zukünftiger Aufgaben im neuen System erklärt haben, mussten wir zu Beginn der Schulung die Liste der Vorgänge anpassen, die den Benutzern beigebracht werden müssen - jemand fügt neue hinzu, jemand schneidet sie im Gegenteil. Es gab eine Umverteilung der Befugnisse.
Das Debuggen des Berichts über die Durchführung praktischer Übungen hat viel Zeit in Anspruch genommen. Die Pläne wurden in Excel mit einer großen Anzahl von Fehlern erstellt - der Benutzername wurde falsch angegeben, der Vorgang wurde falsch geschrieben, jemand wurde versehentlich in den Plan aufgenommen, jemand wurde krank oder im Urlaub und er musste den Zeitplan ändern ...
Als das System seinen Betrieb aufnahm, stellte sich heraus, dass einige Die Mitarbeiter machen grobe Fehler, was eindeutig auf eine schlechte Ausbildung zurückzuführen ist. In solchen Fällen wird häufig das System dafür verantwortlich gemacht, aber wenn Daten über die Ausführung praktischer Aufgaben verfügbar sind, werden solche Diskussionen sehr schnell eingestellt.
Natürlich gibt es Menschen, die schwieriger zu studieren sind und eine längere Übung benötigen. Diese wurden von wichtigen Benutzern unterstützt, die in den vorherigen Projektphasen eingehender geschult wurden und an der Prüfung und Akzeptanz des Systems teilnahmen. Wichtige Benutzer wurden durch Unternehmensrichtlinien eindeutig identifiziert, und andere Mitarbeiter wussten, an wen sie sich bei Schwierigkeiten wenden sollten.
Es gab sehr ernsthafte Bedenken hinsichtlich der Probleme während des Pilotbetriebs. Wir haben noch nie ein System in einem so großen Unternehmen ohne einen einzigen lokalen Berater eingeführt. Am Ende wurde das System jedoch pünktlich gestartet, der Start verlief besser als aufgrund der Remote-Arbeit zu erwarten gewesen wäre. Vor allem aufgrund der Schulungsbemühungen, der Ausdauer und der kolossalen Arbeit, die die Mitglieder des Projektteams während der Vorbereitung des Starts geleistet haben.