Unterschätzen Sie Änderungen nicht, da im Wesentlichen jedes Projekt gestartet wird, um etwas in der Organisation zu ändern. In diesem Beitrag möchte ich die Methoden zur Vorbereitung auf Veränderungen vorstellen. Wir werden diskutieren, warum Veränderung ein kleiner Tod ist, was das Tal der Tränen ist, und wir werden auch den gesamten Weg der Akzeptanz einer Veränderung durch eine Person verfolgen. Dies ist sehr wichtig, da der Erfolg der Implementierung von Änderungen letztendlich davon abhängt, ob sie Teil der neuen Denkweise des Teams werden oder nicht.
Wenn es um Veränderungen geht, werden im Projektmanagement normalerweise zwei Aspekte des Umgangs mit Veränderungen hervorgehoben - Implementierung und Kontrolle. Auf den ersten Blick ist mit der Einführung von Änderungen alles klar - etwas muss geändert werden, und wir arbeiten daran. Aber wofür ist Kontrolle?
Es ist notwendig, Änderungen zu kontrollieren, wenn wir an einem komplexen und komplexen Projekt arbeiten, wenn Sie viele Aufgaben und Interessengruppen haben, wenn das Projekt durch komplexe Genehmigungsverfahren und -anforderungen gekennzeichnet ist, das Unternehmen Ressourcenmanagementpraktiken anwendet und jede Änderung den Projektimplementierungsplan erheblich beeinflussen kann.
Stellen Sie sich vor, die NASA entwirft ein Weltraummodul. Aber plötzlich schlägt einer der Ingenieure vor, ein Teil durch ein anderes, sichereres zu ersetzen. Unabhängig davon, wie gut die Absichten sind, kann dies nicht sofort geschehen, da in der Bauphase die Konstruktionsdokumentation bereits fertig ist und das Budget erstellt wird. Wenn tiefgreifende Veränderungen eingeleitet werden, muss möglicherweise das Datum für die Abreise der Astronauten verschoben werden, was sich auf viele verwandte Projekte auswirken kann. Aber ist es zulässig? Und wie steuern Sie die Änderungen, die Sie vornehmen?
Einer der Ansätze kann von PMI-Spezialisten (Project Management Institute) vorgeschlagen werden. Die Bücher des Instituts enthalten die Praktiken und Kenntnisse, die von einer großen Anzahl von Fachleuten gesammelt wurden. Wenn Sie Änderungen kontrollieren müssen, können sie als direkter Leitfaden verwendet werden.
Das PMBOK (wie der PMI-Wissensbestand genannt wird) bietet eine Reihe vorgefertigter Best Practices für das Vornehmen und Verwalten von Änderungen in einer Organisation. Eine davon ist die Schaffung eines Change Control Board, einer Gruppe von Personen, die über ausreichende Befugnisse verfügen, um Entscheidungen zu treffen.
Der Entscheidungsrat kann Gutachten und Diskussionen anordnen. Nach der Arbeit des Rates wird am Ausgang ein Protokoll der vorgeschlagenen Änderungen erstellt, eine Liste der genehmigten Anfragen und natürlich die Projektdokumentation und der allgemeine Projektmanagementplan werden aktualisiert.
Auch bei Acronis stoße ich häufig auf Änderungskontrolle, da dies ein vertrauter Prozess für ein ausgereiftes Unternehmen mit viel Entwicklung ist. Beispielsweise wird für jede Version ein Bereich generiert, der alle geplanten Funktionen enthält. Wenn der Umfang genehmigt ist, kann dem Projekt nichts hinzugefügt werden. Nachdem wir alle Risiken und Arbeitskosten berechnet haben, veröffentlichen wir das Veröffentlichungsdatum.
Die Welt ist jedoch unvorhersehbar, und geschäftskritische Änderungen können jederzeit angefordert werden. In diesem Fall kann ein unerfahrener Manager eines der folgenden Szenarien verfolgen:
- « “”», . , , ?
- , , . .
Die Praxis zeigt, dass der beste Ansatz in diesem Fall durch den Ausdruck „es kommt darauf an“ charakterisiert werden kann: Lassen Sie das Management in jedem Einzelfall Entscheidungen treffen, nachdem Sie zuvor unter Einbeziehung von Experten eine Bewertung der Folgen der Änderung vorgenommen haben. Schließlich ist die überwiegende Mehrheit der Änderungen möglich, nur jede erfordert bestimmte „Opfer“: Beispielsweise können neue Funktionen hinzugefügt werden, wenn etwas aus der Veröffentlichung herausgeworfen wird, der Liefertermin verschoben wird oder Outsourcer eingestellt werden (was höheren Kosten zustimmt).
Und wenn die endgültige Entscheidung getroffen wird, Änderungen vorzunehmen, ist eine gute Versicherung für den Manager ein offizielles Dokument, das von allen Parteien unterzeichnet wird. So dass in ein paar Monaten, wenn viel vergessen wird und der Führer mit der Frage kommt: "Warum verschieben wir die Fristen?" es gab etwas, um ihre Position zu rechtfertigen.
Natürlich kann bei kleinen Projekten und in sehr kleinen Unternehmen der gesamte oben beschriebene Prozess unbemerkt bleiben, aber je größer das Projekt und je höher die Reife des Unternehmens ist, desto formalisierter sollten die Prozesse zur Umsetzung von Änderungen sein.
Änderungen umsetzen
Wenn die Änderungskontrolle jedoch hauptsächlich großen Unternehmen und Projekten eigen ist, ist die Implementierung von Änderungen ein Prozess, mit dem sich selbst Startups befassen müssen.
Ich bin sicher, wenn Sie einen kurzen Fragebogen mit einer einzigen Frage an alle Mitarbeiter des Unternehmens verteilen würden: „Möchten Sie, dass Ihr Unternehmen effizienter arbeitet?“, Würde die überwiegende Mehrheit mit „Ja“ antworten. Gleichzeitig sind Veränderungen in der Arbeit des Unternehmens immer mit gewissen Schwierigkeiten verbunden: Instinktiv widersetzen sich die meisten Mitarbeiter Veränderungen, weil Veränderungen eintreten, wenn „ jemand anderes uns auffordert, etwas Neues zu tun“.
Der Trägheitsgrad in jedem Team ist großartig. Und wenn Sie noch nie einen neuen Teamwork-Prozess implementiert haben, unterschätzen Sie diese Leistung wahrscheinlich.
Führungskräfte und Manager sind oft besser als Mitarbeiter darin, Chancen zu erkennen, Strategien und Risiken zu verstehen. Und es sind die Manager, die eine sehr wichtige Aufgabe haben - allen zu erklären, warum Änderungen notwendig sind.
Ein Modell zum Verständnis menschlicher Motive wurde vom Psychologen Kurt Lewin beschrieben, der in den 1940er Jahren am MIT arbeitete. Sein Modell „Feld der Kraft des Wandels“ geht davon aus, dass eine Reihe von entgegengesetzten Kräften auf jedes Individuum (oder jede Organisation) einwirkt: treibend und einschränkend. Vom Gleichgewicht dieser Kräfte hängt der aktuelle Zustand ab.
Wenn wir uns dieses Modell etwas genauer ansehen, können wir daraus schließen, dass der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung von Veränderungen in der Arbeit mit Menschen, ihren Motiven und internen Einschränkungen liegt. Zum Beispiel kann ein neuer Anreiz in Form eines motivierten Führers eine Organisation aus der Stagnation bringen, aber im Laufe der Zeit wird er schwächer oder stößt auf Widerstand und schafft einen neuen Status quo.
Veränderung ist wie der Tod
Dieser Vergleich ist kein Zufall, denn wenn Sie den Ansatz von Elizabeth Kubler-Ross glauben, reagiert eine Person auf ähnliche Weise auf wesentliche Änderungen, sei es eine persönliche Tragödie oder einfach Änderungen in der Organisationsstruktur der Abteilung. Während der Arbeit mit Patienten, die an unheilbaren Krankheiten litten, identifizierte Elizabeth die folgenden Phasen, in denen Änderungen vorgenommen wurden:
- — , “ , ”. -, - -, —
- — : “ ? ! !” , , , , -
- — , , . , ,
- — , , ,
- — , . , , . « ». , , . ,
- Lösung - Es wurden neue Verhaltensweisen gefunden, sie werden entwickelt und Best Practices werden entwickelt. In dieser Phase machen die Menschen immer weniger Fehler, es entstehen neue Muster, das Unternehmen nähert sich dem aktualisierten Status des Quo.
- Integration - Wenn wir über die Einführung von Änderungen in einem Unternehmen sprechen, ist es danach erforderlich, Änderungen in die Unternehmenskultur einzubetten
Alle diese Stufen können grob in drei größere Kategorien unterteilt werden:
- Abtauen - Enttäuschung mit den aktuellen Einstellungen
- Bewegung - Neue Ansätze finden
- Einfrieren - Festlegung von Arbeitspraktiken
Aber wie sich ein Projektmanager in jeder Phase verhalten sollte, wie maximale Akzeptanz erreicht werden kann, mit welchen Mitarbeitern gearbeitet werden soll und wie die Umsetzung von Änderungen beschleunigt werden kann, werde ich im nächsten Beitrag erläutern. Wir werden uns auch mit den Modellen zur Implementierung von Änderungen und der Methodik zur Bewertung der Erfolgswahrscheinlichkeit der implementierten Änderungen vertraut machen. Vergessen Sie also nicht, unseren Blog zu abonnieren, wenn Sie dies noch nicht getan haben. Und ich würde mich sehr freuen, wenn Sie in den Kommentaren über die Erfahrungen bei der Umsetzung von Änderungen in Ihrem Unternehmen berichten.